Een praktische checklist voor duiktrips volgt een tijdlijn: wat je instelt als je de trip online zet, wat je in de weken ervoor verzamelt, wat je de laatste dagen bevestigt, wat de deelnemerslijst van je duiktrip op de ochtend zelf moet laten zien, en wat je doet als het weer een vertrek verschuift. Rond je elke fase op tijd af, dan is het op de steiger een kwestie van koppen tellen in plaats van papierwerk.
Die werkt voor een lokale bootduik met twee duiken net zo goed als voor een duikreis van een week; bij de reis staat er alleen meer op elke lijst. Elke stap behandelt eerst de algemene praktijk en daarna hoe het werkt in Ribbe, de duikwinkelsoftware die trips, cursussen, verhuur en retail op één klantdossier draait. Voor het volledige plaatje begin je met onze gids over duikwinkelsoftware.
De meeste problemen op de tripdag beginnen bij een aankondiging die live ging terwijl er iets ontbrak. Regel deze punten voordat de eerste plaats wordt verkocht.
Bepaal het aantal plaatsen op basis van de capaciteit van de boot en je verhouding tussen begeleiders en duikers, niet op wat je hoopt te verkopen. Leg de vertrektijd en de duur vast en, voor vaste bootduiken, op welke dagen ze varen.
In Ribbe: een trip is een ticketproduct met een boekbaar schema: starttijd, duur, plaatsen per vertrek en vaardagen. Elk vertrek houdt een eigen aantal plaatsen bij en wordt online en aan de balie verkocht. Zowel individuen als groepen kunnen boeken, en de naam van een groep staat op de deelnemerslijst. Meer over tours en tickets in Ribbe.
Bepaal de aanbetaling en wanneer het restbedrag betaald moet zijn, en zet beide in de tripomschrijving. Stel als voorbeeld dat een trip van een week $2,000 kost: 25% aanbetaling bij het boeken en het restbedrag 60 dagen voor vertrek geeft je tijd om een plaats opnieuw te verkopen als iemand afhaakt. Een lokale bootduik laat je vaak eenvoudiger in één keer betalen.
In Ribbe: aan de balie neem je een deelbetaling aan als aanbetaling. De online checkout kan een vast percentage als aanbetaling vragen, eenmalig ingesteld voor de winkel. Op de boekingsoptie van de trip legt het paneel Trip- & charterinstellingen de vervaldatum van het restbedrag vast als een aantal dagen voor vertrek.
"De jachthaven" is geen verzamelpunt. Noem de steiger of ligplaats, de aankomsttijd (vroeger dan het vertrek), waar je kunt parkeren en wat er mee moet: brevetkaart, logboek, zonnebrand en zo nodig iets tegen zeeziekte.
In Ribbe: verzamelpunt en notities vooraf zijn velden in hetzelfde paneel Trip- & charterinstellingen. Ze komen in de herinnering vóór vertrek terecht, dus gasten krijgen precies wat jij hebt geschreven.
Vraag wat de trip nodig heeft en niets meer. Voor een lokale bootduik volstaan misschien een noodcontact en medische notities. Voor een trip naar het buitenland zijn meestal paspoortnummer, vervaldatum, geboortedatum en nationaliteit nodig voor het resort, de luchtvaartmaatschappij of de bootorganisatie.
In Ribbe: je bouwt je reisformulieren één keer onder Sjablonen, met vragen voor datums en korte tekst. Een duikwinkel kan een volledig reisformulier hebben (paspoortnummer, vervaldatum paspoort, geboortedatum, nationaliteit, noodcontact, dieet- en medische notities) en een korter formulier voor lokale charters. Daarna kies je per boekingsoptie van een trip welk formulier wordt opgevraagd.
Ribbe booking option for a dive trip with the Trip & Charter Settings panel
De boekingsoptie van een duiktrip met het paneel Trip- & charterinstellingen: reisformulier, betaaltermijn van het restbedrag in dagen voor vertrek, verzamelpunt en notities vooraf.
Is de trip alleen voor gebrevetteerde duikers, beslis dat dan nu en vermeld het in de aankondiging.
In Ribbe: bij elk product kun je het duikbrevet verplicht maken. Zet het aan voor de trip, en de kassa en de online checkout vragen bij het boeken om een foto van de brevetkaart van de duiker.
Paspoortgegevens kosten meer tijd dan je denkt, en af en toe ontdekt een gast dat het eigen paspoort te snel verloopt. Stuur voor duikreizen het formulierverzoek kort na de boeking, met een duidelijke deadline, zodat er tijd is om erachteraan te gaan.
In Ribbe: open de deelnemerslijst voor de datum van de trip, of het vertrek in de agenda, en verstuur het verzoek voor het reisformulier met één klik per e-mail of sms. Elke gast vult het eigen formulier in op de eigen telefoon via de link: elke gast die bij naam op de boeking staat, of de hoofdboeker als er geen gasten bij naam zijn opgegeven. De deelnemerslijst toont per boeking de formulierstatus als geen, open of klaar, en medewerkers kunnen de antwoorden direct vanuit de deelnemerslijst openen.
Ribbe travel form template editor with passport, nationality, emergency contact and medical questions
Een sjabloon voor een reisformulier met vragen voor paspoortnummer, vervaldatum paspoort, nationaliteit, noodcontact, en dieet- en medische notities.
Stuur de herinnering voor het restbedrag ongeveer een week voor de vervaldatum, niet op de dag zelf. Een vroege, vriendelijke herinnering laat ruimte voor de gast van wie de betaalkaart is vervangen.
In Ribbe: filter de deelnemerslijst op openstaand saldo en verstuur de herinnering voor het restbedrag vanuit elke rij met één klik. Het bericht bevat de trip, de datum en het openstaande bedrag. Elke verzending wordt gelogd en de deelnemerslijst toont de herinneringsstatus, zodat niemand dezelfde gast twee keer benadert. De herinnering vertelt de gast wat er nog openstaat; de betaling ontvang je zoals je nu ook doet.
Stuur twee of drie dagen van tevoren elke boeking het verzamelpunt, de aankomsttijd en wat er mee moet. Dat scheelt telefoontjes op de ochtend zelf en vangt de gast op die de verkeerde datum heeft geboekt.
In Ribbe: verstuur de herinnering vóór vertrek vanuit de deelnemerslijst of de agenda, per e-mail of sms, met één klik per boeking. Het sjabloon bevat de naam van de trip, datum, tijd, gasten, verzamelpunt, je notities vooraf, een eventueel openstaand bedrag en de link naar het reisformulier. Maak er een gewoonte van: open elke middag de deelnemerslijsten van de komende drie dagen en verstuur wat nog niet is verstuurd.
Een nat klembord op een schommelend dek is niet de plek om een vrijwaring te tekenen. Zorg dat de vrijwaringen vóór de dag zelf rond zijn.
In Ribbe: duikers tekenen digitale vrijwaringen online bij het boeken, op hun eigen telefoon, of op een tablet aan de balie. De bibliotheek met vrijwaringen bevat een aanpasbare vrijwaring Verhuur duik- & snorkeluitrusting om mee te beginnen; werk die uit samen met je juridisch adviseur. De deelnemerslijst toont de vrijwaringsstatus van elke boeking, en het filter vrijwaring ontbreekt geeft je de lijst om na te lopen. Zie digitale vrijwaringen in Ribbe.
Bevestig het brevet van elke duiker vóór de tripdag, zeker voor duiken met eisen aan diepte of ervaring. Op de steiger erachter komen is te laat.
In Ribbe: het klantdossier bevat het brevetnummer van de duiker, de organisatie en een foto van de kaart. Duikers voegen die online toe tijdens het boeken, of medewerkers tonen een QR-code aan de balie en maken de foto met een telefoon. Heeft de duiker het brevet gehaald in een van jouw cursussen, dan vult Ribbe het nummer en de organisatie voor je in zodra je de cursist op Gecertificeerd zet (meer daarover in ons artikel over software voor duikcursussen). Ribbe bewaart de kaart maar controleert het brevetniveau niet, dus voor een diepe of gevorderde trip bevestigen medewerkers het niveau aan de hand van de kaart in het systeem.
Zijn de eerdere fasen goed verlopen, dan is de ochtend een kwestie van bevestigen, niet van rennen. De deelnemerslijst laat zien wat klaar is en vangt op wat erdoorheen is geglipt.
In Ribbe: de deelnemerslijst is een rapport voor een dag of een periode. Die toont elk vertrek met wie er geboekt heeft, aantal personen, gezelschappen, check-in, vrijwaring, saldo, reisformulier en herinneringsstatus. Tegels tellen vertrekken, gasten, gezelschappen, check-ins, ontbrekende vrijwaringen en openstaande bedragen, en gereedheidsmeters volgen ingecheckt, vrijwaring getekend, volledig betaald en bevestiging verstuurd.
Ribbe manifest report for a day with departure, guest, check-in, waiver and balance tiles and readiness meters
De deelnemerslijst voor één dag: vertrekken, gasten, gezelschappen, check-ins, ontbrekende vrijwaringen en openstaande bedragen, met een grafiek van gasten per dag en gereedheidsmeters.
Filter op de gaten. Gebruik de filters niet ingecheckt, vrijwaring ontbreekt en openstaand saldo om te zien wie aandacht nodig heeft voordat iedereen aan boord gaat.
Print de deelnemerslijst. Print de lijst, sla die op als PDF of exporteer die naar CSV. Houd één exemplaar aan boord en laat er één aan wal bij iemand die weet hoe laat je terug hoort te zijn.
Check gasten in zodra ze aankomen en zie de meter voor ingecheckt vollopen.
Tel koppen aan de hand van de deelnemerslijst voordat je van de steiger vertrekt en na elke duik.
Departures on a Ribbe manifest with each booking, customer, headcount, items, status, check-in and waiver
Vertrekken op de deelnemerslijst: elke boeking met de klant, het aantal personen, artikelen, status, check-in en vrijwaring.
Weerbesluiten horen erbij als je bootduiken organiseert. Wat pijn doet, is ze om zes uur 's ochtends gast voor gast afhandelen.
Spreek een beslismoment af, bijvoorbeeld 18.00 uur de avond ervoor, en laat gasten weten wanneer ze van je horen.
Schrijf een weerbeleid (eerst omboeken, dan tegoed of terugbetaling) en zet het in de tripomschrijving.
Geef elke gast hetzelfde bericht.
In Ribbe: verplaats of annuleer het hele vertrek vanuit de agenda in plaats van elke boeking apart te bewerken. Bij een verplaatste trip open je de deelnemerslijst voor de nieuwe datum en verstuur je de herinnering vóór vertrek opnieuw, zodat elke gast de nieuwe gegevens heeft. Terugbetalingen of tegoeden volgen je eigen beleid; een cadeaukaart is één manier om een tegoed vast te houden.
Als je de trip online zet
Plaatsen per vertrek, op basis van bootcapaciteit en begeleidingsratio
Vertrektijd, duur en vaardagen
Aanbetaling en vervaldatum restbedrag
Verzamelpunt, aankomsttijd en notities vooraf
Duikbrevet verplicht, als de trip alleen voor gebrevetteerde duikers is
Verzoek om reisformulier naar elke boeking gestuurd
Formulierstatus gecontroleerd: geen, open of klaar
Herinneringen voor het restbedrag verstuurd vóór de vervaldatum
Herinnering vóór vertrek naar elke boeking gestuurd
Ontbrekende vrijwaringen nagelopen
Brevetkaart van elke duiker bekend, niveau bevestigd waar dat ertoe doet
Ochtend van vertrek
Deelnemerslijst geprint, één exemplaar aan wal achtergelaten
Openstaande punten afgehandeld: check-in, vrijwaringen, restbedragen
Aantal koppen klopt met de deelnemerslijst voordat je van de steiger vertrekt
Als het weer omslaat
Besluit genomen vóór het afgesproken tijdstip
Vertrek verplaatst of geannuleerd in de agenda
Herinnering vóór vertrek opnieuw verstuurd voor de nieuwe datum
Terugbetaling of tegoed afgehandeld volgens je schriftelijke beleid
Via de deelnemerslijst. Vanuit een rij in de deelnemerslijst of het vertrek in de agenda verstuur je met één klik het verzoek voor het reisformulier, de herinnering voor het restbedrag of de herinnering vóór vertrek, per e-mail of sms. Elke verzending wordt gelogd en de deelnemerslijst toont de herinneringsstatus, zodat je in één oogopslag ziet wie er nog een nodig heeft.
Verplaats of annuleer het hele vertrek vanuit de agenda in plaats van boeking voor boeking. Bij een verplaatste trip verstuur je de herinnering vóór vertrek opnieuw vanuit de deelnemerslijst van de nieuwe datum, zodat gasten de nieuwe datum en tijd hebben. Hoe je gasten terugbetaalt of een tegoed geeft, volgt je eigen weerbeleid.
Alleen wat de trip nodig heeft. Voor een reis naar het buitenland zijn dat meestal paspoortgegevens, geboortedatum, nationaliteit, een noodcontact, en dieet- en medische notities; voor een lokale charter zijn misschien alleen die laatste twee nodig. In Ribbe bouw je elk formulier onder Sjablonen en kies je welk formulier elke trip opvraagt.
Nog niet. De herinnering voor het restbedrag vermeldt het verschuldigde bedrag samen met de tripgegevens, maar bevat geen betaallink. Je ontvangt het restbedrag zoals je nu ook doet, en de deelnemerslijst toont het als voldaan zodra het betaald is.
Niet automatisch. Je kunt de foto van de brevetkaart verplicht maken voor een trip, zodat de boeking erom vraagt, en de kaart, het nummer en de organisatie blijven op het klantdossier staan. Medewerkers bevestigen het niveau aan de hand van de kaart in het systeem.
Regel je duiktrips vanuit één deelnemerslijst Trips, reisformulieren, vrijwaringen, brevetkaarten en restbedragen op hetzelfde klantdossier als je cursussen, vulkaarten en verhuur. Probeer het met je eigen trips. Start je gratis proefperiode