Een skiwinkel die met hotels samenwerkt, heeft een ander intakeprobleem dan een balie voor inloopklanten. De gast staat niet voor je; hij zit in een lobby aan de andere kant van de stad, of komt morgenochtend om zeven uur met vier kinderen aan in de verhuurruimte van de lodge. Wat je daarvoor nodig hebt, is het kamernummer, de data, het aantal dagen en wat elke persoon huurt, zodat de uitrusting kan worden klaargelegd en afgesteld voordat het gezin naar het ontbijt komt.
Papier regelt dit al decennialang: een formulier aan de conciërgebalie, gefaxt of naar de winkel gebracht. Hier lees je hoe hetzelfde formulier als QR-check-in werkt in Ribbe, van de hotelbalie tot de wachtlijst van de winkel. Dit bouwt voort op de algemene post over het check-informulier.
De ski-boekingstemplate in de check-informulierdesigner is precies voor dit geval gemaakt. Naast namen en maten vraagt die:
Hotel en kamer, eenmalig, voor de hoofdhuurder. Beide zijn gekoppeld aan het klantprofiel, zodat het kamernummer op de order en op het contact staat, en niet in een notitie die iemand nog moet opzoeken.
Startdatum van de huur en aantal dagen, eenmalig voor de hele groep. De datum staat standaard op vandaag; de gast wijzigt die naar de ochtend waarop hij wil skiën.
Gewicht, lengte, leeftijd en niveau per persoon, gekoppeld aan de maatvelden die het passtation uitleest.
Uitrustingsvakjes per persoon: ski's, snowboard, skischoenen, stokken, helm, kleding als je die verhuurt.
Premium- of standaardbereik, als je prijslijst niveaus heeft.
Dat is het papieren formulier, zonder de herhaalde contactgegevens, en met de maten opgeslagen waar ze worden gebruikt.
The check-in form on a guest's phone asks where they are staying along with contact and sizing details
Wanneer de gast een startdatum en een aantal dagen opgeeft, stelt Ribbe daarmee de data van de order in. Een driedaagse verhuur die op donderdag begint, wordt geboekt van donderdag tot zaterdag: het venster wordt afgestemd op je dagelijkse prijsniveau, zodat de prijs overeenkomt met je prijslijst, en een toekomstige start opent op het openingstijdstip van de site, zodat de order correct tussen de boekingen van die dag staat. De order wordt meteen gereserveerd, waardoor de winkel de hotelophalingen van morgen vanavond al kan zien.
een hotelkamer met een bed en een stoel
Productregels op het formulier zetten elk vakje om in een regel bij het juiste deel van de order van die persoon. Het aanvinken van ski's voegt het skipakket toe aan die skiër; een kind onder de door jou gekozen leeftijd krijgt in plaats daarvan het kinderpakket; een helm voegt een helm toe. De regels worden onbetaald toegevoegd, zodat de gereserveerde order met de uitrusting van iedereen al vermeld op de POS-wachtlijst terechtkomt als “wacht op betaling”.
De winkel ziet precies wat morgenochtend nodig is: vier skipakketten, waarvan twee kinderpakketten, drie helmen, kamer 214, donderdag tot zaterdag. Uitrusting klaarleggen, skischoenen vooraf afstellen op basis van de profielen, en het passen van het gezin in de lodge wordt een bevestiging in plaats van een gesprek.
Als je de pakketten liever aan de werkbank bepaalt, laat de regels dan uit — de vakjes blijven dan als antwoorden zichtbaar in de Formulier-chip. De ontwerpgids behandelt beide varianten.
Check-ins from the lodge land on the register's Waitlist, waiting for payment
Het formulier eindigt met de vrijwaringsverklaring, die elke persoon op de telefoon ondertekent, waarbij een ouder voor kinderen ondertekent als de leeftijdsregel actief is. Voor een bezorgbedrijf is dit belangrijker dan voor een balie: de uitrusting wordt mogelijk bij het hotel afgeleverd en door een technicus afgesteld in een skiruimte zonder kassa in zicht. De handtekeningen staan al onder de order voordat het busje vertrekt.
Maak het check-informulier vanuit de template “Ski & snowboard huurboeking”; koppel hotel, kamer, data, maten; voeg productregels toe als je dat wilt.
Wijs op je Online Reservations-terminal het formulier toe aan de Vrijwaring-QR-kaart (nu reserveren, betalen bij het passen) of de Order-QR-kaart (gast betaalt met kaart op de telefoon).
Print de QR voor elk hotel. Een tafelstandaard aan de conciërgebalie en een kaart in de kamermap werken beide; de link draait op je eigen subdomein en draagt dus jouw naam.
Open elke ochtend de Wachtlijst in de kassa, gefilterd op morgen: dat is de ophaallijst.
Eén formulier kan elk hotel bedienen. Wil een bepaalde accommodatie andere vragen (bijvoorbeeld een lodge die alleen aan eigen gasten verhuurt), maak dan een tweede formulier en een tweede poster; elke QR-kaart kiest zijn eigen formulier.
The Online terminal's QR card: print it as the poster that goes in the hotel
Hotelgasten komen jaar na jaar terug. De code voor terugkerende klanten op het formulier haalt het profiel en de groep van vorig jaar op, zodat de maatkaarten met één tik worden ingevuld; de gast corrigeert alleen wat er veranderd is. Verzendt een gast het formulier twee keer, dan vervangt de tweede indiening de eerste: eerdere antwoorden en onbetaalde regels uit de eerste ronde worden verwijderd, zodat de winkel de uitrusting niet dubbel klaarlegt.
De ophaallijst voor morgen bestaat al vanavond. Het kamernummer staat op de order. Kinderen krijgen het kinderpakket zonder dat iemand ernaar moet vragen. De vrijwaringsverklaring is ondertekend voordat de technicus het gezin ontmoet. En wanneer het gezin in februari terugkomt, kent de winkel hun skischoenmaten al.
Dat alles is standaard in de skiverhuur software van Ribbe, samen met het pas- en DIN-werk dat plaatsvindt zodra de uitrusting in de ruimte is.
De hotelophalingen van morgen vanavond al kennen Het check-informulier van Ribbe legt kamer, data, maten en uitrusting vast via een QR aan de hotelbalie en boekt de verhuur voordat de gast naar het ontbijt komt. Probeer het gratis. Start je gratis proefperiode