Um checklist de viagem de mergulho prático segue uma linha do tempo: o que você define ao anunciar a viagem, o que recolhe nas semanas anteriores, o que confirma nos últimos dias, o que a lista de embarque da viagem precisa mostrar na manhã da saída e o que fazer quando o tempo muda uma saída. Cumpra cada etapa no prazo e o píer vira uma contagem de pessoas, não uma sessão de papelada.
Funciona tanto para uma saída de barco local com dois mergulhos quanto para uma viagem de uma semana; a viagem longa só tem mais itens em cada lista. Cada passo traz primeiro a prática geral e depois como funciona no Ribbe, o software para loja de mergulho que gerencia viagens, cursos, locação e varejo num único cadastro de cliente. Para o panorama completo, comece pelo nosso guia de software para loja de mergulho.
A maioria dos problemas no dia da viagem começa com um anúncio que foi ao ar faltando alguma coisa. Resolva estes pontos antes de vender a primeira vaga.
Defina o número de vagas pela capacidade do barco e pela proporção entre equipe e mergulhadores, não pelo que você espera vender. Decida o horário de saída, a duração e, para saídas de barco regulares, em quais dias elas acontecem.
No Ribbe: uma viagem é um produto de ingresso com uma programação reservável: horário de início, duração, vagas por saída e dias de operação. Cada saída tem sua própria contagem de vagas e é vendida online e no balcão. Pessoas avulsas e grupos podem reservar, e o nome do grupo aparece na lista de embarque. Saiba mais sobre passeios e ingressos no Ribbe.
Defina o sinal e quando o saldo vence, e coloque os dois na descrição da viagem. Por exemplo, digamos que uma viagem de uma semana custe $2.000: um sinal de 25% na reserva e o saldo 60 dias antes deixam tempo para revender a vaga se alguém desistir. Num mergulho embarcado local, costuma ser mais simples cobrar o valor integral.
No Ribbe: no balcão, receba um pagamento parcial como sinal. O checkout online pode cobrar um sinal em percentual fixo, configurado uma única vez para a loja. Na opção de reserva da viagem, o painel Configurações de Viagem & Fretamento guarda o vencimento do saldo como um número de dias antes da saída.
"A marina" não é ponto de encontro. Informe o píer ou a vaga do barco, o horário de chegada (antes da saída), onde estacionar e o que levar: carteirinha de mergulho, logbook, protetor solar e remédio para enjoo, se precisar.
No Ribbe: ponto de encontro e orientações pré-viagem são campos do mesmo painel Configurações de Viagem & Fretamento. Eles alimentam o lembrete pré-viagem, então os clientes recebem exatamente o que você escreveu.
Peça o que a viagem exige e nada mais. Um mergulho embarcado local pode precisar só de um contato de emergência e de observações médicas. Uma viagem ao exterior normalmente exige número do passaporte, validade, data de nascimento e nacionalidade para o resort, a companhia aérea ou a operadora do barco.
No Ribbe: você cria seus formulários de viagem uma única vez em Modelos, com perguntas de data e de texto curto. Uma loja pode manter um formulário de viagem completo (número do passaporte, validade do passaporte, data de nascimento, nacionalidade, contato de emergência, restrições alimentares e observações médicas) e um mais curto para fretamentos locais. Depois, escolha qual formulário a opção de reserva de cada viagem vai pedir.
Ribbe booking option for a dive trip with the Trip & Charter Settings panel
A opção de reserva de uma viagem de mergulho com o painel Configurações de Viagem & Fretamento: formulário de viagem, vencimento do saldo em dias antes da saída, ponto de encontro e orientações pré-viagem.
Se a viagem for só para mergulhadores certificados, decida isso agora e informe no anúncio.
No Ribbe: qualquer produto pode exigir o certificado de mergulho. Ative a opção na viagem e o caixa e o checkout online pedem uma foto da carteirinha do mergulhador no momento da reserva.
Dados de passaporte demoram mais do que você imagina, e de vez em quando um cliente descobre que o dele vence cedo demais. Nas viagens, envie o pedido do formulário logo após a reserva, com um prazo claro, para que haja tempo de cobrar.
No Ribbe: abra a lista de embarque da data da viagem, ou a saída no calendário, e envie o pedido do formulário de viagem por e-mail ou SMS com um clique. Cada cliente preenche o seu no próprio celular pelo link: todos os participantes nomeados na reserva, ou o responsável pela reserva quando não há participantes nomeados. A lista de embarque mostra o status do formulário de cada reserva como nenhum, pendente ou concluído, e a equipe pode abrir as respostas direto da lista de embarque.
Ribbe travel form template editor with passport, nationality, emergency contact and medical questions
Um modelo de formulário de viagem com perguntas sobre número do passaporte, validade do passaporte, nacionalidade, contato de emergência e restrições alimentares e observações médicas.
Envie o lembrete de saldo mais ou menos uma semana antes do vencimento, não no dia. Um lembrete antecipado e cordial dá margem para o cliente cujo cartão foi substituído.
No Ribbe: filtre a lista de embarque por saldo em aberto e envie o lembrete de saldo de cada linha com um clique. A mensagem traz a viagem, a data e o saldo devido. Cada envio fica registrado e a lista de embarque mostra o status do lembrete, então ninguém cobra o mesmo cliente duas vezes. O lembrete informa ao cliente o valor devido; você recebe o pagamento como já faz hoje.
Dois ou três dias antes, envie a cada reserva o ponto de encontro, o horário de chegada e o que levar. Isso reduz as ligações na manhã da saída e pega o cliente que reservou a data errada.
No Ribbe: envie o lembrete pré-viagem pela lista de embarque ou pelo calendário, por e-mail ou SMS, com um clique por reserva. O modelo traz o nome da viagem, data, horário, participantes, ponto de encontro, suas orientações pré-viagem, o saldo devido, se houver, e o link do formulário de viagem. Crie o hábito: toda tarde, abra as listas de embarque dos próximos três dias e envie o que ainda não foi enviado.
Uma prancheta molhada num convés balançando é o lugar errado para assinar um termo de responsabilidade. Resolva os termos antes do dia.
No Ribbe: os mergulhadores assinam termos de responsabilidade digitais online ao reservar, no próprio celular ou num tablet no balcão. A biblioteca de termos inclui um termo editável de Locação de Equipamento de Mergulho & Snorkel como ponto de partida; adapte-o com seu assessor jurídico. A lista de embarque mostra o status do termo de cada reserva, e o filtro termo pendente dá a lista para cobrar. Veja os termos de responsabilidade digitais no Ribbe.
Confirme a certificação de cada mergulhador antes do dia da viagem, especialmente em mergulhos com exigência de profundidade ou experiência. Descobrir no píer é tarde demais.
No Ribbe: o cadastro do cliente guarda o número da certificação, a agência e uma foto da carteirinha. Os mergulhadores adicionam isso online durante a reserva, ou a equipe mostra um QR code no balcão e tira a foto com o celular. Se o mergulhador se certificou num dos seus cursos, marcá-lo como Certificado preenche o número e a agência para você (mais no nosso artigo sobre software de gestão de cursos de mergulho). O Ribbe guarda a carteirinha, mas não verifica o nível de certificação; por isso, numa viagem com mergulho profundo ou avançado, a equipe confirma o nível pela carteirinha registrada.
Se as etapas anteriores correram bem, a manhã é uma confirmação, não uma correria. A lista de embarque mostra o que está feito e pega o que escapou.
No Ribbe: a lista de embarque é um relatório de um dia ou de um período. Ela mostra cada saída com quem reservou, número de pessoas, grupos, check-in, termo, saldo, formulário de viagem e status do lembrete. Indicadores contam saídas, participantes, grupos, check-ins, termos pendentes e saldo devido, e medidores de prontidão acompanham check-in feito, termo assinado, pago integralmente e confirmação enviada.
Ribbe manifest report for a day with departure, guest, check-in, waiver and balance tiles and readiness meters
A lista de embarque de um dia: saídas, participantes, grupos, check-ins, termos pendentes e saldo devido, com um gráfico de participantes por dia e medidores de prontidão.
Filtre as pendências. Use os filtros sem check-in, termo pendente e saldo em aberto para ver quem precisa de atenção antes do embarque.
Imprima a lista de embarque. Imprima, salve em PDF ou exporte em CSV. Deixe uma cópia no barco e outra em terra com alguém que saiba a que horas vocês devem voltar.
Faça o check-in dos clientes conforme eles chegam e acompanhe o medidor de check-in subir.
Conte as pessoas pela lista de embarque antes de sair do píer e depois de cada mergulho.
Departures on a Ribbe manifest with each booking, customer, headcount, items, status, check-in and waiver
Saídas na lista de embarque: cada reserva com o cliente, número de pessoas, itens, status, check-in e termo.
Decisões por causa do tempo fazem parte de quem opera mergulhos embarcados. O que dói é resolvê-las cliente por cliente às seis da manhã.
Defina um horário para a decisão, como 18h da véspera, e avise os clientes quando terão notícias suas.
Escreva uma política de mau tempo (primeiro remarcar, depois crédito ou reembolso) e coloque-a na descrição da viagem.
Passe a mesma mensagem para todos os clientes.
No Ribbe: mova ou cancele a saída inteira pelo calendário em vez de editar cada reserva. Se a viagem mudou de data, abra a lista de embarque da nova data e envie o lembrete pré-viagem de novo, para que cada cliente tenha os novos detalhes. Reembolsos ou créditos seguem a sua própria política; um vale-presente é uma forma de guardar um crédito.
Ao anunciar a viagem
Vagas por saída, pela capacidade do barco e pela proporção da equipe
Horário de saída, duração e dias de operação
Sinal e vencimento do saldo
Ponto de encontro, horário de chegada e orientações pré-viagem
Formulário de viagem escolhido
Certificado de mergulho exigido, se for só para certificados
Pedido de formulário de viagem enviado a todas as reservas
Status dos formulários conferido: nenhum, pendente ou concluído
Lembretes de saldo enviados antes do vencimento
Lembrete pré-viagem enviado a todas as reservas
Termos pendentes cobrados
Carteirinha registrada para cada mergulhador, com o nível confirmado quando importa
Manhã da saída
Lista de embarque impressa, uma cópia deixada em terra
Pendências resolvidas: check-in, termos, saldos
Contagem de pessoas confere com a lista de embarque antes de sair do píer
Se o tempo virar
Decisão tomada no horário definido
Saída adiada ou cancelada no calendário
Lembrete pré-viagem reenviado para a nova data
Reembolso ou crédito tratado conforme sua política escrita
Pela lista de embarque. A partir de uma linha da lista de embarque ou da saída no calendário, um clique envia o pedido do formulário de viagem, o lembrete de saldo ou o lembrete pré-viagem por e-mail ou SMS. Cada envio fica registrado e a lista de embarque mostra o status do lembrete, então você vê de relance quem ainda precisa de um.
Mova ou cancele a saída inteira pelo calendário, em vez de reserva por reserva. Se a viagem mudou de data, reenvie o lembrete pré-viagem pela lista de embarque da nova data para que os clientes tenham a nova data e o novo horário. A forma de reembolsar ou dar crédito aos clientes segue a sua própria política de mau tempo.
Só o que a viagem exige. Uma viagem ao exterior normalmente pede dados do passaporte, data de nascimento, nacionalidade, um contato de emergência, restrições alimentares e observações médicas; um fretamento local pode precisar só dos dois últimos. No Ribbe, você cria cada formulário em Modelos e escolhe qual deles cada viagem pede.
Ainda não. O lembrete de saldo informa ao cliente o valor devido junto com os detalhes da viagem, mas não inclui um link de pagamento. Você recebe o saldo como faz hoje, e a lista de embarque mostra o saldo quitado assim que ele é pago.
Não automaticamente. Você pode tornar obrigatória a foto da carteirinha numa viagem, para que a reserva a peça, e a carteirinha, o número e a agência ficam no cadastro do cliente. A equipe confirma o nível pela carteirinha registrada.
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