Uma reclamação sobre fixações não chega na semana seguinte à locação. Ela chega dezoito meses depois, vinda de um advogado, pedindo "o registro completo de locação e ajuste do equipamento entregue na data em questão". A loja que consegue responder com um PDF e um registro de assinatura tem uma defesa. A loja que responde com uma caixa de formulários organizados por mês, com dois faltando, tem um problema que ela mesma criou numa manhã de sábado da qual quase não se lembra.
Este post é sobre o registro, não sobre o texto. Para o texto, veja o modelo de termo de responsabilidade para locação de esqui. Aqui vemos o que um termo de esqui assinado deve carregar consigo, por que cada parte importa, e como o Ribbe o armazena.
A primeira coisa a guardar é a página exata que o hóspede viu, com a assinatura dele. Não o modelo, não uma reconstrução: o documento preenchido. No Ribbe, cada canal de assinatura (balcão, display, pad, quiosque, celular, link por e-mail, e a foto de um formulário em papel) arquiva uma imagem ou PDF da página assinada no pedido, e o PDV a exibe como o contrato assinado daquela pessoa.
Para uma loja de esqui, essa página traz os valores de ajuste: peso, altura, idade, tipo de esquiador, comprimento da sola da bota e o DIN configurado, impressos a partir do perfil no momento da assinatura. Os dados informados pelo cliente e o resultado do técnico ficam na mesma página, que é exatamente o propósito da cláusula de liberação das fixações.
The rental agreement template with participant fields and the fitting record block that gets filled at signing
Além do arquivo, o Ribbe registra um registro de assinatura com:
Por que importa
Horário da assinatura (UTC)
Estabelece que a assinatura precedeu a locação e o incidente.
Nome do signatário
Quem assinou; para um menor, "Jane Doe (responsável por Sam Doe)".
Endereço IP e string do dispositivo
Confirma que um dispositivo real em um local plausível assinou.
PDV, display do cliente, quiosque, QR pelo celular, loja virtual, link por e-mail, ou papel.
Identificador do modelo
Qual termo era, para que o texto possa ser reproduzido.
Hash do documento
Uma impressão digital SHA-256 do arquivo armazenado.
Hash da evidência
Uma impressão digital do próprio registro, calculada sobre todos os campos acima.
Os dois hashes fazem trabalhos diferentes. O hash do documento detecta a troca do arquivo; o hash da evidência detecta a edição do registro. O Ribbe verifica os dois em tempo real quando a equipe abre o painel do certificado de assinatura, então "isso foi adulterado?" se torna um sim ou não, não uma discussão.
Pessoa encerando a borda de um esqui com um bloco
Quando um registro precisa sair da empresa, um print de tela é fraco. O Ribbe pode selar um termo de responsabilidade assinado: a página assinada e uma página de evidência impressa são combinadas em um único PDF e assinadas digitalmente com um certificado, de forma que qualquer leitor de PDF mostra se o arquivo foi alterado desde o selo. A cópia selada é mantida junto com a original. Entregue isso e a questão da autenticidade se encerra antes de começar.
Reclamações sobre fixações são sobre números. O registro deveria tornar trivial mostrar três coisas: o que o cliente declarou, o que o técnico configurou, e que os dois correspondem à tabela. Como o formulário de check-in e a estação de ajuste gravam nos mesmos campos do perfil, e o termo de responsabilidade imprime a partir desses campos, as três informações são um único registro no Ribbe, em vez de um formulário, um caderno e uma linha do PDV que precisam ser reconciliados.
A prática que completa isso: peça ao cliente para declarar seu próprio tipo de esquiador, registre um teste de liberação, e refaça o formulário em qualquer troca de bota ou equipamento. Uma troca no meio da semana sem um novo registro é a lacuna que o perito da parte contrária procura primeiro.
A DIN chart in Ribbe: the table the fitting record is calculated from
Guarde o registro pela vida útil do equipamento mais o prazo de prescrição do seu estado para danos pessoais, e para um menor, mais os anos até ele atingir a maioridade e o período depois disso. Alguns estados com áreas de esqui definem por regulamento a retenção de registros de locação; onde isso ocorre, o período costuma ser mais longo do que o hábito manteria. O armazenamento digital torna "guardar tudo" a opção barata padrão; o custo está em encontrar, e um registro vinculado ao pedido com o nome do cliente é fácil de encontrar.
Lojas que ainda coletam algumas assinaturas em papel tendem a ter dois sistemas de registro, e o de papel é o mais fraco. No Ribbe, uma assinatura em papel é arquivada pela mesma porta: imprima o formulário preenchido, colete a assinatura, fotografe pela etapa Assinar Contrato. O pedido mostra um contrato assinado com o canal registrado como papel e o mesmo registro de assinatura ao redor. Um único sistema, um único lugar para olhar.
Você consegue produzir a página assinada de um hóspede específico em uma data determinada em menos de um minuto?
A página mostra os valores de ajuste, ou eles ficam em outro lugar?
O signatário é registrado pelo nome, com um responsável indicado para menores?
Você consegue mostrar que o arquivo não mudou desde que foi assinado?
As assinaturas em papel acabam no mesmo registro que as digitais?
Você registra novamente em caso de troca de bota ou equipamento?
Cinco sins fazem um registro defensável. As ferramentas de termos de responsabilidade do Ribbe são construídas para que a resposta seja sim em todos os canais, sem que ninguém no balcão precise fazer nada extra numa manhã cheia.
Produza o registro completo em um clique, anos depois O Ribbe armazena cada termo de esqui assinado com sua evidência de assinatura, valores de ajuste e um PDF selável, de qualquer canal. Comece o teste grátis para a sua loja. Comece seu teste grátis