派對用品租賃軟體有一件大多數租賃軟體都做不好的事:算數量。一家派對用品公司要追蹤 120 張折疊椅、30 張圓桌、8 座帳篷和 6 座充氣設施,這些東西星期六早上一起上貨車,星期天晚上一起回倉庫。軟體必須知道某個日期還剩多少張椅子、把整個週末算成一場活動計價、收集充氣城堡的簽署合約、安排配送路線,並讓學校用發票付款。本文說明 Ribbe 如何處理這些需求。
本文的實例是 Celebrations Party Rentals,一家位於納許維爾的示範店,目錄看起來會很熟悉:Castle Bounce House 13x13、Combo Bounce & Slide、20x20 與 20x40 Frame Tents、一座 40x60 Pole Tent、60-inch Round Tables (set of 4)、Folding Chairs (set of 10)、Chiavari Chairs (set of 10)、120-inch Round Linens (set of 4)、Dance Floor 16x16、Popcorn Machine、Cotton Candy Machine 和 Patio Heater,再加上 Delivery & Setup、Teardown & Pickup 與 Same-day Pickup 等服務。以下價格皆為示例,並非正式報價。
Party rental warehouse with stacked folding chairs, round tables and rolled tent canvas
Ribbe 用兩種方式追蹤商品。計數型商品就是一個數字:120 張折疊椅、30 張圓桌、12 條圓桌布。某個日期區間的空位數量,會扣掉已經被預訂的部分,所以當某個學校園遊會訂走星期六的 100 張椅子時,網站和櫃檯都會同時顯示當週還剩 20 張。
序號型商品則是每個單位都有自己的標籤。充氣設施就屬於這一類。每座 Castle Bounce House 13x13 和每座 Combo Bounce & Slide 都有自己的條碼或 QR 碼,讓你知道哪個單位去了哪個後院、上次是什麼時候檢查的。帳篷則兩種方式都可以用。
整組商品有自己的價格:Folding Chairs (set of 10) 舉例來說每組 15 美元,60-inch Round Tables (set of 4) 舉例來說每組 48 美元。
Online booking page for the Castle Bounce House 13x13 with event date, price and add-ons
Castle Bounce House 13x13 的訂位頁面:客人選定活動日期,就能看到價格與提供的加購商品。
帳篷也使用同一種頁面類型。在 20x40 Frame Tent 的頁面上,企業客戶不用打電話就能直接訂帳篷,而你的工作人員在確認前仍會先看一眼。
Online booking page for the 20x40 Frame Tent showing event date and pricing
20x40 Frame Tent 的訂位頁面,使用的是和櫃檯相同的商品紀錄。
Ribbe 的租金方案有計時、半日、日、週與季級距。對派對用品來說,真正重要的是日或週末級距,所以星期六送貨、星期一收回,算成一場活動計價,而不是三天租金。Castle Bounce House 可能設有週末級距,舉例來說 225 美元,20x40 Frame Tent 則是 650 美元。超時級距(Extra Hour、Extra Day、Extra Week)會在租借超過歸還時間時自動套用,涵蓋那種帳篷租到星期二才還的客人。
Delivery & Setup 是每筆訂單的一個項目。Teardown & Pickup 和 Same-day Pickup 則是獨立的服務項目,所以當晚就要清場的場地,要另外付這趟費用。其餘費用則靠服務費處理:每筆訂單或每個項目的固定或百分比費用,可設定是否課稅,用於油資或架設費。
線上訂位上限會把網站限制在某個商品的 N 件或某個比例,所以星期四才打電話來的企劃人員,仍能找到網站沒賣完的椅子。
帳篷訂單在貨車出發前需要有人看過:40x60 Pole Tent 有沒有空間打樁,鼓風機有沒有電源可用。Ribbe 提供兩種線上訂單的審核模式。Review 模式會標記每筆線上訂單供人查看。Blocking 模式則會把訂單保留住,直到有人核准,適合用在帳篷和大型充氣設施上。
Bookings calendar showing a weekend of party rental events across Saturday and Sunday
棄權書範本庫內建 31 份依活動分類的現成棄權書,包括充氣城堡與充氣設施棄權書,以及派對用品棄權書。把任一份匯入範本設計工具,像編輯其他範本一樣修改,使用前請先請律師審閱;範本庫只是起點,不是法律意見。
Waiver Library with the bounce house and inflatables waiver preview open for review
Crew unloading tent poles and folding chairs from a box truck at a suburban backyard
配送與取貨模組,是真正考驗派對用品租賃軟體的地方。它分三個等級:Off、Basic 與 Full,並有各項功能開關,讓只有兩輛貨車的公司也能從簡單開始。
Pickup and Delivery settings with module level Off, Basic, Full and capability toggles
Pickup and Delivery 設定:模組等級與開啟各項功能的開關。
一趟配送有一輛貨車、一位司機、一組人員和一個時間窗口。停靠點依地址分組,所以同一戶要送 40 張椅子、5 張圓桌和 Popcorn Machine,會合併成一個停靠點。同一趟可以同時送貨與收貨,包括在同一場地互換設備。路線最佳化會排好停靠順序,路線範本可以儲存一個標準的星期六路線,當同一位司機或同一輛貨車同時被排進兩趟衝突的行程時,排程會標示衝突。司機與工作人員是員工排班表上有技能標籤的員工。
Run builder Stops and orders view with stops grouped by address and Deliver and Collect tags
配送模組的路線建立工具,示範店以海灘用品為例:停靠點依地址分組,並標示為 Deliver 或 Collect。
貨車出發前,裝車清單會列出這趟路線的每一個項目,工作人員裝車時逐項打勾。Combo Bounce & Slide 漏帶鼓風機就要再跑一趟;這個畫面能在倉庫大門前就抓出漏裝的東西。
Run builder Load truck checklist with items ticked as loaded at the warehouse
到了現場,就交給司機 app 接手。司機逐項勾選已送達的項目,拍下架設完成的照片,客人在司機的手機上簽署 Delivery Note。派車時會自動發送預計到達時間訊息給客人,路線也會單向同步到 Google Calendar。想進一步了解這個模組,可以閱讀我們對租賃配送軟體的完整介紹。
Driver's phone recording a delivery: items ticked, setup photo added, customer signature field
學校、教會和公司行號不會在櫃檯刷卡付款。把他們設為掛帳客戶後,訂單就會開成有自己發票號碼的帳單。帳單明細、應收帳款帳齡分析與逾期提醒會持續追討餘額。透過電子郵件或 SMS 寄出的付款連結,讓家長會的財務人員能用手機付款,已存的信用卡則能應付常來的企業企劃人員。
On-account and receivables settings next to the list of customer invoices
現場客人則透過同一套收銀系統結帳:用讀卡機透過 Stripe 刷卡、現金、支票、禮物卡、店內儲值金與掛帳等付款方式。租賃 POS 系統指南說明了挑選收銀系統該注意的事。
預防性保養計畫可以依天數或租借次數執行,每次檢查都有一份合格/不合格的檢查清單。計畫範本庫裡的 Party & event rentals 這組,涵蓋充氣設施檢查清單、鼓風機檢查與帳篷檢查。檢查沒通過的單位會直接停用。
可以。把學校設為掛帳客戶後,訂單就會開成有自己發票號碼的帳單,並有帳單明細與逾期提醒支援。透過電子郵件或 SMS 寄出的付款連結,能讓他們用手機付款。
會。客人會在司機的手機上簽署 Delivery Note,司機也會附上架設完成的照片;兩者都會存在訂單上作為送貨證明。如果棄權書還沒透過訂位連結簽過,也可以在司機的手機上簽署。
可以。一趟路線可以混合 Deliver 與 Collect 停靠點,包括在同一場地互換設備。如果同一輛貨車或同一位司機被排進兩趟時間重疊的行程,排程會標示衝突。
Ribbe 目前不支援這項功能。沒有客戶入口網站可以讓客戶在訂位後自行修改訂單。客戶需要致電或寄 email,由你的工作人員在櫃檯端修改訂單,再從那裡發出更新後的付款連結。