Eine praxistaugliche Checkliste für Tauchreisen folgt einer Zeitachse: was Sie beim Ausschreiben der Reise festlegen, was Sie in den Wochen davor einsammeln, was Sie in den letzten Tagen bestätigen, was das Tauchreise-Manifest am Morgen der Abfahrt zeigen muss und was Sie tun, wenn das Wetter eine Abfahrt verschiebt. Schließen Sie jede Etappe rechtzeitig ab, dann zählen Sie am Steg nur noch Köpfe, statt Papierkram zu erledigen.
Das funktioniert für eine lokale Bootsausfahrt mit zwei Tauchgängen genauso wie für eine einwöchige Tauchreise; bei der Reise steht nur auf jeder Liste mehr. Jeder Schritt beschreibt zuerst die übliche Praxis und dann, wie es in Ribbe läuft, der Tauchshop-Software, die Tauchreisen, Kurse, Verleih und Einzelhandel über einen einzigen Kundendatensatz steuert. Den Gesamtüberblick bietet unser Leitfaden zur Tauchshop-Software.
Die meisten Probleme am Abfahrtstag beginnen mit einer Ausschreibung, die mit einer Lücke online ging. Klären Sie diese Punkte, bevor der erste Platz verkauft ist.
Legen Sie die Zahl der Plätze nach der Kapazität des Boots und dem Verhältnis von Personal zu Tauchern fest, nicht nach dem, was Sie zu verkaufen hoffen. Bestimmen Sie Abfahrtszeit, Dauer und bei regelmäßigen Bootstauchgängen die Wochentage.
In Ribbe: Eine Tauchreise ist ein Ticketprodukt mit buchbarem Zeitplan: Startzeit, Dauer, Plätze pro Abfahrt und Wochentage. Jede Abfahrt hat ihr eigenes Platzkontingent und wird online und an der Theke verkauft. Einzelpersonen und Gruppen können buchen, und der Name einer Gruppe erscheint im Manifest. Mehr zu Touren und Tickets in Ribbe.
Legen Sie Anzahlung und Fälligkeit der Restzahlung fest und schreiben Sie beides in die Reisebeschreibung. Ein Beispiel: Eine einwöchige Reise kostet $2000. Eine Anzahlung von 25% bei Buchung und der Rest 60 Tage vor Abreise lassen Zeit, einen Platz neu zu verkaufen, falls jemand abspringt. Ein lokaler Bootstauchgang wird oft einfacher gleich komplett bezahlt.
In Ribbe: An der Theke nehmen Sie eine Teilzahlung als Anzahlung an. Der Online-Checkout kann eine prozentuale Anzahlung verlangen, die einmal für den ganzen Shop eingestellt wird. In der Buchungsoption der Reise enthält das Panel Reise- & Charter-Einstellungen die Fälligkeit der Restzahlung als Anzahl Tage vor der Abfahrt.
„Der Hafen“ ist kein Treffpunkt. Nennen Sie Steg oder Liegeplatz, die Ankunftszeit (vor der Abfahrt), wo man parkt und was mitzubringen ist: Brevetkarte, Logbuch, Sonnencreme, bei Bedarf Mittel gegen Seekrankheit.
In Ribbe: Treffpunkt und Hinweise vor der Abfahrt sind Felder im selben Panel Reise- & Charter-Einstellungen. Sie fließen in die Erinnerung vor der Abfahrt ein, sodass Ihre Gäste genau das bekommen, was Sie geschrieben haben.
Fragen Sie ab, was die Reise braucht, und nicht mehr. Für einen lokalen Bootstauchgang reichen vielleicht ein Notfallkontakt und medizinische Hinweise. Eine Reise ins Ausland braucht meist Passnummer, Ablaufdatum, Geburtsdatum und Staatsangehörigkeit für das Resort, die Airline oder den Bootsbetreiber.
In Ribbe: Sie erstellen Ihre Reiseformulare einmal unter „Vorlagen“, mit Datums- und Kurztextfragen. Ein Shop hat zum Beispiel ein vollständiges Reiseformular (Passnummer, Ablaufdatum des Passes, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Notfallkontakt, Ernährungs- und medizinische Hinweise) und ein kürzeres für lokale Charter. Dann wählen Sie, welches Formular die Buchungsoption jeder Reise anfordert.
Ribbe booking option for a dive trip with the Trip & Charter Settings panel
Die Buchungsoption einer Tauchreise mit dem Panel Reise- & Charter-Einstellungen: Reiseformular, Fälligkeit der Restzahlung in Tagen vor der Abfahrt, Treffpunkt und Hinweise vor der Abfahrt.
Ist die Reise nur für brevetierte Taucher, entscheiden Sie das jetzt und schreiben Sie es in die Ausschreibung.
In Ribbe: Bei jedem Produkt lässt sich das Tauchbrevet als Pflicht festlegen. Aktivieren Sie das für die Reise, dann verlangen Kasse und Online-Checkout bei der Buchung ein Foto der Brevetkarte des Tauchers.
Passdaten dauern länger, als man denkt, und ab und zu merkt ein Gast, dass sein Pass zu früh abläuft. Schicken Sie bei Auslandsreisen die Formularanfrage kurz nach der Buchung mit einer klaren Frist, damit Zeit zum Nachhaken bleibt.
In Ribbe: Öffnen Sie das Manifest für das Datum der Reise oder die Abfahrt im Kalender und senden Sie die Anfrage für das Reiseformular mit einem Klick per E-Mail oder SMS. Jeder Gast füllt sein Formular über den Link auf dem eigenen Handy aus: jeder namentlich genannte Gast der Buchung oder der Hauptbucher, wenn keine Gäste genannt sind. Das Manifest zeigt für jede Buchung den Formularstatus als keines, ausstehend oder erledigt, und Ihr Team kann die Antworten direkt aus dem Manifest öffnen.
Ribbe travel form template editor with passport, nationality, emergency contact and medical questions
Eine Vorlage für ein Reiseformular mit Fragen zu Passnummer, Ablaufdatum des Passes, Staatsangehörigkeit, Notfallkontakt sowie Ernährungs- und medizinischen Hinweisen.
Schicken Sie die Zahlungserinnerung etwa eine Woche vor der Fälligkeit, nicht am Tag selbst. Eine frühe, freundliche Erinnerung lässt Luft für den Gast, dessen Karte ersetzt wurde.
In Ribbe: Filtern Sie das Manifest auf Restbetrag offen und senden Sie die Zahlungserinnerung mit einem Klick aus jeder Zeile. Die Nachricht enthält Reise, Datum und offenen Betrag. Jeder Versand wird protokolliert, und das Manifest zeigt den Erinnerungsstatus, damit niemand denselben Gast zweimal anschreibt. Die Erinnerung sagt dem Gast, was offen ist; die Zahlung nehmen Sie so an wie bisher.
Zwei oder drei Tage vorher schicken Sie jeder Buchung Treffpunkt, Ankunftszeit und was mitzubringen ist. Das spart Anrufe am Morgen der Abfahrt und fängt den Gast ab, der das falsche Datum gebucht hat.
In Ribbe: Senden Sie die Erinnerung vor der Abfahrt aus dem Manifest oder dem Kalender, per E-Mail oder SMS, mit einem Klick pro Buchung. Die Vorlage enthält Name der Reise, Datum, Uhrzeit, Gäste, Treffpunkt, Ihre Hinweise vor der Abfahrt, einen eventuell offenen Restbetrag und den Link zum Reiseformular. Machen Sie es zur Gewohnheit: Öffnen Sie jeden Nachmittag die Manifeste der nächsten drei Tage und senden Sie, was noch nicht raus ist.
Ein nasses Klemmbrett auf einem schaukelnden Deck ist der falsche Ort, um einen Haftungsverzicht zu unterschreiben. Lassen Sie das vor dem Abfahrtstag erledigen.
In Ribbe: Taucher unterschreiben digitale Haftungsverzichte online bei der Buchung, auf dem eigenen Handy oder auf einem Tablet an der Theke. Die Haftungsverzicht-Bibliothek enthält eine bearbeitbare Vorlage Verleih von Tauch- & Schnorchelausrüstung als Ausgangspunkt; passen Sie sie mit Ihrem Rechtsberater an. Das Manifest zeigt den Status des Haftungsverzichts für jede Buchung, und der Filter Haftungsverzicht fehlt liefert Ihnen die Liste zum Nachfassen. Mehr zu digitalen Haftungsverzichten in Ribbe.
Bestätigen Sie das Brevet jedes Tauchers vor dem Abfahrtstag, besonders bei Tauchgängen mit Anforderungen an Tiefe oder Erfahrung. Erst am Steg davon zu erfahren ist zu spät.
In Ribbe: Der Kundendatensatz enthält Brevetnummer, Tauchverband und ein Foto der Karte. Taucher fügen sie online bei der Buchung hinzu, oder Ihr Team zeigt an der Theke einen QR-Code und macht das Foto mit dem Handy. Hat der Taucher sein Brevet in einem Ihrer Kurse gemacht, trägt die Markierung als „Zertifiziert“ Nummer und Verband automatisch ein (mehr dazu in unserem Beitrag zur Software für die Tauchkursverwaltung). Ribbe speichert die Karte, prüft aber nicht die Brevetstufe. Bei einer tiefen oder anspruchsvollen Ausfahrt bestätigt Ihr Team die Stufe anhand der hinterlegten Karte.
Wenn die früheren Etappen gut gelaufen sind, ist der Morgen eine Bestätigung, keine Hektik. Das Manifest zeigt, was erledigt ist, und fängt auf, was durchgerutscht ist.
In Ribbe: Das Manifest ist ein Bericht für einen Tag oder einen Zeitraum. Es listet jede Abfahrt mit den Gebuchten, Personenzahl, Gruppen, Check-in, Haftungsverzicht, Restbetrag, Reiseformular und Erinnerungsstatus. Kacheln zählen Abfahrten, Gäste, Gruppen, Check-ins, fehlende Haftungsverzichte und offene Beträge, und Fortschrittsanzeigen verfolgen eingecheckt, Haftungsverzicht unterschrieben, vollständig bezahlt und Bestätigung gesendet.
Ribbe manifest report for a day with departure, guest, check-in, waiver and balance tiles and readiness meters
Das Manifest für einen Tag: Abfahrten, Gäste, Gruppen, Check-ins, fehlende Haftungsverzichte und offene Beträge, mit einem Diagramm der Gäste pro Tag und Fortschrittsanzeigen.
Auf die Lücken filtern. Mit den Filtern „nicht eingecheckt“, „Haftungsverzicht fehlt“ und „Restbetrag offen“ sehen Sie, wer vor dem Einsteigen noch Aufmerksamkeit braucht.
Manifest drucken. Drucken Sie es, speichern Sie es als PDF oder exportieren Sie es als CSV. Behalten Sie ein Exemplar an Bord und lassen Sie eines an Land bei jemandem, der weiß, wann Sie zurück sein sollten.
Gäste einchecken, sobald sie ankommen, und zusehen, wie sich die Check-in-Anzeige füllt.
Köpfe zählen anhand des Manifests, vor dem Ablegen und nach jedem Tauchgang.
Departures on a Ribbe manifest with each booking, customer, headcount, items, status, check-in and waiver
Abfahrten im Manifest: jede Buchung mit Kunde, Personenzahl, Artikeln, Status, Check-in und Haftungsverzicht.
Wetterentscheidungen gehören zu Bootstauchgängen einfach dazu. Weh tut es, sie um sechs Uhr morgens Gast für Gast abzuwickeln.
Legen Sie eine Uhrzeit für die Entscheidung fest, etwa 18 Uhr am Vorabend, und sagen Sie den Gästen, wann sie von Ihnen hören.
Schreiben Sie eine Wetterregelung (zuerst umbuchen, dann Gutschrift oder Erstattung) und nehmen Sie sie in die Reisebeschreibung auf.
Geben Sie jedem Gast dieselbe Nachricht.
In Ribbe: Verschieben oder stornieren Sie die ganze Abfahrt im Kalender, statt jede Buchung einzeln zu bearbeiten. Bei einer verschobenen Abfahrt öffnen Sie das Manifest für das neue Datum und senden die Erinnerung vor der Abfahrt erneut, damit jeder Gast die neuen Details hat. Erstattungen oder Gutschriften richten sich nach Ihrer eigenen Regelung; eine Geschenkkarte ist eine Möglichkeit, ein Guthaben festzuhalten.
Wenn Sie die Reise ausschreiben
Plätze pro Abfahrt, nach Bootskapazität und Personalschlüssel
Abfahrtszeit, Dauer und Wochentage
Anzahlung und Fälligkeit der Restzahlung
Treffpunkt, Ankunftszeit und Hinweise vor der Abfahrt
Tauchbrevet als Pflicht, wenn nur für Brevetierte
Anfrage für Reiseformular an jede Buchung gesendet
Formularstatus geprüft: keines, ausstehend oder erledigt
Zahlungserinnerungen vor der Fälligkeit gesendet
Erinnerung vor der Abfahrt an jede Buchung gesendet
Fehlende Haftungsverzichte nachgefasst
Brevetkarte für jeden Taucher hinterlegt, Stufe geprüft, wo es darauf ankommt
Manifest gedruckt, ein Exemplar an Land gelassen
Offene Punkte erledigt: Check-in, Haftungsverzichte, Restbeträge
Personenzahl stimmt vor dem Ablegen mit dem Manifest überein
Wenn das Wetter zuschlägt
Entscheidung bis zur festgelegten Uhrzeit getroffen
Abfahrt im Kalender verschoben oder abgesagt
Erinnerung vor der Abfahrt für das neue Datum erneut gesendet
Erstattung oder Gutschrift gemäß Ihrer schriftlichen Regelung abgewickelt
Über das Manifest. Aus einer Zeile im Manifest oder von der Abfahrt im Kalender senden Sie mit einem Klick die Anfrage für das Reiseformular, die Zahlungserinnerung oder die Erinnerung vor der Abfahrt per E-Mail oder SMS. Jeder Versand wird protokolliert, und das Manifest zeigt den Erinnerungsstatus, sodass Sie auf einen Blick sehen, wer noch eine braucht.
Verschieben oder stornieren Sie die ganze Abfahrt im Kalender statt Buchung für Buchung. Bei einer verschobenen Abfahrt senden Sie die Erinnerung vor der Abfahrt erneut aus dem Manifest des neuen Datums, damit die Gäste das neue Datum und die neue Uhrzeit haben. Ob Sie Gästen erstatten oder gutschreiben, richtet sich nach Ihrer eigenen Wetterregelung.
Nur, was die Reise braucht. Reisen ins Ausland bedeuten meist Passdaten, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, einen Notfallkontakt sowie Ernährungs- und medizinische Hinweise; für einen lokalen Charter reichen vielleicht die letzten beiden. In Ribbe erstellen Sie jedes Formular unter „Vorlagen“ und wählen, welches jede Reise anfordert.
Noch nicht. Die Zahlungserinnerung nennt dem Gast den offenen Betrag zusammen mit den Reisedetails, enthält aber keinen Zahlungslink. Sie nehmen den Restbetrag an wie bisher, und das Manifest zeigt ihn als beglichen, sobald er bezahlt ist.
Nicht automatisch. Sie können das Foto der Brevetkarte für eine Reise zur Pflicht machen, sodass die Buchung danach fragt, und Karte, Nummer und Tauchverband bleiben im Kundendatensatz. Die Stufe bestätigt Ihr Team anhand der hinterlegten Karte.
Steuern Sie Ihre Tauchreisen über ein Manifest Reisen, Reiseformulare, Haftungsverzichte, Brevetkarten und Restbeträge im selben Kundendatensatz wie Ihre Kurse, Füllkarten und Ihr Verleih. Testen Sie es mit Ihren eigenen Tauchreisen. Kostenlos testen