Una lista de verificación para viajes de buceo práctica sigue una línea de tiempo: qué defines al publicar la salida, qué recopilas en las semanas previas, qué confirmas en los últimos días, qué tiene que mostrar el manifiesto del viaje de buceo esa misma mañana y qué haces cuando el clima mueve una salida. Completa cada etapa a tiempo y en el muelle solo tendrás que contar personas, en lugar de ponerte con el papeleo.
Sirve igual para una salida local en barco de dos tanques que para un viaje de una semana; el viaje simplemente tiene más en cada lista. Cada paso explica primero la práctica general y después cómo funciona en Ribbe, el software para tiendas de buceo que gestiona viajes, cursos, alquileres y venta minorista en una sola ficha de cliente. Para el panorama completo, empieza por nuestra guía de software para tiendas de buceo.
La mayoría de los problemas del día de la salida empiezan con un anuncio que se publicó con algo faltante. Resuelve esto antes de que se venda la primera plaza.
Define el número de plazas según la capacidad del barco y tu proporción de personal por buceador, no según lo que esperas vender. Decide la hora de salida, la duración y, para las salidas regulares en barco, qué días opera.
En Ribbe: un viaje es un producto de tipo ticket con un horario reservable: hora de inicio, duración, plazas por salida y días de operación. Cada salida lleva su propio conteo de plazas y se vende en línea y en el mostrador. Pueden reservar personas individuales y grupos, y el nombre del grupo aparece en el manifiesto. Más sobre tours y tickets en Ribbe.
Decide el anticipo y cuándo vence el saldo, y pon ambos en la descripción del viaje. Por ejemplo, supongamos que un viaje de una semana cuesta $2,000: un anticipo del 25% al reservar y el saldo 60 días antes deja tiempo para revender una plaza si alguien se baja. Una salida local en barco suele ser más simple pagada por completo.
En Ribbe: en el mostrador, cobra un pago parcial como anticipo. El pago en línea puede cobrar un anticipo de un porcentaje fijo, configurado una sola vez para la tienda. En la opción de reserva del viaje, el panel Configuración de viajes y chárter guarda la fecha de pago del saldo como un número de días antes de la salida.
"La marina" no es un punto de encuentro. Indica el muelle o el amarre, la hora de llegada (antes de la salida), dónde estacionar y qué traer: tarjeta de certificación, bitácora, protector solar y medicamento para el mareo si hace falta.
En Ribbe: el punto de encuentro y las notas previas al viaje son campos del mismo panel Configuración de viajes y chárter. Alimentan el recordatorio previo al viaje, así que los participantes reciben exactamente lo que escribiste.
Pide lo que el viaje necesita y nada más. Una salida local en barco puede requerir solo un contacto de emergencia y notas médicas. Un viaje al extranjero suele requerir número de pasaporte, fecha de vencimiento, fecha de nacimiento y nacionalidad para el resort, la aerolínea o el operador del barco.
En Ribbe: creas tus formularios de viaje una sola vez en Plantillas, con preguntas de fecha y de texto corto. Una tienda puede tener un formulario de viaje completo (número de pasaporte, vencimiento del pasaporte, fecha de nacimiento, nacionalidad, contacto de emergencia, notas alimentarias y médicas) y uno más corto para las salidas chárter locales. Luego eliges qué formulario pide la opción de reserva de cada viaje.
Ribbe booking option for a dive trip with the Trip & Charter Settings panel
La opción de reserva de un viaje de buceo con el panel Configuración de viajes y chárter: formulario de viaje, días antes de la salida para pagar el saldo, punto de encuentro y notas previas al viaje.
Si el viaje es solo para buceadores certificados, decídelo ahora e indícalo en el anuncio.
En Ribbe: cualquier producto puede hacer obligatoria la certificación de buceo. Actívala en el viaje y la caja y el pago en línea pedirán una foto de la tarjeta de certificación del buceador al reservar.
Los datos del pasaporte tardan más de lo que crees y, de vez en cuando, un participante descubre que el suyo vence demasiado pronto. Para los viajes, envía la solicitud del formulario poco después de la reserva con una fecha límite clara, así hay tiempo para insistir.
En Ribbe: abre el manifiesto de la fecha del viaje, o la salida en el calendario, y envía la solicitud del formulario de viaje por correo electrónico o SMS con un clic. Cada participante completa el suyo en su propio teléfono desde el enlace: cada participante con nombre en la reserva o, si no hay nombres, el titular de la reserva. El manifiesto muestra el estado del formulario de cada reserva como ninguno, pendiente o completado, y el personal puede abrir las respuestas directamente desde el manifiesto.
Ribbe travel form template editor with passport, nationality, emergency contact and medical questions
Una plantilla de formulario de viaje con preguntas de número de pasaporte, vencimiento del pasaporte, nacionalidad, contacto de emergencia y notas alimentarias y médicas.
Envía el recordatorio de saldo una semana antes de la fecha límite, más o menos, no ese mismo día. Un recordatorio temprano y amable deja margen para el participante al que le cambiaron la tarjeta.
En Ribbe: filtra el manifiesto por saldo pendiente y envía el recordatorio de saldo desde cada fila con un clic. El mensaje incluye el viaje, la fecha y el saldo pendiente. Cada envío queda registrado y el manifiesto muestra el estado de los recordatorios, así que nadie le reclama dos veces al mismo participante. El recordatorio le dice al participante lo que debe; el pago lo cobras como lo haces hoy.
Dos o tres días antes, envía a cada reserva el punto de encuentro, la hora de llegada y qué traer. Reduce las llamadas de esa misma mañana y detecta al participante que reservó la fecha equivocada.
En Ribbe: envía el recordatorio previo al viaje desde el manifiesto o el calendario, por correo electrónico o SMS, con un clic por reserva. La plantilla incluye el nombre del viaje, la fecha, la hora, los participantes, el punto de encuentro, tus notas previas al viaje, el saldo pendiente si lo hay y el enlace al formulario de viaje. Conviértelo en hábito: cada tarde, abre los manifiestos de los próximos tres días y envía lo que no haya salido.
Un portapapeles mojado en una cubierta que se balancea es el peor lugar para firmar una exención de responsabilidad. Ten las exenciones firmadas antes del día.
En Ribbe: los buceadores firman exenciones digitales en línea al reservar, en su propio teléfono, o en una tableta en el mostrador. La biblioteca de exenciones incluye un modelo editable de Alquiler de equipo de buceo y snorkel para empezar; adáptalo con tu asesor legal. El manifiesto muestra el estado de la exención de cada reserva, y el filtro falta exención te da la lista para hacer seguimiento. Consulta las exenciones de responsabilidad digitales en Ribbe.
Confirma la certificación de cada buceador antes del día del viaje, sobre todo en inmersiones con requisitos de profundidad o experiencia. Enterarse en el muelle es demasiado tarde.
En Ribbe: la ficha del cliente guarda el número de certificación del buceador, la agencia y una foto de la tarjeta. Los buceadores la agregan en línea al reservar, o el personal muestra un código QR en el mostrador y toma la foto con un teléfono. Si el buceador se certificó en uno de tus cursos, marcarlo como Certificado completa el número y la agencia por ti (más en nuestro artículo sobre software de gestión de cursos de buceo). Ribbe guarda la tarjeta pero no verifica el nivel de certificación, así que para un viaje profundo o avanzado, el personal confirma el nivel con la tarjeta registrada.
Si las etapas anteriores salieron bien, la mañana es una confirmación, no una carrera. El manifiesto muestra lo que está hecho y detecta lo que se escapó.
En Ribbe: el manifiesto es un informe de un día o de un rango de fechas. Lista cada salida con quién reservó, número de personas, grupos, check-in, exención, saldo, formulario de viaje y estado de los recordatorios. Los recuadros cuentan salidas, participantes, grupos, check-ins, exenciones faltantes y saldo pendiente, y los indicadores de preparación siguen el check-in, las exenciones firmadas, los pagos completos y las confirmaciones enviadas.
Ribbe manifest report for a day with departure, guest, check-in, waiver and balance tiles and readiness meters
El manifiesto de un día: salidas, participantes, grupos, check-ins, exenciones faltantes y saldo pendiente, con un gráfico de participantes por día e indicadores de preparación.
Filtra lo pendiente. Usa los filtros sin check-in, falta exención y saldo pendiente para ver quién necesita atención antes de embarcar.
Imprime el manifiesto. Imprímelo, guárdalo como PDF o expórtalo a CSV. Lleva una copia en el barco y deja otra en tierra con alguien que sepa a qué hora deben volver.
Haz el check-in de los participantes a medida que llegan y mira cómo se llena el indicador de check-in.
Cuenta a las personas con el manifiesto antes de dejar el muelle y después de cada inmersión.
Departures on a Ribbe manifest with each booking, customer, headcount, items, status, check-in and waiver
Salidas en el manifiesto: cada reserva con el cliente, número de personas, artículos, estado, check-in y exención.
Las decisiones por clima vienen con el oficio de hacer salidas en barco. Lo que duele es gestionarlas participante por participante a las seis de la mañana.
Fija una hora de decisión, por ejemplo las 6 p. m. de la noche anterior, y avisa a los participantes cuándo tendrán noticias tuyas.
Redacta una política por clima (primero reprogramar, luego crédito o reembolso) y ponla en la descripción del viaje.
Dale a cada participante el mismo mensaje.
En Ribbe: mueve o cancela la salida completa desde el calendario en lugar de editar cada reserva. Si el viaje se movió, abre el manifiesto de la nueva fecha y vuelve a enviar el recordatorio previo al viaje, para que cada participante tenga los nuevos datos. Los reembolsos o créditos siguen tu propia política; una tarjeta de regalo es una forma de guardar un crédito.
Al publicar la salida
Plazas por salida, según la capacidad del barco y la proporción de personal
Hora de salida, duración y días de operación
Anticipo y fecha de pago del saldo
Punto de encuentro, hora de llegada y notas previas al viaje
Formulario de viaje elegido
Certificación de buceo obligatoria, si es solo para certificados
Solicitud de formulario de viaje enviada a cada reserva
Estado de los formularios revisado: ninguno, pendiente o completado
Recordatorios de saldo enviados antes de la fecha límite
Recordatorio previo al viaje enviado a cada reserva
Exenciones faltantes reclamadas
Tarjeta de certificación registrada para cada buceador, con el nivel confirmado cuando importa
La mañana de la salida
Manifiesto impreso, una copia en tierra
Pendientes resueltos: check-in, exenciones, saldos
El conteo de personas coincide con el manifiesto antes de dejar el muelle
Si el clima no acompaña
Decisión tomada antes de tu hora fijada
Salida movida o cancelada en el calendario
Recordatorio previo al viaje reenviado para la nueva fecha
Reembolso o crédito según tu política escrita
Desde el manifiesto. Desde una fila del manifiesto o la salida en el calendario, un clic envía la solicitud del formulario de viaje, el recordatorio de saldo o el recordatorio previo al viaje por correo electrónico o SMS. Cada envío queda registrado y el manifiesto muestra el estado de los recordatorios, así ves de un vistazo a quién todavía le falta uno.
Mueve o cancela la salida completa desde el calendario en lugar de hacerlo reserva por reserva. Si el viaje se movió, vuelve a enviar el recordatorio previo al viaje desde el manifiesto de la nueva fecha para que los participantes tengan la nueva fecha y hora. Cómo reembolsas o das crédito a los participantes depende de tu propia política por clima.
Solo lo que el viaje necesita. Un viaje al extranjero suele implicar datos del pasaporte, fecha de nacimiento, nacionalidad, un contacto de emergencia y notas alimentarias y médicas; una salida chárter local puede necesitar solo las dos últimas. En Ribbe creas cada formulario en Plantillas y eliges cuál pide cada viaje.
Todavía no. El recordatorio de saldo le indica al participante el monto pendiente junto con los datos del viaje, pero no incluye un enlace de pago. Cobras el saldo como lo haces ahora, y el manifiesto lo muestra saldado una vez pagado.
No automáticamente. Puedes hacer obligatoria la foto de la tarjeta de certificación en un viaje, para que la reserva la pida, y la tarjeta, el número y la agencia quedan en la ficha del cliente. El personal confirma el nivel con la tarjeta registrada.
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