Una checklist per le uscite sub pratica segue una tabella di marcia: cosa imposti quando pubblichi l'uscita, cosa raccogli nelle settimane precedenti, cosa confermi negli ultimi giorni, cosa deve mostrare la lista d'imbarco la mattina stessa, e cosa fai quando il meteo sposta una partenza. Chiudi ogni fase in tempo e al molo ti resta solo da contare le teste, invece di sbrigare scartoffie.
Funziona sia per un'uscita locale in barca con due immersioni sia per un viaggio di una settimana; il viaggio ha solo più voci in ogni elenco. Ogni passaggio spiega prima la prassi generale, poi come funziona in Ribbe, il software per diving center che gestisce uscite, corsi, noleggi e vendita al dettaglio su un'unica scheda cliente. Per il quadro completo, parti dalla nostra guida al software per diving center.
La maggior parte dei problemi del giorno dell'uscita nasce da un annuncio pubblicato con qualcosa di mancante. Sistema questi punti prima che si venda il primo posto.
Fissa il numero di posti in base alla capienza della barca e al rapporto tra staff e sub, non a quanto speri di vendere. Decidi l'orario di partenza, la durata e, per le uscite in barca regolari, in quali giorni si svolgono.
In Ribbe: un'uscita è un prodotto biglietto con un calendario prenotabile: orario di inizio, durata, posti per partenza e giorni di attività. Ogni partenza ha il suo conteggio di posti e si vende online e al banco. Possono prenotare sia singoli sia gruppi, e il nome del gruppo compare sulla lista d'imbarco. Approfondisci su tour e biglietti in Ribbe.
Decidi l'acconto e quando va pagato il saldo, e indica entrambi nella descrizione dell'uscita. Per esempio, mettiamo che un viaggio di una settimana costi $2,000: un acconto del 25% alla prenotazione e il saldo a 60 giorni dalla partenza lasciano il tempo di rivendere un posto se qualcuno si ritira. Un'uscita locale in barca spesso è più semplice da far pagare per intero.
In Ribbe: al banco, incassa un pagamento parziale come acconto. Il checkout online può incassare un acconto in percentuale fissa, configurato una volta per tutto il diving. Sull'opzione di prenotazione dell'uscita, il pannello Impostazioni viaggio & charter contiene la scadenza del saldo come numero di giorni prima della partenza.
«Al porto» non è un punto d'incontro. Indica il pontile o il posto barca, l'orario di arrivo (prima della partenza), dove parcheggiare e cosa portare: tesserino del brevetto, logbook, crema solare, farmaci contro il mal di mare se servono.
In Ribbe: punto d'incontro e note pre-partenza sono campi dello stesso pannello Impostazioni viaggio & charter. Alimentano il promemoria pre-partenza, così gli ospiti ricevono esattamente quello che hai scritto.
Chiedi quello che serve all'uscita e niente di più. Per un'uscita locale in barca possono bastare un contatto di emergenza e le note mediche. Un viaggio all'estero di solito richiede numero di passaporto, scadenza, data di nascita e nazionalità per il resort, la compagnia aerea o l'operatore della barca.
In Ribbe: crei i tuoi moduli di viaggio una volta sola in Modelli, con domande di tipo data e testo breve. Un diving può avere un modulo di viaggio completo (numero di passaporto, scadenza del passaporto, data di nascita, nazionalità, contatto di emergenza, note alimentari e mediche) e uno più breve per i charter locali. Poi scegli quale modulo richiede l'opzione di prenotazione di ogni uscita.
Ribbe booking option for a dive trip with the Trip & Charter Settings panel
L'opzione di prenotazione di un'uscita sub con il pannello Impostazioni viaggio & charter: modulo di viaggio, giorni prima della partenza per il saldo, punto d'incontro e note pre-partenza.
Se l'uscita è riservata ai sub brevettati, decidilo ora e scrivilo nell'annuncio.
In Ribbe: qualsiasi prodotto può rendere obbligatorio il brevetto sub. Attivalo per l'uscita e la cassa e il checkout online chiederanno una foto del tesserino del brevetto al momento della prenotazione.
I dati del passaporto richiedono più tempo di quanto pensi, e ogni tanto un ospite scopre che il suo scade troppo presto. Per i viaggi, invia la richiesta del modulo subito dopo la prenotazione con una scadenza chiara, così hai il tempo di sollecitare.
In Ribbe: apri la lista d'imbarco per la data dell'uscita, o la partenza sul calendario, e invia la richiesta del modulo di viaggio via email o SMS con un clic. Ogni ospite compila il suo dal proprio telefono tramite il link: ogni ospite nominato nella prenotazione, oppure il titolare della prenotazione se non ci sono ospiti nominati. La lista d'imbarco mostra lo stato del modulo di ogni prenotazione come nessuno, in attesa o completato, e lo staff può aprire le risposte direttamente dalla lista.
Ribbe travel form template editor with passport, nationality, emergency contact and medical questions
Un modello di modulo di viaggio con domande su numero di passaporto, scadenza del passaporto, nazionalità, contatto di emergenza e note alimentari e mediche.
Invia il promemoria del saldo una settimana circa prima della scadenza, non il giorno stesso. Un promemoria anticipato e cordiale lascia margine all'ospite a cui hanno sostituito la carta.
In Ribbe: filtra la lista d'imbarco per saldo da pagare e invia il promemoria del saldo da ogni riga con un clic. Il messaggio riporta uscita, data e saldo dovuto. Ogni invio viene registrato e la lista d'imbarco mostra lo stato dei promemoria, così nessuno sollecita due volte lo stesso ospite. Il promemoria dice all'ospite quanto deve; il pagamento lo incassi come fai oggi.
Due o tre giorni prima, invia a ogni prenotazione punto d'incontro, orario di arrivo e cosa portare. Riduce le telefonate della mattina stessa e scova l'ospite che ha prenotato la data sbagliata.
In Ribbe: invia il promemoria pre-partenza dalla lista d'imbarco o dal calendario, via email o SMS, con un clic per prenotazione. Il modello riporta nome dell'uscita, data, orario, ospiti, punto d'incontro, le tue note pre-partenza, l'eventuale saldo dovuto e il link al modulo di viaggio. Fanne un'abitudine: ogni pomeriggio apri le liste d'imbarco dei tre giorni successivi e invia quello che non è ancora partito.
Una cartellina bagnata su un ponte che rolla è il posto sbagliato per firmare una liberatoria. Falle firmare prima del giorno dell'uscita.
In Ribbe: i sub firmano liberatorie digitali online quando prenotano, sul proprio telefono, oppure su un tablet al banco. La libreria delle liberatorie include una liberatoria modificabile Noleggio attrezzatura sub & snorkeling da cui partire; adattala con il tuo consulente legale. La lista d'imbarco mostra lo stato della liberatoria per ogni prenotazione, e il filtro liberatoria mancante ti dà l'elenco da sollecitare. Scopri le liberatorie digitali in Ribbe.
Conferma il brevetto di ogni sub prima del giorno dell'uscita, soprattutto per immersioni con requisiti di profondità o di esperienza. Scoprirlo al molo è troppo tardi.
In Ribbe: la scheda cliente contiene il numero di brevetto del sub, la didattica e una foto del tesserino. I sub lo aggiungono online durante la prenotazione, oppure lo staff mostra un codice QR al banco e scatta la foto con un telefono. Se il sub si è brevettato in uno dei tuoi corsi, segnarlo come Brevettato compila numero e didattica per te (approfondisci nel nostro articolo sul software per la gestione dei corsi sub). Ribbe archivia il tesserino ma non verifica il livello di brevetto, quindi per un'uscita profonda o avanzata è lo staff a confermare il livello dal tesserino in archivio.
Se le fasi precedenti sono andate bene, la mattina è una conferma, non una corsa contro il tempo. La lista d'imbarco mostra cosa è fatto e scova quello che è sfuggito.
In Ribbe: la lista d'imbarco è un report per un giorno o un intervallo di date. Elenca ogni partenza con chi ha prenotato, numero di persone, gruppi, check-in, liberatoria, saldo, modulo di viaggio e stato dei promemoria. I riquadri contano partenze, ospiti, gruppi, check-in, liberatorie mancanti e saldi dovuti, e gli indicatori di prontezza tengono traccia di check-in effettuati, liberatorie firmate, pagamenti completi e conferme inviate.
Ribbe manifest report for a day with departure, guest, check-in, waiver and balance tiles and readiness meters
La lista d'imbarco di un giorno: partenze, ospiti, gruppi, check-in, liberatorie mancanti e saldi dovuti, con un grafico degli ospiti per giorno e gli indicatori di prontezza.
Filtra le lacune. Usa i filtri check-in non effettuato, liberatoria mancante e saldo da pagare per vedere chi richiede attenzione prima dell'imbarco.
Stampa la lista d'imbarco. Stampala, salvala come PDF o esportala in CSV. Tieni una copia a bordo e lasciane una a terra a qualcuno che sa quando devi rientrare.
Fai il check-in degli ospiti man mano che arrivano e guarda riempirsi l'indicatore dei check-in.
Conta le teste confrontandole con la lista d'imbarco prima di lasciare il molo e dopo ogni immersione.
Departures on a Ribbe manifest with each booking, customer, headcount, items, status, check-in and waiver
Partenze nella lista d'imbarco: ogni prenotazione con cliente, numero di persone, articoli, stato, check-in e liberatoria.
Le decisioni sul meteo fanno parte del mestiere quando si organizzano uscite in barca. Quello che fa male è gestirle un ospite alla volta alle sei del mattino.
Fissa un orario per la decisione, per esempio le 18 della sera prima, e di' agli ospiti quando avranno tue notizie.
Scrivi una politica meteo (prima la riprogrammazione, poi credito o rimborso) e inseriscila nella descrizione dell'uscita.
Manda a ogni ospite lo stesso messaggio.
In Ribbe: sposta o cancella l'intera partenza dal calendario invece di modificare ogni prenotazione. Per un'uscita spostata, apri la lista d'imbarco della nuova data e invia di nuovo il promemoria pre-partenza, così ogni ospite ha i nuovi dettagli. Rimborsi o crediti seguono la tua politica; un buono regalo è un modo per conservare un credito.
Quando pubblichi l'uscita
Posti per partenza, in base a capienza della barca e rapporto con lo staff
Orario di partenza, durata e giorni di attività
Acconto e data di scadenza del saldo
Punto d'incontro, orario di arrivo e note pre-partenza
Modulo di viaggio scelto
Brevetto sub obbligatorio, se riservata ai brevettati
Richiesta del modulo di viaggio inviata a ogni prenotazione
Stato dei moduli controllato: nessuno, in attesa o completato
Promemoria del saldo inviati prima della scadenza
Promemoria pre-partenza inviato a ogni prenotazione
Liberatorie mancanti sollecitate
Tesserino del brevetto in archivio per ogni sub, livello confermato dove conta
La mattina stessa
Lista d'imbarco stampata, una copia lasciata a terra
Punti aperti risolti: check-in, liberatorie, saldi
Conta delle teste corrispondente alla lista d'imbarco prima di lasciare il molo
Se il meteo cambia i piani
Decisione presa entro l'orario stabilito
Partenza spostata o cancellata sul calendario
Promemoria pre-partenza reinviato per la nuova data
Rimborso o credito gestito secondo la tua politica scritta
Dalla lista d'imbarco. Da una riga della lista o dalla partenza sul calendario, un clic invia la richiesta del modulo di viaggio, il promemoria del saldo o il promemoria pre-partenza via email o SMS. Ogni invio viene registrato e la lista d'imbarco mostra lo stato dei promemoria, così vedi a colpo d'occhio chi ne ha ancora bisogno.
Sposta o cancella l'intera partenza dal calendario invece di procedere prenotazione per prenotazione. Per un'uscita spostata, reinvia il promemoria pre-partenza dalla lista d'imbarco della nuova data, così gli ospiti hanno la nuova data e il nuovo orario. Come rimborsare o accreditare gli ospiti dipende dalla tua politica meteo.
Solo quello che serve all'uscita. Un viaggio all'estero di solito richiede dati del passaporto, data di nascita, nazionalità, un contatto di emergenza e note alimentari e mediche; per un charter locale possono bastare le ultime due voci. In Ribbe crei ogni modulo in Modelli e scegli quale richiede ogni uscita.
Non ancora. Il promemoria del saldo comunica all'ospite l'importo dovuto insieme ai dettagli dell'uscita, ma non include un link di pagamento. Incassi il saldo come fai oggi, e la lista d'imbarco lo mostra saldato una volta pagato.
Non automaticamente. Puoi rendere obbligatoria la foto del tesserino del brevetto su un'uscita, così la prenotazione la richiede, e tesserino, numero e didattica restano sulla scheda cliente. È lo staff a confermare il livello dal tesserino in archivio.
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