Bekijk een skiverhuurbalie op een zaterdagochtend en je ziet overal hetzelfde: een medewerker met een klembord of een toetsenbord, die een gezin van vijf dezelfde zes vragen stelt, één persoon per keer. Gewicht. Lengte. Leeftijd. Hoe goed ski je. Schoenmaat. Ski's of een board. Vijf mensen, zes vragen, en een rij die al tot buiten de deur reikt.
Geen van die vragen heeft een medewerker nodig. De skiër weet de antwoorden, heeft een telefoon in zijn zak, en stond al tien minuten in die rij zonder er iets mee te doen. Een online check-in-formulier verplaatst het typen naar de gast en laat de balie het werk doen dat alleen de balie kan doen: schoenen passen, bindingen instellen en betaling afhandelen.
Deze post legt uit hoe een check-in-formulier voor skiverhuur werkt in Ribbe, wat het verzamelt, en wat er aan de balie verandert zodra de antwoorden er eerder zijn dan de gast. Voor het volledige systeem, zie Ribbe's pagina skiverhuur software.
Een check-in-formulier is een korte vragenlijst die jouw gasten op hun eigen telefoon invullen door een QR-code te scannen. Je ontwerpt het eenmalig in de check-in-formulierontwerper; de winkel print de QR-code op een poster, een balie-kaartje of een tafelstandaard, en elke gast die hem scant, krijgt hetzelfde formulier.
Het formulier is geschreven voor een gezelschap, niet voor één persoon. De gast geeft eerst aan hoeveel mensen huren, en beantwoordt de vragen daarna één keer per persoon. Contactgegevens zoals e-mail, telefoon en verblijfplaats worden één keer gevraagd, voor de hoofdhuurder. De maatvragen worden voor iedereen gesteld, want een verkeerd gewicht betekent een verkeerde bindingsinstelling.
Elk antwoord dat telt voor het passen wordt direct opgeslagen in het klantprofiel van die persoon. Gewicht, lengte, leeftijd, skiërstype, zoollengte van de skischoen, stance en bindingshoeken worden niet als notitie bij de bestelling bewaard; ze komen terecht in dezelfde velden die het passtation uitleest. Dat is het hele punt: de balie opent het gezelschap en de cijfers staan er al.
Ribbe levert een sjabloon „Ski & snowboard check-in”, zodat de meeste winkels beginnen met aanpassen in plaats van ontwerpen. Hij vraagt om:
Jouw gegevens: voor- en achternaam voor iedereen; e-mail, telefoon, adres en „waar verblijf je” alleen voor de hoofdhuurder.
Over jou: gewicht, leeftijd en lengte als getallen met zinnige grenzen, schoenmaat van alledag, en skischoenmaat in mondopoint als je die weet.
Jouw huur: een vinkje voor ski's, snowboard of beide.
Ski's: skiërstype I, II of III met beschrijvingen in gewone taal, optionele zoollengte van de skischoen en gewenste skilengte. Deze vragen verschijnen alleen als de gast ski's heeft aangevinkt.
Snowboard: rijvaardigheid, stance regular of goofy met een „niet zeker?”-hint, en optionele boardlengte en bindingshoeken. Alleen te zien als snowboard is aangevinkt.
Een afsluitende opmerking vertelt de gast dat de winkel schoenen past en bindingen instelt op basis van deze antwoorden, zodat niemand in paniek raakt over een maat die hij niet weet. Het hele formulier duurt voor een gezin ongeveer drie minuten terwijl ze wachten.
The ski and snowboard check-in template open in the Ribbe form designer, with the live phone preview beside the question list
Een groep mensen skiet een besneeuwde berghelling af met rotsformaties
De flow op de telefoon bestaat uit drie schermen: groepsgrootte, het formulier en de handtekening.
Groepsgrootte. De gast kiest hoeveel mensen huren. Je kunt dit per formulier begrenzen; bij een formulier voor één persoon vervalt deze stap helemaal.
Het formulier. Eén kaart per persoon, met de hoofdhuurder eerst. Verplichte antwoorden worden gecontroleerd voordat de gast verder kan, en het formulier scrollt naar en markeert alles wat ontbreekt, in plaats van een vage foutmelding te tonen.
Tekenen. De vrijwaringsverklaring van de winkel verschijnt als het echte document, aangepast aan het scherm, met een tik-om-te-tekenen-vak voor elke persoon. Zie digitale vrijwaringsverklaringen voor hoe de handtekening wordt vastgelegd.
Vergrendelt de telefoon, of wisselt de gast van app, dan blijft het concept twaalf uur op het apparaat bewaard, zodat een half ingevuld formulier nooit opnieuw moet beginnen. Terugkerende klanten kunnen een eenmalige code invoeren die per e-mail of sms is verstuurd om hun profiel en de mensen waarmee ze de vorige keer huurden op te halen, en de kaarten met één tik invullen.
The ski check-in form on a guest's phone: contact details, where they are staying, and sizing questions
Zodra de gast verzendt, maakt Ribbe een gereserveerde bestelling aan en verschijnt het gezelschap in de kassa onder de weergave Tickets in een tabblad Wachtlijst. Elke rij op de wachtlijst toont een Formulier-chip; tik erop en het personeel ziet de antwoorden van elke persoon naast elkaar, exact zoals de gast ze heeft ingetypt.
Omdat de maatvragen gekoppeld zijn aan het klantprofiel, weet het passtation al het gewicht, de lengte, de leeftijd en het skiërstype wanneer het personeel de bestelling opent. De DIN-instelling komt uit die waarden, en de schoenmaat staat ook voor de volgende keer in het profiel. De balie voegt de pakketten toe, past de spullen, neemt de betaling aan en de bestelling verhuist van de wachtlijst naar de actieve verhuur.
De tijdwinst is per gast niet dramatisch. Het gaat om ongeveer twee minuten typen en vragen die niet meer gebeuren. Bij honderd gezelschappen op een drukke ochtend is dat meer dan drie uur balietijd die teruggaat naar het passen.
Submitted check-ins waiting on the register's Waitlist tab in the Ribbe POS
De QR-codes worden gegenereerd vanuit je Online reserveringen-terminal, waar twee kaarten elk een check-in-formulier bevatten:
Vrijwaring-QR. De gast vult het formulier in en tekent. De bestelling wordt gereserveerd met de aangevinkte spullen, maar niet betaald, zodat ze op de wachtlijst terechtkomt als „wacht op betaling” en het personeel haar afrondt bij de kassa. Dit is de juiste kaart voor een winkel die eerst past en dan rekent.
Bestelling-QR. De gast vult het formulier in, tekent en betaalt met kaart op de telefoon. De bestelling komt al betaald aan, en de balie past alleen nog. Juist voor winkels met vaste pakketprijzen en een lange rij.
Beide kaarten kunnen naar hetzelfde formulier verwijzen of naar verschillende. Een poster voor levering bij de lodge en een balie-kaartje voor inloopklanten hoeven niet dezelfde vragen te stellen.
The Online terminal's Order QR card, where a check-in form is chosen for the poster
Het kiest geen ski voor de gast en stelt geen bindingen in; een technicus doet beide nog steeds op basis van de vastgelegde waarden. Het vervangt niet het passtation, de vrijwaringsverklaring of de kassa. Het haalt alleen het typen daarvoor weg.
Ook hoeft de gast geen account te hebben of iets te installeren. De link opent in de browser van de telefoon op jouw eigen subdomein, en het formulier is maar zo lang als je het maakt. Een vervolgpost behandelt hoe je bepaalt welke vragen erin horen.
Begin met passen voordat de gast de balie bereikt De check-in-formulierontwerper, vrijwaringsverklaringen, het passtation en de kassa van Ribbe komen in één systeem voor ski- en snowboardwinkels. Probeer het gratis voor je volgende drukke weekend. Start je gratis proefperiode