不論是在地的兩支船潛，還是為期一週的潛水旅遊，這份清單都適用；旅遊行程只是每份清單上的項目比較多。每個步驟先說明一般做法，再說明在 Ribbe 中怎麼做。Ribbe 是一套潛水店管理軟體，在同一筆顧客資料上管理行程、課程、租賃和零售。想了解全貌，請先閱讀我們的潛水店管理軟體指南。
在 Ribbe 中：行程是一個附有可預約時間表的票券商品：開始時間、時長、每團次名額和出航日。每個團次各自計算名額，同時在線上和櫃台販售。個人和團體都可以預約，團體名稱會顯示在出團名單上。進一步了解 Ribbe 的行程與票券。
決定訂金金額和尾款繳交期限，並把兩者都寫進行程說明。舉例來說，假設一趟一週的行程是 $2,000：預約時收 25% 訂金，出發前 60 天繳清尾款，這樣若有人退出，還有時間把名額再賣出去。在地船潛通常直接收全額比較簡單。
在 Ribbe 中：在櫃台可以收部分付款作為訂金。線上結帳可以收固定比例的訂金，只要為整間店設定一次。在行程的預約選項上，「行程與包船設定」面板以「出發前幾天」的方式設定尾款截止日。
在 Ribbe 中：集合地點和行前須知都是同一個「行程與包船設定」面板裡的欄位。這些內容會帶入行前提醒，所以旅客收到的就是您寫的內容。
在 Ribbe 中：旅客資料表只要在「範本」下建立一次，使用日期和簡答題型。一家店可以準備一份完整的旅客資料表（護照號碼、護照效期、出生日期、國籍、緊急聯絡人、飲食與醫療備註），以及一份給在地包船用的簡短版。接著為每個行程的預約選項選擇要使用哪一份表單。
Ribbe booking option for a dive trip with the Trip & Charter Settings panel
在 Ribbe 中：任何商品都可以設定為必須提供潛水證照。為行程開啟這項設定，收銀台和線上結帳就會在預約時要求上傳潛水員的證照卡照片。
在 Ribbe 中：打開行程日期的出團名單，或行事曆上的團次，一鍵用電子郵件或簡訊寄出旅客資料表填寫請求。每位旅客透過連結用自己的手機填寫：預約上每位有登記姓名的旅客都會收到，沒有登記旅客姓名時則寄給預約人。出團名單會顯示每筆預約的資料表狀態：無、待填或已完成，員工也能直接從出團名單打開填寫內容。
Ribbe travel form template editor with passport, nationality, emergency contact and medical questions
在 Ribbe 中：將出團名單篩選為「尚有尾款」，從每一列一鍵寄出尾款提醒。訊息會帶入行程、日期和應繳尾款。每次寄送都有紀錄，出團名單也會顯示提醒狀態，所以不會有人重複追同一位旅客。提醒只是告訴旅客還欠多少；收款方式照您現在的做法。
在 Ribbe 中：從出團名單或行事曆，用電子郵件或簡訊寄出行前提醒，每筆預約一鍵完成。範本會帶入行程名稱、日期、時間、旅客、集合地點、您的行前須知、應繳尾款（如有），以及旅客資料表連結。把它變成習慣：每天下午打開接下來三天的出團名單，把還沒寄出的提醒寄出去。
在 Ribbe 中：潛水員可以在線上預約時用自己的手機簽署電子切結書，也可以在櫃台用平板簽署。切結書範本庫中有一份可編輯的「水肺與浮潛裝備租借」切結書可以作為起點；請與您的法律顧問一起調整。出團名單會顯示每筆預約的切結書狀態，「缺切結書」篩選條件則會列出需要追蹤的名單。請參考 Ribbe 的電子切結書。
在 Ribbe 中：顧客資料會存放潛水員的證照號碼、發證機構和證照卡照片。潛水員可以在線上預約時上傳，或由員工在櫃台出示 QR code，用手機拍照。如果潛水員是在您的課程中取得證照，將他標記為「已認證」就會自動填入號碼和發證機構（詳見我們的潛水課程管理軟體文章）。Ribbe 會儲存證照卡，但不會檢查證照等級，所以深潛或進階行程，請員工依存檔的證照卡確認等級。
在 Ribbe 中：出團名單是一份可查看單日或日期區間的報表。它列出每個團次的預約者、人數、組數、報到、切結書、尾款、旅客資料表和提醒狀態。資訊卡統計團次、旅客、組數、報到、缺少的切結書和應繳尾款，準備進度條則追蹤已報到、已簽切結書、已付清和已寄確認的比例。
Ribbe manifest report for a day with departure, guest, check-in, waiver and balance tiles and readiness meters
列印出團名單。可以列印、存成 PDF 或匯出成 CSV。一份留在船上，一份交給岸上知道你們預計何時回港的人。
Departures on a Ribbe manifest with each booking, customer, headcount, items, status, check-in and waiver
訂一個決定時間，例如前一天晚上 6 點，並告訴旅客什麼時候會收到您的通知。
在 Ribbe 中：直接從行事曆移動或取消整個團次，不必逐筆修改預約。行程改期時，打開新日期的出團名單，重新寄出行前提醒，讓每位旅客都收到新的資訊。退款或抵用金依您自己的政策處理；禮物卡是保留抵用金的一種方式。
只問這趟行程需要的。出國旅遊通常需要護照資料、出生日期、國籍、緊急聯絡人，以及飲食與醫療備註；在地包船可能只需要最後兩項。在 Ribbe 中，您在「範本」下建立每份表單，再為每個行程選擇要使用哪一份。