Une check-list de sortie plongée efficace suit une chronologie : ce que vous réglez à la mise en vente de la sortie, ce que vous collectez dans les semaines précédentes, ce que vous confirmez les derniers jours, ce que le manifeste de sortie plongée doit afficher le matin même, et ce que vous faites quand la météo décale un départ. Bouclez chaque étape à temps et le ponton se résume à compter les têtes au lieu d'une séance de paperasse.
Elle fonctionne aussi bien pour une sortie bateau locale à deux plongées que pour un voyage d'une semaine ; le voyage a simplement plus de points sur chaque liste. Chaque étape présente d'abord la pratique générale, puis son fonctionnement dans Ribbe, le logiciel pour centre de plongée qui gère sorties, formations, location et boutique sur une seule fiche client. Pour une vue d'ensemble, commencez par notre guide du logiciel pour centre de plongée.
La plupart des problèmes du jour J viennent d'une annonce mise en ligne avec un élément manquant. Réglez ces points avant de vendre la première place.
Fixez le nombre de places selon la capacité du bateau et votre ratio encadrants/plongeurs, pas selon ce que vous espérez vendre. Décidez de l'heure de départ, de la durée et, pour les sorties bateau régulières, des jours où elles ont lieu.
Dans Ribbe : une sortie est un produit billet avec un planning réservable : heure de début, durée, places par départ et jours de sortie. Chaque départ garde son propre nombre de places et se vend en ligne comme au comptoir. Particuliers et groupes peuvent réserver, et le nom d'un groupe apparaît sur le manifeste. En savoir plus sur les excursions et la billetterie dans Ribbe.
Décidez de l'acompte et de la date d'échéance du solde, et indiquez les deux dans la description de la sortie. Par exemple, pour un voyage d'une semaine à 2 000 $ : un acompte de 25 % à la réservation et le solde à 60 jours du départ laissent le temps de revendre une place en cas de désistement. Pour une sortie bateau locale, le paiement intégral est souvent plus simple.
Dans Ribbe : au comptoir, encaissez un paiement partiel comme acompte. Le paiement en ligne peut prélever un acompte en pourcentage fixe, configuré une fois pour tout le centre. Sur l'option de réservation de la sortie, le panneau Paramètres sorties & charters contient la date d'échéance du solde, exprimée en nombre de jours avant le départ.
« Le port » n'est pas un point de rendez-vous. Précisez le quai ou le ponton, l'heure d'arrivée (avant le départ), où se garer et quoi apporter : carte de niveau, carnet de plongée, crème solaire, médicament contre le mal de mer si besoin.
Dans Ribbe : le point de rendez-vous et les consignes avant la sortie sont des champs du même panneau Paramètres sorties & charters. Ils alimentent le rappel avant la sortie : vos participants reçoivent exactement ce que vous avez écrit.
Demandez ce dont la sortie a besoin, et rien de plus. Une sortie bateau locale peut ne nécessiter qu'un contact d'urgence et des informations médicales. Un voyage à l'étranger demande en général le numéro de passeport, sa date d'expiration, la date de naissance et la nationalité pour l'hôtel, la compagnie aérienne ou l'opérateur du bateau.
Dans Ribbe : vous créez vos formulaires de voyage une fois pour toutes dans Modèles, avec des questions de type date et texte court. Un centre peut garder un formulaire de voyage complet (numéro de passeport, expiration du passeport, date de naissance, nationalité, contact d'urgence, régime alimentaire et informations médicales) et un plus court pour les sorties bateau locales. Choisissez ensuite le formulaire que demande l'option de réservation de chaque sortie.
Ribbe booking option for a dive trip with the Trip & Charter Settings panel
L'option de réservation d'une sortie plongée avec le panneau Paramètres sorties & charters : formulaire de voyage, échéance du solde en jours avant le départ, point de rendez-vous et consignes avant la sortie.
Si la sortie est réservée aux plongeurs certifiés, décidez-le dès maintenant et indiquez-le dans l'annonce.
Dans Ribbe : n'importe quel produit peut rendre le certificat de plongée obligatoire. Activez-le pour la sortie : la caisse et le paiement en ligne demandent une photo de la carte de niveau du plongeur au moment de la réservation.
Les informations de passeport prennent plus de temps qu'on ne le pense, et il arrive qu'un participant découvre que le sien expire trop tôt. Pour les voyages, envoyez la demande de formulaire peu après la réservation avec une date limite claire, pour avoir le temps de relancer.
Dans Ribbe : ouvrez le manifeste à la date de la sortie, ou le départ dans le calendrier, et envoyez la demande de formulaire de voyage par e-mail ou par SMS en un clic. Chaque participant remplit le sien sur son téléphone à partir du lien : chaque participant nommé dans la réservation, ou la personne qui a réservé si aucun participant n'est nommé. Le manifeste affiche le statut du formulaire de chaque réservation (aucun, en attente ou rempli), et l'équipe peut ouvrir les réponses directement depuis le manifeste.
Ribbe travel form template editor with passport, nationality, emergency contact and medical questions
Un modèle de formulaire de voyage avec des questions sur le numéro de passeport, l'expiration du passeport, la nationalité, le contact d'urgence, le régime alimentaire et les informations médicales.
Envoyez le rappel de solde une semaine environ avant l'échéance, pas le jour même. Un rappel aimable et anticipé laisse de la marge au participant dont la carte bancaire a été remplacée.
Dans Ribbe : filtrez le manifeste sur solde dû et envoyez le rappel de solde depuis chaque ligne en un clic. Le message reprend la sortie, la date et le solde dû. Chaque envoi est journalisé et le manifeste affiche le statut des rappels : personne ne relance deux fois le même participant. Le rappel indique au participant ce qu'il doit ; vous encaissez le paiement comme vous le faites aujourd'hui.
Deux ou trois jours avant, envoyez à chaque réservation le point de rendez-vous, l'heure d'arrivée et ce qu'il faut apporter. Cela réduit les appels du matin même et permet de repérer le participant qui s'est trompé de date.
Dans Ribbe : envoyez le rappel avant la sortie depuis le manifeste ou le calendrier, par e-mail ou par SMS, en un clic par réservation. Le modèle reprend le nom de la sortie, la date, l'heure, les participants, le point de rendez-vous, vos consignes avant la sortie, l'éventuel solde dû et le lien du formulaire de voyage. Prenez l'habitude : chaque après-midi, ouvrez les manifestes des trois jours suivants et envoyez tout ce qui n'est pas encore parti.
Un porte-bloc trempé sur un pont qui tangue n'est pas le bon endroit pour signer une décharge. Faites signer les décharges avant le jour J.
Dans Ribbe : les plongeurs signent des décharges numériques en ligne au moment de réserver, sur leur propre téléphone, ou sur une tablette au comptoir. La bibliothèque de décharges comprend un modèle modifiable Location de matériel de plongée & snorkeling comme point de départ ; adaptez-le avec votre conseiller juridique. Le manifeste affiche le statut de la décharge pour chaque réservation, et le filtre décharge manquante vous donne la liste des personnes à relancer. Voir les décharges numériques dans Ribbe.
Confirmez la certification de chaque plongeur avant le jour de la sortie, surtout pour les plongées avec des exigences de profondeur ou d'expérience. Le découvrir sur le ponton, c'est trop tard.
Dans Ribbe : la fiche client contient le numéro de certification du plongeur, l'organisme et une photo de la carte. Les plongeurs l'ajoutent en ligne lors de la réservation, ou l'équipe affiche un QR code au comptoir et prend la photo sur un téléphone. Si le plongeur a été certifié dans l'une de vos formations, le passer au statut Certifié remplit pour vous le numéro et l'organisme (plus de détails dans notre article sur le logiciel de gestion des formations de plongée). Ribbe enregistre la carte mais ne vérifie pas le niveau de certification : pour une sortie profonde ou avancée, l'équipe confirme le niveau d'après la carte enregistrée.
Si les étapes précédentes se sont bien passées, le matin est une simple confirmation, pas une course contre la montre. Le manifeste montre ce qui est fait et rattrape ce qui a glissé.
Dans Ribbe : le manifeste est un rapport sur une journée ou une période. Il liste chaque départ avec les personnes inscrites, l'effectif, les groupes, l'enregistrement, la décharge, le solde, le formulaire de voyage et le statut des rappels. Des tuiles comptent les départs, les participants, les groupes, les enregistrements, les décharges manquantes et les soldes dus, et des jauges de préparation suivent les participants enregistrés, les décharges signées, les paiements complets et les confirmations envoyées.
Ribbe manifest report for a day with departure, guest, check-in, waiver and balance tiles and readiness meters
Le manifeste d'une journée : départs, participants, groupes, enregistrements, décharges manquantes et soldes dus, avec un graphique des participants par jour et des jauges de préparation.
Filtrez sur ce qui manque. Utilisez les filtres non enregistré, décharge manquante et solde dû pour voir qui demande votre attention avant l'embarquement.
Imprimez le manifeste. Imprimez-le, enregistrez-le en PDF ou exportez-le en CSV. Gardez un exemplaire à bord et laissez-en un à terre à quelqu'un qui sait à quelle heure vous devez rentrer.
Enregistrez les participants à leur arrivée et regardez la jauge des enregistrés se remplir.
Comptez les têtes par rapport au manifeste avant de quitter le ponton et après chaque plongée.
Departures on a Ribbe manifest with each booking, customer, headcount, items, status, check-in and waiver
Les départs sur le manifeste : chaque réservation avec le client, l'effectif, les articles, le statut, l'enregistrement et la décharge.
Les annulations météo font partie du métier quand on organise des plongées bateau. Ce qui fait mal, c'est de les gérer participant par participant à six heures du matin.
Fixez une heure de décision, par exemple 18 h la veille, et dites aux participants quand ils auront de vos nouvelles.
Rédigez une politique météo (d'abord reprogrammer, ensuite avoir ou remboursement) et indiquez-la dans la description de la sortie.
Envoyez le même message à tous les participants.
Dans Ribbe : déplacez ou annulez tout le départ depuis le calendrier au lieu de modifier chaque réservation. Pour une sortie déplacée, ouvrez le manifeste de la nouvelle date et renvoyez le rappel avant la sortie, pour que chaque participant ait les nouvelles informations. Remboursements et avoirs suivent votre propre politique ; une carte cadeau est un moyen de conserver un avoir.
À la mise en vente de la sortie
Places par départ, selon la capacité du bateau et le ratio d'encadrement
Heure de départ, durée et jours de sortie
Acompte et date d'échéance du solde
Point de rendez-vous, heure d'arrivée et consignes avant la sortie
Formulaire de voyage choisi
Certificat de plongée obligatoire, si la sortie est réservée aux plongeurs certifiés
Les semaines avant
Demande de formulaire de voyage envoyée à chaque réservation
Statut des formulaires vérifié : aucun, en attente ou rempli
Rappels de solde envoyés avant l'échéance
Les jours avant
Rappel avant la sortie envoyé à chaque réservation
Décharges manquantes relancées
Carte de niveau enregistrée pour chaque plongeur, niveau confirmé quand c'est nécessaire
Le matin même
Manifeste imprimé, un exemplaire laissé à terre
Points en suspens réglés : enregistrement, décharges, soldes
Effectif conforme au manifeste avant de quitter le ponton
Si la météo s'en mêle
Décision prise à l'heure fixée
Départ déplacé ou annulé dans le calendrier
Rappel avant la sortie renvoyé pour la nouvelle date
Remboursement ou avoir traité selon votre politique écrite
Depuis le manifeste. Depuis une ligne du manifeste ou le départ dans le calendrier, un clic envoie la demande de formulaire de voyage, le rappel de solde ou le rappel avant la sortie, par e-mail ou par SMS. Chaque envoi est journalisé et le manifeste affiche le statut des rappels : vous voyez d'un coup d'œil qui en a encore besoin.
Déplacez ou annulez tout le départ depuis le calendrier plutôt que réservation par réservation. Pour une sortie déplacée, renvoyez le rappel avant la sortie depuis le manifeste de la nouvelle date, pour que les participants aient la nouvelle date et la nouvelle heure. Le remboursement ou l'avoir suit votre propre politique météo.
Seulement ce dont la sortie a besoin. Un voyage à l'étranger implique en général les informations de passeport, la date de naissance, la nationalité, un contact d'urgence, ainsi que le régime alimentaire et les informations médicales ; une sortie bateau locale peut se contenter de ces deux derniers points. Dans Ribbe, vous créez chaque formulaire dans Modèles et choisissez celui que demande chaque sortie.
Pas encore. Le rappel de solde indique au participant le montant dû avec les détails de la sortie, mais il ne contient pas de lien de paiement. Vous encaissez le solde comme aujourd'hui, et le manifeste l'affiche comme réglé une fois payé.
Pas automatiquement. Vous pouvez rendre la photo de la carte de niveau obligatoire pour une sortie, afin que la réservation la demande, et la carte, le numéro et l'organisme restent sur la fiche client. L'équipe confirme le niveau d'après la carte enregistrée.
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