Chaque magasin de ski a son formulaire. Deux colonnes, parfois l'anglais d'un côté et une autre langue de l'autre, des cases pour le poids, la taille et la pointure, une ligne de cases à cocher pour le matériel, une ligne pour l'hôtel et la chambre, une signature en bas. Il a été tant photocopié que le logo n'est plus qu'une tache, et ça fonctionne, c'est pour ça qu'il a survécu.
La bonne nouvelle, c'est que le formulaire papier est aussi le cahier des charges. Personne n'a besoin de décider ce qu'un check-in numérique doit demander ; le magasin l'a décidé il y a des années et l'a affiné chaque saison. Il ne reste qu'à le faire passer sur le téléphone du client sans perdre ce qui le faisait fonctionner.
Voici comment faire ça dans Ribbe, en une seule fois.
Dans Templates, créez un nouveau formulaire de check-in et choisissez « Draft from paper form ». Déposez un PDF ou une photo de la feuille (jusqu'à 32 Mo). Une photo prise au téléphone sur un comptoir plat avec une bonne lumière suffit ; un scan est encore mieux. Si le formulaire est bilingue, ça fonctionne aussi.
Il y a une zone de notes. Utilisez-la pour ce que le papier ne dit pas : « poids en livres », « nous louons skis, snowboards, chaussures, casques et bâtons », « l'hôtel et la chambre servent à la livraison ». Le brouillon n'en sera que meilleur.
Draft from your paper form: upload a PDF or photo and the AI drafts the questions, bindings and rules
L'éditeur lit la feuille et propose un formulaire : une section par bloc du papier, une question par case, des questions à choix pour tout ce qui était une rangée de cases à cocher, et des questions numériques pour tout ce qui était une mesure. Là où le papier avait une liste de matériel, il propose des règles produit basées sur votre vrai catalogue, afin qu'une case cochée ajoute le bon forfait.
Traitez-le comme un premier brouillon rédigé par un collègue rapide. Renommez une question qui sonne mal, fusionnez deux questions qui n'en faisaient qu'une, supprimez le bloc « réservé à l'usage interne ». L'aperçu en direct à droite montre le téléphone au fur et à mesure.
un ordinateur portable Dell avec un écran de bureau bleu sur une surface blanche
Les formulaires papier sont en général une feuille par personne, avec les coordonnées répétées sur chacune. Sur le téléphone, le groupe ne fait qu'une seule soumission, alors parcourez les questions et réglez :
Noms et mensurations : pour chaque personne, tout le monde.
E-mail, téléphone, adresse, hôtel, chambre : pour chaque personne, locataire principal uniquement.
Date de début de location et nombre de jours : une seule fois pour tout le groupe.
C'est la plus grande amélioration par rapport au papier, et ça prend deux minutes. Le guide de conception explique plus en détail pourquoi.
Ouvrez chaque question de mensuration et définissez son association : poids vers Weight, taille vers Height, âge vers Age, niveau vers Skier type, longueur de semelle de chaussure vers Boot sole length, pointure mondo vers Boot size, hôtel vers Hotel, chambre vers Room #. Réglez l'unité ainsi qu'un minimum et un maximum cohérents sur les champs numériques.
Les réponses associées sont enregistrées sur la fiche client de chaque personne lors de l'envoi, ce qui permet au poste de réglage d'afficher le DIN sans rien retaper. Le formulaire papier n'avait jamais ça ; le technicien lisait la feuille et la retapait. C'est cette saisie que vous supprimez.
Each sizing question carries a binding chip that saves the answer to the rider profile
La rangée de matériel de votre formulaire papier peut devenir l'une de ces deux choses.
Une simple question. Le client coche skis, chaussures, casque ; le personnel voit les cases cochées sur le Form chip et construit la commande au comptoir. Aucun risque qu'un mauvais forfait soit préajouté. C'est ainsi que fonctionne le modèle de ski fourni par défaut.
Règles produit. Chaque case cochée ajoute le produit correspondant aux lignes de cette personne, avec une condition d'âge qui bascule entre les forfaits enfant et adulte à l'âge de votre choix. La commande arrive sur la liste d'attente avec les lignes déjà en place, en attente de paiement. Plus rapide à la caisse ; assurez-vous que chaque règle a un produit sélectionné, car une règle sans produit ne fait rien.
La ligne de signature en bas du papier devient l'étape Sign après le formulaire. Par défaut, les clients signent la décharge de responsabilité par défaut du site ; si vous n'en avez pas encore, importez le modèle ski et snowboard depuis la bibliothèque de décharges (voir l'article sur le modèle de décharge). Ajoutez des règles de décharge si certaines réponses doivent entraîner un document supplémentaire, comme un avenant snowboard.
Enregistrez le formulaire. Allez sur votre terminal Online Reservations, ouvrez la carte Waiver QR et choisissez le formulaire ; faites de même sur la carte Order QR si vous voulez que les clients paient depuis leur téléphone. Scannez le QR avec votre propre téléphone et parcourez-le comme un groupe de deux personnes.
Vérifiez trois choses : les questions obligatoires vous arrêtent quand il faut, les sections conditionnelles apparaissent et disparaissent avec les cases Skis et Snowboard, et après l'envoi, le groupe se retrouve sur la POS Waitlist avec un Form chip affichant les réponses. Si une règle ne s'est pas déclenchée, retournez dans l'éditeur et vérifiez d'abord la barre de modifications non enregistrées.
The finished form running on a phone from the waiver QR
Imprimez le QR en grand, à l'endroit de la file où les gens commencent à attendre, pas au comptoir où c'est déjà trop tard. Gardez aussi une petite pile des anciens formulaires papier pour le client dont le téléphone est à plat ; l'étape Sign Contract peut imprimer un document rempli et archiver la feuille signée en photo, afin que même l'exception papier finisse dans le même dossier.
Tout l'exercice tient en un après-midi, la majeure partie consacrée à relire le brouillon. Vous obtenez le formulaire auquel votre magasin faisait déjà confiance, rempli pendant que les clients attendent plutôt que pendant que le personnel les surveille, et les mensurations sur le profil avant même le début du réglage. Le prochain article mesure ce que ça change sur la file du samedi.
Votre formulaire papier, sur le téléphone de chaque client Ribbe génère un formulaire de check-in numérique à partir d'une photo de votre formulaire papier, associe les mensurations aux profils clients et le place derrière un QR code. Commencez l'essai gratuit. Commencer l'essai gratuit