El software de alquiler de artículos para fiestas tiene un trabajo que la mayoría del software de alquiler hace mal: contar. Una empresa de alquiler para fiestas controla 120 sillas plegables, 30 mesas redondas, 8 carpas y 6 inflables que salen todos en un camión el sábado por la mañana y vuelven el domingo por la noche. El software tiene que saber cuántas sillas están libres en una fecha, cobrar el fin de semana como un solo evento, recoger un contrato firmado para el castillo inflable, planear las rutas de entrega y dejar que una escuela pague por factura. Esta guía muestra cómo Ribbe maneja cada una de esas cosas.
El ejemplo real es Celebrations Party Rentals, una tienda demo en Nashville con un catálogo que te resultará familiar: Castle Bounce House 13x13, Combo Bounce & Slide, carpas Frame Tents de 20x20 y 20x40, una Pole Tent de 40x60, 60-inch Round Tables (set de 4), Folding Chairs (set de 10), Chiavari Chairs (set de 10), 120-inch Round Linens (set de 4), una Dance Floor 16x16, una Popcorn Machine, una Cotton Candy Machine y un Patio Heater, además de los servicios Delivery & Setup, Teardown & Pickup y Same-day Pickup. Cada precio a continuación es un ejemplo, no una cotización.
Party rental warehouse with stacked folding chairs, round tables and rolled tent canvas
Ribbe controla un producto de una de dos formas. Un producto controlado por cantidad es un conteo: 120 sillas plegables, 30 mesas redondas, 12 juegos de mantelería redonda. La disponibilidad para un rango de fechas cuenta lo que ya está reservado, así que cuando una feria escolar reserva 100 sillas para un sábado, la web y la caja muestran ambas 20 disponibles para ese fin de semana.
Un producto serializado le da a cada unidad su propia etiqueta. Los inflables van aquí. Cada Castle Bounce House 13x13 y cada Combo Bounce & Slide lleva su propio código de barras o QR, así que sabes qué unidad fue a qué patio y cuándo se inspeccionó por última vez. Las carpas pueden ir de cualquiera de las dos formas.
Los sets son productos propios con su propio precio: Folding Chairs (set de 10) a, digamos, $15 por set y 60-inch Round Tables (set de 4) a, digamos, $48 por set.
En línea, cada producto tiene su página de reserva.
Online booking page for the Castle Bounce House 13x13 with event date, price and add-ons
La página de reserva del Castle Bounce House 13x13: el cliente elige la fecha del evento y ve el precio y los complementos que se ofrecen con él.
Las carpas usan el mismo tipo de página. En la página de la 20x40 Frame Tent un cliente corporativo puede reservar la carpa sin una llamada, y tu personal todavía la revisa antes de que se confirme.
Online booking page for the 20x40 Frame Tent showing event date and pricing
La página de reserva de la 20x40 Frame Tent, construida a partir del mismo registro de producto que usa la caja.
Los planes de tarifas en Ribbe tienen niveles por hora, medio día, día, semana y temporada. Para equipo de fiestas el nivel que importa es el diario o el de fin de semana, así que una entrega el sábado con recogida el lunes se cobra como un solo evento en lugar de tres días. El Castle Bounce House podría tener un nivel de fin de semana de, digamos, $225, y la 20x40 Frame Tent, digamos, $650. Los niveles de tiempo extra (Extra Hour, Extra Day, Extra Week) se aplican automáticamente cuando un alquiler se pasa de su devolución, lo que cubre al cliente que se queda con la carpa hasta el martes.
Delivery & Setup es una línea por orden. Teardown & Pickup y Same-day Pickup son servicios aparte, así que un recinto que necesita el piso despejado esa misma noche paga por el viaje. Las tarifas de servicio cubren el resto: una tarifa fija o por porcentaje por orden o por artículo, con o sin impuesto, para un cargo de combustible o una tarifa de instalación.
Las Business Rules te dejan escribir la política que ya aplicas a mano: un depósito más alto en alquileres de fin de semana, un mínimo de dos días en fines de semana festivos, un descuento según el tiempo de anticipación. Las reglas se aplican igual en la caja y en línea.
El límite de reserva en línea limita la web a N unidades o un porcentaje de un producto, así que el organizador que llama el jueves todavía encuentra sillas que la web no agotó.
Una orden de carpa necesita una revisión humana antes de que salga un camión: si hay espacio para clavar una 40x60 Pole Tent, si hay corriente para el soplador. Ribbe te da dos modos de aprobación para órdenes en línea. El modo Review marca cada orden web para revisarla. El modo Blocking detiene la orden hasta que alguien la aprueba, lo que conviene para carpas e inflables grandes.
En el checkout el sitio puede ofrecer entrega. El cliente escribe la dirección del recinto, o elige una zona de entrega cuando cobras por zona. El carrito retiene la unidad elegida durante una cantidad fija de minutos, y los compradores que se van sin pagar reciben un recordatorio de carrito abandonado.
El calendario de reservas es donde el fin de semana toma forma: qué sale el sábado, qué vuelve el domingo por la noche, y qué todavía espera aprobación.
Bookings calendar showing a weekend of party rental events across Saturday and Sunday
El calendario de reservas de un fin de semana de eventos, con cada orden en su día de evento.
Dos documentos acompañan a una orden de fiesta. El contrato de alquiler se diseña en el Template Designer con los campos de la orden, el cliente y la unidad completados, se firma como una exención, y se envía una copia por correo al cliente. La exención de responsabilidad cubre a las personas que usan el equipo.
La Waiver Library incluye 31 exenciones listas por actividad, entre ellas una exención para castillos inflables e inflables y una exención para alquiler de artículos para fiestas. Importa cualquiera al Template Designer, edítala como cualquier plantilla, y haz que tu abogado la revise antes de usarla; la biblioteca es un punto de partida, no asesoría legal.
Waiver Library with the bounce house and inflatables waiver preview open for review
La Waiver Library con la vista previa de la exención para castillos inflables e inflables abierta para revisión.
El cliente puede firmar en su propio teléfono desde un enlace enviado con la reserva, en el lápiz del mostrador si recoge en tienda, o en el teléfono del conductor al entregar. La copia firmada se guarda en la orden y en el registro del cliente con un registro de firma: hora, nombre del firmante y hash del documento. Activa la verificación de edad y se exige la fecha de nacimiento del firmante; la exención de un menor se envía a un padre o tutor, cuyo nombre queda registrado. Ribbe no bloquea un alquiler por edad; registra la edad y envía la firma del tutor.
Un depósito de seguridad se preautoriza en una tarjeta, o se cobra como un pago, y el personal lo captura o lo libera al devolver. Un producto de exención de daños para inflables y carpas se puede cobrar fijo por alquiler, por día con un tope en los días cobrados, o como un porcentaje del alquiler. El resumen de exenciones y firma digital cubre las formas de firma con más detalle.
Crew unloading tent poles and folding chairs from a box truck at a suburban backyard
El módulo de entrega y recogida es donde realmente se juzga el software de alquiler para fiestas. Funciona en tres niveles, Off, Basic y Full, con interruptores de capacidad, así que una empresa con dos camiones puede empezar simple.
Pickup and Delivery settings with module level Off, Basic, Full and capability toggles
La configuración de Pickup and Delivery: el nivel del módulo y los interruptores que activan cada capacidad.
Una ruta tiene un camión, un conductor, una cuadrilla y una ventana de tiempo. Las paradas se agrupan por dirección, así que 40 sillas, 5 mesas redondas y la Popcorn Machine para una casa se convierten en una sola parada. Una ruta puede entregar y recoger en el mismo viaje, incluido un intercambio en el mismo recinto. La optimización de ruta ordena las paradas, las plantillas de ruta guardan un sábado estándar, y el planificador marca un conflicto cuando un conductor o un camión está reservado en dos rutas a la vez. Los conductores y la cuadrilla son personal con destrezas en el planificador de empleados.
Run builder Stops and orders view with stops grouped by address and Deliver and Collect tags
El constructor de rutas del módulo de entrega en una tienda demo de equipo de playa: paradas agrupadas por dirección, etiquetadas Deliver o Collect.
Antes de que salga el camión, la lista de carga enumera cada artículo de la ruta y la cuadrilla marca cada uno a medida que lo sube. Un soplador que falta para el Combo Bounce & Slide cuesta un segundo viaje; esta pantalla lo detecta en la puerta del almacén.
Run builder Load truck checklist with items ticked as loaded at the warehouse
La lista de carga del módulo de entrega, con cada artículo marcado a medida que sube al camión.
En el sitio, la app del conductor toma el control. El conductor marca los artículos entregados, toma fotos de la instalación, y el cliente firma la Delivery Note en el teléfono del conductor. Un mensaje de hora estimada de llegada va al cliente al salir, y las rutas se sincronizan en un solo sentido con Google Calendar. Para un vistazo más detallado al módulo, lee nuestro recorrido por el software de entrega de alquiler.
Driver's phone recording a delivery: items ticked, setup photo added, customer signature field
Registrando una entrega en el teléfono del conductor: artículos marcados, una foto adjunta y la firma del cliente.
Las escuelas, iglesias y empresas no pagan con tarjeta en un mostrador. Configúralas como clientes on-account y la orden se registra como una factura con su propio número de factura. Los estados de cuenta, la antigüedad de cuentas por cobrar y los recordatorios de atraso persiguen el saldo. Un enlace de pago por correo o SMS deja que el tesorero de la asociación de padres pague desde su teléfono, y una tarjeta guardada cubre al organizador corporativo que repite.
El registro del cliente guarda cada evento pasado, documento firmado y pago para la llamada del próximo año.
On-account and receivables settings next to the list of customer invoices
La configuración de on-account y cuentas por cobrar con la lista de facturas debajo.
Los clientes sin cita pasan por la misma caja: pagos con tarjeta a través de Stripe en un lector, efectivo, cheque, tarjeta de regalo, crédito en tienda y pagos on-account. La guía del sistema POS de alquiler cubre qué buscar en una caja.
Los planes de mantenimiento preventivo corren por días o por número de alquileres, con una lista de verificación de aprobado/reprobado por inspección. El set Party & event rentals de la biblioteca de planes cubre una lista de inspección de inflables, revisiones del soplador y una inspección de carpas. Una inspección reprobada deja la unidad fuera de servicio.
Los reportes responden las preguntas del invierno. La utilización por grupo de producto y la lista de artículos inactivos muestran qué artículos se ganan su espacio en el estante. El reporte de uso de flota muestra qué artículos nunca salieron del almacén en toda la temporada, y los ingresos por día muestran cuánto del año se gana los sábados.
No hay costo inicial de software para Ribbe. Las tarifas de reserva en línea las pagan tus clientes. Para hablar sobre tu flota y tus camiones, habla con nosotros, o consulta la página de alquiler para fiestas. Si estás planeando los meses antes de la temporada, la lista de preparación para la temporada de verano es un buen complemento para esta guía.
Sí. Las sillas, mesas y mantelería son productos controlados por cantidad: ingresas el conteo que tienes y la disponibilidad cuenta lo que ya está reservado para las fechas. Los inflables pueden serializarse para que cada unidad tenga su propia etiqueta.
Sí. Configura a la escuela como cliente on-account y la orden se registra como una factura con su propio número de factura, respaldada por estados de cuenta y recordatorios de atraso. Un enlace de pago por correo o SMS les permite pagar desde el teléfono.
Sí. El cliente firma la Delivery Note en el teléfono del conductor y el conductor adjunta fotos de la instalación; ambas quedan en la orden como comprobante de entrega. La exención también se puede firmar en el teléfono del conductor si no se firmó desde el enlace de reserva.
Sí. Una ruta puede mezclar paradas Deliver y Collect, incluido un intercambio en el mismo recinto. Si el mismo camión o conductor queda en dos rutas superpuestas, el planificador marca el conflicto.
No en Ribbe. No hay un portal de cliente donde un cliente edite una orden después de reservar. El cliente llama o escribe un correo, tu personal cambia la orden en la caja, y desde ahí sale el enlace de pago actualizado.
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