Il software di noleggio per feste ha un compito che la maggior parte dei software di noleggio svolge male: contare. Un'azienda di noleggio per feste tiene traccia di 120 sedie pieghevoli, 30 tavoli rotondi, 8 tende e 6 gonfiabili che escono tutti su un camion il sabato mattina e rientrano la domenica sera. Il software deve sapere quante sedie sono libere in una data, tariffare il weekend come un unico evento, raccogliere un contratto firmato per il gonfiabile, pianificare i giri di consegna e permettere a una scuola di pagare tramite fattura. Questa guida mostra come Ribbe gestisce ciascuno di questi punti.
L'esempio pratico è Celebrations Party Rentals, un negozio demo a Nashville con un catalogo che ti sarà familiare: Castle Bounce House 13x13, Combo Bounce & Slide, tende Frame Tent 20x20 e 20x40, un Pole Tent 40x60, 60-inch Round Tables (set of 4), Folding Chairs (set of 10), Chiavari Chairs (set of 10), 120-inch Round Linens (set of 4), una Dance Floor 16x16, una Popcorn Machine, una Cotton Candy Machine e una Patio Heater, più i servizi Delivery & Setup, Teardown & Pickup e Same-day Pickup. Ogni prezzo qui sotto è un esempio, non un listino.
Party rental warehouse with stacked folding chairs, round tables and rolled tent canvas
Ribbe traccia un prodotto in due modi. Un prodotto a quantità è un conteggio: 120 sedie pieghevoli, 30 tavoli rotondi, 12 set di tovaglie rotonde. La disponibilità per un intervallo di date conta cosa è già riservato, quindi quando una fiera scolastica blocca 100 sedie per un sabato, il sito e la cassa mostrano entrambi 20 rimaste per quel weekend.
Un prodotto serializzato dà a ogni unità la propria etichetta. I gonfiabili stanno qui. Ogni Castle Bounce House 13x13 e ogni Combo Bounce & Slide porta il proprio barcode o QR, così sai quale unità è andata in quale giardino e quando è stata ispezionata l'ultima volta. Le tende possono andare in entrambi i modi.
I set sono prodotti a sé con un proprio prezzo: Folding Chairs (set of 10) a, diciamo, $15 al set e 60-inch Round Tables (set of 4) a, diciamo, $48 al set.
Online, ogni prodotto ha la propria pagina di prenotazione.
Online booking page for the Castle Bounce House 13x13 with event date, price and add-ons
La pagina di prenotazione della Castle Bounce House 13x13: il cliente sceglie la data dell'evento e vede il prezzo e gli extra offerti con essa.
Le tende usano lo stesso tipo di pagina. Sulla pagina della 20x40 Frame Tent un cliente aziendale può prenotare la tenda senza una telefonata, e il tuo personale ha comunque modo di controllarla prima che sia confermata.
Online booking page for the 20x40 Frame Tent showing event date and pricing
La pagina di prenotazione della 20x40 Frame Tent, costruita dalla stessa scheda prodotto usata dalla cassa.
I piani tariffari di Ribbe hanno fasce orarie, di mezza giornata, giornaliere, settimanali e stagionali. Per l'attrezzatura per feste la fascia che conta è quella giornaliera o del weekend, così una consegna il sabato con ritiro il lunedì si tariffa come un unico evento invece che come tre giorni. La Castle Bounce House potrebbe avere una fascia weekend di, diciamo, $225, e la 20x40 Frame Tent, diciamo, $650. Le fasce di maggiorazione (Ora extra, Giorno extra, Settimana extra) si applicano automaticamente quando un noleggio supera il rientro previsto, il che copre il cliente che tiene la tenda fino al martedì.
Delivery & Setup è una riga per ordine. Teardown & Pickup e Same-day Pickup sono servizi separati, così una location che ha bisogno dello spazio libero quella sera paga per il giro. Le commissioni di servizio coprono il resto: una commissione fissa o percentuale per ordine o per articolo, tassabile o no, per un supplemento carburante o una commissione di allestimento.
Le Business Rules ti permettono di scrivere la politica che già applichi a mano: una cauzione più alta sui noleggi del weekend, un minimo di due giorni nei weekend festivi, uno sconto in base al preavviso. Le regole si applicano allo stesso modo alla cassa e online.
Il limite di prenotazione online limita il sito a N unità o a una percentuale di un prodotto, così chi organizza e chiama il giovedì trova ancora sedie che il web non ha esaurito.
Un ordine di tende ha bisogno di un controllo umano prima che il camion parta: c'è spazio per piantare i picchetti di un Pole Tent 40x60, c'è corrente per il ventilatore. Ribbe ti dà due modalità di approvazione per gli ordini online. La modalità Review segnala ogni ordine web per un controllo. La modalità Blocking trattiene l'ordine finché qualcuno non lo approva, il che si adatta a tende e grandi gonfiabili.
Al checkout il sito può offrire la consegna. Il cliente digita l'indirizzo della location, oppure sceglie una zona di consegna se tariffi per zona. Il carrello trattiene l'unità scelta per un numero di minuti stabilito, e chi lascia il sito senza pagare riceve un promemoria per carrello abbandonato.
Il calendario delle prenotazioni è dove il weekend prende forma: cosa esce il sabato, cosa rientra la domenica sera, e cosa aspetta ancora l'approvazione.
Bookings calendar showing a weekend of party rental events across Saturday and Sunday
Il calendario delle prenotazioni per un weekend di eventi, con ogni ordine nel suo giorno evento.
Due documenti accompagnano un ordine per una festa. Il contratto di noleggio si progetta nel Template Designer con i campi dell'ordine, del cliente e dell'unità già compilati, si firma come una liberatoria, e una copia viene inviata per email al cliente. La liberatoria di responsabilità copre le persone che usano l'attrezzatura.
La Waiver Library include 31 liberatorie pronte per attività, tra cui una liberatoria per gonfiabili e una liberatoria per noleggi per feste. Importane una nel Template Designer, modificala come qualsiasi modello, e fatti rivedere il testo dal tuo avvocato prima di usarla; la libreria è un punto di partenza, non una consulenza legale.
Waiver Library with the bounce house and inflatables waiver preview open for review
La Waiver Library con l'anteprima della liberatoria per gonfiabili aperta per la revisione.
Il cliente può firmare sul proprio telefono da un link inviato con la prenotazione, sul tablet al banco se ritira di persona, oppure sul telefono dell'addetto alla consegna al momento della consegna. La copia firmata è archiviata sull'ordine e sulla scheda cliente con un registro di firma: ora, nome del firmatario e hash del documento. Attiva la verifica dell'età e la data di nascita del firmatario diventa obbligatoria; la liberatoria di un minore viene instradata a un genitore o tutore, il cui nome viene registrato. Ribbe non blocca un noleggio in base all'età; registra l'età e instrada la firma del tutore.
Una cauzione viene pre-autorizzata su una carta, o incassata come pagamento, e il personale la incassa o la rilascia al rientro. Un prodotto liberatoria danni per gonfiabili e tende può avere un prezzo fisso per noleggio, al giorno con un limite sui giorni addebitati, o come percentuale del noleggio. La panoramica sulle liberatorie e la firma digitale tratta i percorsi di firma in modo più approfondito.
Crew unloading tent poles and folding chairs from a box truck at a suburban backyard
Il modulo di consegna e ritiro è dove un software di noleggio per feste viene davvero messo alla prova. Funziona su tre livelli, Off, Basic e Full, con interruttori per singola funzionalità, così un'azienda con due camion può partire in modo semplice.
Pickup and Delivery settings with module level Off, Basic, Full and capability toggles
Le impostazioni Pickup and Delivery: il livello del modulo e gli interruttori che attivano ogni funzionalità.
Un giro ha un camion, un conducente, una squadra e una finestra oraria. Le soste sono raggruppate per indirizzo, così 40 sedie, 5 tavoli rotondi e la Popcorn Machine per una casa diventano una sola sosta. Un giro può consegnare e ritirare nello stesso viaggio, compreso uno scambio nella stessa location. L'ottimizzazione del percorso ordina le soste, i modelli di giro salvano un sabato standard, e il pianificatore segnala un conflitto quando un conducente o un camion è prenotato su due giri contemporaneamente. Conducenti e squadra sono personale con competenze sul calendario dei dipendenti.
Run builder Stops and orders view with stops grouped by address and Deliver and Collect tags
Il run builder del modulo di consegna su un negozio demo di attrezzatura da spiaggia: soste raggruppate per indirizzo, etichettate Deliver o Collect.
Prima che il camion parta, la checklist di carico elenca ogni articolo del giro e la squadra spunta ciascuno mentre viene caricato. Un ventilatore mancante per la Combo Bounce & Slide costa un secondo viaggio; questa schermata lo intercetta alla porta del magazzino.
Run builder Load truck checklist with items ticked as loaded at the warehouse
La checklist di carico del modulo di consegna, con ogni articolo spuntato mentre sale sul camion.
Sul posto subentra l'app del conducente. Il conducente spunta gli articoli consegnati, scatta foto dell'allestimento, e il cliente firma la Delivery Note sul telefono del conducente. Un messaggio ETA arriva al cliente alla partenza del giro, e i giri si sincronizzano in un'unica direzione con Google Calendar. Per uno sguardo più approfondito sul modulo, leggi la nostra guida al software di consegna per il noleggio.
Driver's phone recording a delivery: items ticked, setup photo added, customer signature field
La registrazione di una consegna sul telefono del conducente: articoli spuntati, una foto allegata e la firma del cliente.
Scuole, parrocchie e aziende non pagano con una carta al banco. Impostali come clienti a conto aperto e l'ordine si registra come fattura con il proprio numero di fattura. Estratti conto, scaduto crediti e promemoria di sollecito seguono il saldo. Un link di pagamento per email o SMS permette al tesoriere del comitato genitori di pagare dal telefono, e una carta salvata copre chi organizza eventi aziendali in modo ricorrente.
La scheda cliente conserva ogni evento passato, documento firmato e pagamento per la chiamata dell'anno prossimo.
On-account and receivables settings next to the list of customer invoices
Le impostazioni di conto aperto e crediti, con l'elenco delle fatture sotto di esse.
I clienti senza prenotazione passano dalla stessa cassa: pagamenti con carta tramite Stripe su un lettore, contanti, assegno, buono regalo, credito negozio e conto aperto come modalità di pagamento. La guida al sistema POS per il noleggio tratta cosa cercare in una cassa.
I piani di manutenzione preventiva funzionano per giorni o per numero di noleggi, con una checklist a esito positivo/negativo per ogni ispezione. Il set Party & event rentals della libreria dei piani copre una checklist di ispezione per i gonfiabili, i controlli del ventilatore e un'ispezione delle tende. Un'ispezione non superata mette l'unità fuori servizio.
I report rispondono alle domande dell'inverno. L'utilizzo per gruppo di prodotto e l'elenco degli articoli inattivi mostrano quali articoli si guadagnano lo spazio sullo scaffale. Il report sull'utilizzo della flotta mostra quali articoli non sono mai usciti dal magazzino per tutta la stagione, e il fatturato per giorno mostra quanta parte dell'anno si fa nei sabati.
Non c'è nessun costo iniziale per il software di Ribbe. Le commissioni di prenotazione online sono pagate dai tuoi clienti. Per parlare della tua flotta e dei tuoi camion, contattaci, oppure vedi la pagina party rentals. Se stai pianificando i mesi prima della stagione, la checklist per l'attività di noleggio estiva è un buon complemento a questa guida.
Sì. Sedie, tavoli e tovaglie sono prodotti a quantità: inserisci il numero che possiedi e la disponibilità conta cosa è già riservato per quelle date. I gonfiabili possono essere serializzati così ogni unità ha la propria etichetta.
Sì. Imposta la scuola come cliente a conto aperto e l'ordine si registra come fattura con il proprio numero di fattura, supportata da estratti conto e promemoria di sollecito. Un link di pagamento per email o SMS le permette di pagare dal telefono.
Sì. Il cliente firma la Delivery Note sul telefono del conducente e il conducente allega foto dell'allestimento; entrambi finiscono sull'ordine come prova di consegna. La liberatoria può anche essere firmata sul telefono del conducente se non è stata firmata dal link di prenotazione.
Sì. Un giro può mescolare soste Deliver e Collect, compreso uno scambio nella stessa location. Se lo stesso camion o conducente finisce su due giri che si sovrappongono, il pianificatore segnala il conflitto.
Non in Ribbe. Non c'è nessun portale cliente dove un cliente modifica un ordine dopo la prenotazione. Il cliente chiama o scrive un'email, il tuo personale modifica l'ordine alla cassa, e il link di pagamento aggiornato viene inviato da lì.
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