Un contrato de alquiler de carritos de golf cumple cinco funciones: nombrar a cada persona autorizada a conducir, confirmar que cada una tiene una licencia de conducir válida y cumple tu norma de edad, indicar por dónde puede y no puede circular el carrito, establecer qué pasa cuando vuelve dañado, con retraso, descargado o remolcado, y vincular todo eso a un carrito específico por su número de unidad. Un contrato de alquiler de carritos de golf que omite alguno de estos puntos te deja discutiendo por un carrito que no puedes identificar, conducido por alguien que nunca conociste.
Esta publicación recorre las cláusulas que suelen incluir los operadores y luego muestra cómo lograr que el contrato se firme y se guarde para que el registro se sostenga más adelante. El ejemplo de trabajo es Island Carts en Isle of Palms, que alquila seis tipos de carritos legales para circular por calle, por día y por semana, entrega la mayoría a casas de vacaciones y entrega las llaves a arrendatarios que nunca han conducido un carrito.
Row of street-legal golf carts parked outside a beach town rental office at morning
Usa un lenguaje lo bastante breve para que una familia que espera para ir a la playa lo lea. Esto es orientación para operadores, no asesoría legal. Las normas sobre vehículos de baja velocidad varían según el estado, el condado y la isla, así que haz revisar el documento final por tu abogado antes de que lo firme el primer arrendatario.
Conductores nombrados. Cada persona que va a conducir aparece listada por nombre con su número de licencia. Nadie más conduce.
Licencia y edad. Cada conductor tiene una licencia de conducir válida y cumple tu edad mínima, por ejemplo 21 o 25 años.
Por dónde puede circular el carrito. Qué calles y senderos están permitidos, cuáles no (carreteras, la playa, dunas), y si el carrito puede salir de la isla o del complejo.
Pasajeros. No más ocupantes que asientos, niños en un asiento elevado donde tu norma local lo exija, todos sentados mientras el carrito se mueve.
Daños y el depósito. El monto, que se retiene con tarjeta, y a qué se puede aplicar (daños en la carrocería, llaves perdidas, una funda faltante, limpieza).
Estado al devolver, carga y devolución tardía. Los carritos eléctricos vuelven enchufados o con un nivel de carga acordado, los de gasolina con el combustible con que salieron; tu cargo por día adicional, y cuándo un carrito tardío se trata como no devuelto.
Multas, estacionamiento y remolque. Las multas, cargos de estacionamiento y remolque durante el alquiler son responsabilidad del arrendatario.
Uso prohibido. Nada de remolcar, correr, conducir bajo la influencia, modificaciones, ni prestar el carrito a otro hogar.
Normas locales de circulación por calle. Luces encendidas después del anochecer, el límite de velocidad señalado, las vías donde se permiten los LSV.
El carrito en sí. Marca, modelo y número de unidad, los complementos del pedido (un asiento elevado para niños o una hielera con ruedas, por ejemplo) y la dirección de entrega.
Accidentes. A quién llamar, y que todo incidente se reporte el mismo día.
Un contrato vale lo que valga el registro que lo respalda. Cinco hábitos importan cuando una disputa llega un mes después: capturar la licencia, nombrar a cada conductor, guardar la firma con una marca de tiempo y el texto exacto firmado, retener el depósito con tarjeta antes de que el carrito salga, y poner el número de unidad en el contrato. Así es como Island Carts hace esto en Ribbe, el software de alquiler de carritos de golf detrás de su caja registradora y su sitio web.
La Biblioteca de exenciones incluye una exención para carritos de golf lista para usar entre sus 31 exenciones por actividad. Impórtala al Diseñador de Plantillas y edítala como cualquier otra plantilla, reemplazando el texto genérico con tus cláusulas de la lista anterior. La biblioteca incluye un aviso de que no es asesoría legal, así que haz revisar el resultado por tu abogado antes de usarlo.
Ribbe Waiver Library showing the list of activity waivers with the Golf cart waiver preview open
La Biblioteca de exenciones con la vista previa de la exención para carritos de golf abierta.
Un contrato de alquiler creado en el Diseñador de Plantillas usa bloques de texto más campos del pedido y del cliente que se completan al firmar: nombre del arrendatario, dirección, número de licencia, fechas del alquiler, marca y modelo del carrito, número de unidad y el depósito. Las casillas de iniciales se colocan junto a las cláusulas que quieres que se reconozcan una por una, con un bloque de firma al final. Nadie escribe el número de unidad a mano.
The golf cart rental agreement open in the Template Designer with order and customer fill-in fields
La plantilla del contrato con los campos de arrendatario, licencia, carrito y depósito que se completan al firmar.
Cada tipo de carrito se vincula luego al contrato. Island Carts vincula los seis, desde el Club Car Onward 4-Passenger (Electric) hasta el Icon i60L Lifted 6-Passenger LSV, de modo que la caja registradora exige un contrato firmado antes de que salga cualquier carrito. La firma puede hacerse en el panel de la caja, en el teléfono del cliente desde un código QR o un enlace, en un panel Topaz, o en papel escaneado después. La copia firmada se guarda en el pedido y en el registro del cliente con la hora de la firma, el nombre de quien firma y un hash del documento, y se envía por correo al cliente. El resumen de exenciones y contratos digitales cubre las opciones de firma.
La cláusula que dice que solo conductores con licencia pueden operar el carrito vale poco si nadie revisa la licencia. En el mostrador, el personal escanea la licencia de conducir y el sistema completa nombre, dirección, fecha de nacimiento y número de licencia, y adjunta la foto de la licencia al alquiler (licencias de Estados Unidos y Canadá). El registro del cliente guarda la licencia en su pestaña Licencia para el próximo alquiler.
La mayoría de las reservas de carritos de golf tienen más de un conductor. Una reserva puede llevar contactos adicionales, que es donde van los demás conductores nombrados. Cada uno firma su propia exención desde el mismo enlace del pedido, de modo que un cónyuge que llega en un vuelo posterior firma desde su propio teléfono.
Con la verificación de edad activada en la configuración del POS, se exige la fecha de nacimiento de quien firma y la exención de un menor se redirige a un padre o tutor cuyo nombre queda registrado. Ribbe registra la edad y redirige la firma del tutor; no rechaza el alquiler, así que tu edad mínima de conductor sigue siendo una cláusula que el personal hace cumplir al entregar el carrito.
Ribbe POS settings page, Checkout Rules section, with Waiver Age Verification switched on
Reglas de pago en la configuración del POS, con la opción Verificar edad antes de firmar que redirige la exención de un menor a un padre o tutor.
La cláusula del depósito y la configuración de pago deben coincidir. Island Carts preautoriza el depósito en la tarjeta del arrendatario al recoger o al entregar, por ejemplo $500, y el personal lo captura o lo libera al devolver una vez revisado el carrito. Una preautorización retiene el dinero sin cobrarlo, lo cual es más fácil de explicar que un reembolso.
Junto con el alquiler se puede vender un producto de exención de daños: un monto fijo por alquiler, un monto por día con un tope de días cobrados, o un porcentaje del precio del alquiler. A qué tipos de carrito se aplica se marca en la pestaña Se aplica a del producto de exención, de modo que aparece en los LSV levantados y en los de seis asientos pero no en un Golf Cart Cover ni en un Beach Chair & Umbrella Set.
The damage waiver product's Applies To tab in Ribbe with the six golf cart types ticked
La pestaña Se aplica a de la exención de daños, con los tipos de carrito marcados y los complementos sin marcar.
El plan de tarifas lleva niveles diario y semanal, con un nivel de tiempo extra de Día adicional que se aplica por sí solo cuando un carrito se queda más allá de la fecha de devolución. Solo como precios de ejemplo, el Club Car Onward 4-Passenger (Electric) podría listarse a $95 por día y $450 por semana, y el Evolution D5 Maverick 4 Lifted LSV a $140 por día. Las Reglas de negocio agregan la capa de política sin necesidad de un desarrollador: un depósito más alto en alquileres de fin de semana, días mínimos en un fin de semana festivo, o un recargo por una ubicación de devolución distinta, aplicado por igual en línea y en la caja registradora.
Island Carts booking page for the Club Car Onward 4-Passenger with dates and daily and weekly rate tiers
La página de reserva del Club Car Onward 4-Passenger (Electric) con las fechas y los niveles diario y semanal.
Delivery driver unloading a golf cart from a trailer in front of a beach vacation home
El tercer riesgo, un carrito que no está donde debería, empieza por la identificación. Cada carrito de Island Carts es un activo con número de serie y campos personalizados; la tienda registra el kilometraje y el tipo de combustible en el registro del activo. La salida y el regreso ocurren escaneando la etiqueta del carrito, y la cámara del teléfono puede actuar como escáner en el camión. El libro de alquileres muestra qué está afuera, qué vence hoy y qué ya está atrasado, de modo que un carrito que vence a las 10 a.m. es una línea en una pantalla y no una sorpresa a las 4 p.m.
One golf cart's asset record in Ribbe with serial number, make and model, mileage and fuel fields and status
El registro de activo de un carrito: SKU, clase, ubicación y estado en la pestaña General, con especificaciones, historial de alquiler y mantenimiento en las otras pestañas.
Los planes de mantenimiento funcionan sobre el mismo registro de activo, por kilometraje (el odómetro se escribe al hacer el servicio), por días o por alquileres, con una lista de verificación de aprobado/reprobado que cubre llantas, frenos, luces y el cargador. Island Carts partió del conjunto Cars, RVs & vehicles de la biblioteca de planes. Un carrito que no pasa una inspección puede quedar fuera de servicio.
Ribbe maintenance plan library filtered to the Cars, RVs and vehicles set of inspection plans
La biblioteca de planes de mantenimiento filtrada a Cars, RVs & vehicles.
La mayoría de los alquileres de Island Carts se entregan a domicilio. Un producto Delivery to Rental Home, por ejemplo $40 por trayecto, cubre el caso simple; el módulo de entregas agrega rutas con camión, conductor y ventana horaria, y una app para el conductor. En la puerta, el conductor recoge una nota de entrega firmada, y el contrato mismo se puede firmar en el teléfono del conductor al entregar el carrito. Un enlace de pago enviado por correo o SMS deja que el arrendatario pague el saldo y firme antes de que el camión salga. La publicación sobre software de entrega de alquileres para casas de vacaciones cubre la configuración de entregas de principio a fin.
Si estás comparando sistemas antes de la temporada, el mejor software de alquiler de carritos de golf enumera las funciones que importan para los carritos, y la página de alquiler de carritos de golf muestra cómo otros operadores usan Ribbe. No hay costo inicial de software y las tarifas de reserva en línea las pagan tus clientes; para algo específico de tu flota, contáctanos.
Sí. Cuando el tipo de carrito está vinculado al contrato, la caja registradora exige el contrato firmado antes de la salida, ya sea que se haya firmado en el mostrador, en el teléfono del arrendatario o en la puerta.
Sí. Agrega al segundo conductor como contacto adicional en la reserva y firmará su propia exención desde el mismo enlace del pedido, en su propio teléfono si lo prefiere. Cada firma se guarda con su propia hora, el nombre de quien firma y un hash.
Tu contrato puede exigir una licencia válida para cada conductor nombrado, y el escaneo en el mostrador completa los datos y guarda la foto en la pestaña Licencia. Ribbe no verifica una licencia contra el DMV ni ningún otro registro, así que una revisión visual por parte del personal sigue siendo parte de la entrega.
De tres formas, que se pueden combinar: el personal captura parte o todo el depósito preautorizado, una exención de daños que compró el arrendatario cubre la pérdida, o el arrendatario paga la diferencia con un enlace de pago. El daño no se cobra automáticamente a partir de fotos; una persona decide el monto.
La Biblioteca de exenciones incluye una exención para carritos de golf que puedes importar al Diseñador de Plantillas y convertir en un contrato de alquiler completo con campos que se completan solos y casillas de iniciales. Incluye un aviso de que no es asesoría legal; haz revisar el documento final por tu abogado para tu estado y ciudad.
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