Eine Bindungsklage kommt nicht in der Woche nach der Vermietung. Sie kommt achtzehn Monate später, von einem Anwalt, der „die vollständige Miet- und Anpassungsdokumentation für das am fraglichen Datum ausgegebene Material“ anfordert. Das Geschäft, das mit einem PDF und einer Unterschriftsdokumentation antworten kann, hat eine Verteidigung. Das Geschäft, das mit einer nach Monaten sortierten Box voller Formulare antwortet, von denen zwei fehlen, hat ein Problem, das es an einem Samstagmorgen verursacht hat, an den es sich kaum noch erinnert.
In diesem Beitrag geht es um die Dokumentation, nicht um den Wortlaut. Für den Wortlaut siehe die Vorlage für die Skiverleih-Verzichtserklärung. Hier gehen wir durch, was eine unterschriebene Ski-Verzichtserklärung mitbringen sollte, warum jeder Teil wichtig ist, und wie Ribbe sie speichert.
Das erste, was aufbewahrt werden muss, ist genau die Seite, die der Gast gesehen hat, mit seiner Unterschrift darauf. Nicht die Vorlage, keine Rekonstruktion: das ausgefüllte Dokument. In Ribbe legt jeder Unterschriftskanal (Tresen, Display, Pad, Kiosk, Telefon, E-Mail-Link und das Foto eines Papierformulars) ein Bild oder PDF der unterschriebenen Seite unter der Bestellung ab, und die Kasse zeigt es als unterschriebenen Vertrag für diese Person an.
Für ein Skigeschäft trägt diese Seite die Anpassungswerte: Gewicht, Größe, Alter, Fahrertyp, Skischuh-Sohlenlänge und den eingestellten DIN-Wert, gedruckt aus dem Profil zum Zeitpunkt der Unterschrift. Die eigenen Angaben des Kunden und das Ergebnis des Technikers stehen auf einer Seite – genau das ist der Sinn der Bindungsfreigabeklausel.
The rental agreement template with participant fields and the fitting record block that gets filled at signing
Neben der Datei schreibt Ribbe eine Unterschriftsdokumentation mit:
Warum es wichtig ist
Belegt, dass die Unterschrift vor der Vermietung und dem Vorfall erfolgte.
Name des Unterzeichners
Wer unterschrieben hat; bei einem Minderjährigen „Jane Doe (Erziehungsberechtigte von Sam Doe)“.
IP-Adresse und Gerätekennung
Bestätigt, dass ein echtes Gerät an einem plausiblen Ort unterschrieben hat.
Kasse, Kundendisplay, Kiosk, Telefon-QR, Storefront, E-Mail-Link oder Papier.
Welche Verzichtserklärung es war, damit der Wortlaut vorgelegt werden kann.
Ein SHA-256-Fingerabdruck der gespeicherten Datei.
Ein Fingerabdruck der Dokumentation selbst, berechnet über alle oben genannten Felder.
Die beiden Hashes erfüllen unterschiedliche Aufgaben. Der Dokument-Hash erkennt, ob die Datei ausgetauscht wurde; der Nachweis-Hash erkennt, ob die Dokumentation bearbeitet wurde. Ribbe prüft beide live, wenn das Personal das Signaturzertifikat-Panel öffnet, sodass „wurde das manipuliert?“ eine Ja-oder-Nein-Frage ist, kein Streitpunkt.
Eine Person wachst die Kante eines Skis mit einem Block
Wenn eine Dokumentation das Haus verlassen muss, ist ein Screenshot schwach. Ribbe kann eine unterschriebene Verzichtserklärung versiegeln: Die unterschriebene Seite und eine ausgedruckte Nachweisseite werden zu einem PDF zusammengeführt und mit einem Zertifikat digital signiert, sodass jeder PDF-Reader anzeigt, ob die Datei seit der Versiegelung verändert wurde. Die versiegelte Kopie wird neben dem Original aufbewahrt. Übergeben Sie diese, und die Frage der Echtheit ist geklärt, bevor sie überhaupt aufkommt.
Bei Bindungsklagen geht es um Zahlen. Die Dokumentation sollte es trivial machen, drei Dinge zu zeigen: was der Kunde angegeben hat, was der Techniker eingestellt hat, und dass beide mit der Tabelle übereinstimmen. Da das Check-in-Formular und die Anpassungsstation in dieselben Profilfelder schreiben und die Verzichtserklärung aus diesen Feldern gedruckt wird, sind alle drei in Ribbe eine Dokumentation, statt eines Formulars, eines Notizbuchs und einer Kassenposition, die abgeglichen werden müssen.
Die Praxis, die das vervollständigt: Lassen Sie den Kunden seinen eigenen Fahrertyp angeben, protokollieren Sie einen Auslösetest, und wiederholen Sie das Formular bei jedem Wechsel von Stiefeln oder Material. Ein Wechsel mitten in der Woche ohne neue Dokumentation ist die Lücke, nach der der Gutachter der Klägerseite zuerst sucht.
A DIN chart in Ribbe: the table the fitting record is calculated from
Bewahren Sie die Dokumentation für die Lebensdauer des Materials plus die Verjährungsfrist für Personenschäden in Ihrem Bundesstaat auf, und bei einem Minderjährigen zusätzlich die Jahre bis zur Volljährigkeit plus die anschließende Frist. Manche Skistaaten schreiben die Aufbewahrung von Mietdokumentationen per Verordnung vor; wo das der Fall ist, ist die Frist meist länger, als man aus Gewohnheit aufbewahren würde. Digitale Speicherung macht „alles aufbewahren“ zur günstigen Standardlösung; die Kosten entstehen beim Wiederfinden, und eine Dokumentation unter der Bestellung mit dem Kundennamen ist auffindbar.
Geschäfte, die manche Unterschriften noch auf Papier einholen, haben meist zwei Dokumentationssysteme, und das Papiersystem ist das schwächere. In Ribbe läuft eine Papierunterschrift durch dieselbe Tür: das ausgefüllte Formular ausdrucken, unterschreiben lassen, über den Schritt „Vertrag unterschreiben“ fotografieren. Die Bestellung zeigt einen unterschriebenen Vertrag mit dem Kanal „Papier“ und derselben Unterschriftsdokumentation darum. Ein System, eine Stelle zum Nachsehen.
Können Sie die unterschriebene Seite für einen namentlich genannten Gast von einem bestimmten Datum in unter einer Minute vorlegen?
Zeigt die Seite die Anpassungswerte, oder liegen die woanders?
Wird der Unterzeichner namentlich erfasst, mit einem Erziehungsberechtigten für Minderjährige?
Können Sie nachweisen, dass die Datei seit der Unterschrift unverändert ist?
Landen Papierunterschriften in derselben Dokumentation wie digitale?
Dokumentieren Sie bei einem Wechsel von Stiefeln oder Material neu?
Fünfmal Ja ergibt eine belastbare Dokumentation. Die Tools für Verzichtserklärungen von Ribbe sind so gebaut, dass die Antwort auf jedem Kanal Ja ist, ohne dass am Tresen an einem hektischen Morgen irgendetwas zusätzlich getan werden muss.
Die vollständige Dokumentation mit einem Klick, Jahre später Ribbe speichert jede unterschriebene Ski-Verzichtserklärung mit ihrem Unterschriftsnachweis, den Anpassungswerten und einem versiegelbaren PDF, von jedem Kanal aus. Kostenlos testen für Ihr Geschäft. Kostenlos testen