Il software di noleggio attrezzature per un piccolo deposito di macchine deve fare bene tre cose: calcolare il prezzo di un noleggio in base al tempo (quattro ore, un giorno, una settimana, un mese, più la maggiorazione quando una macchina torna in ritardo), permettere ai contrattisti di noleggiare su conto con una fattura e un estratto conto mensile invece che con la carta, e mantenere ogni macchina su un piano di manutenzione e ispezione. La maggior parte dei software di noleggio attrezzature per piccole imprese fa bene solo una di queste tre cose, e la stagione dei cantieri è quando le altre due si fanno sentire.
Questa guida ripercorre ciascun aspetto usando Ironworks Equipment Rental, un deposito demo a Phoenix che usa Ribbe. La sua flotta è il mix abituale: un Kubota KX040-4 Mini Excavator e un Bobcat E35 Mini Excavator, un Bobcat S66 Skid Steer, un JLG 1932R Scissor Lift e un JLG T350 Towable Boom Lift, un 25 kW Towable Generator e un 20 ft Equipment Trailer per spostare tutto. I prezzi sotto sono esempi, non preventivi.
Mini excavator and skid steer lined up in a gravel equipment rental yard at sunrise
Un noleggio di attrezzature viene prezzato in base al tempo, e il tempo è complicato. Un proprietario di casa vuole un Plate Compactor per la mattina. Un giardiniere prende il Walk-Behind Trencher per la giornata e lo riporta due ore in ritardo. Un solo listino tariffe deve coprire tutto questo senza calcoli a mano al banco.
In Ribbe, ogni macchina è collegata a un piano tariffario con fasce. Ironworks usa una fascia da 4 ore, giornaliera, settimanale e mensile sui mezzi pesanti, e fasce da 4 ore e giornaliera sugli attrezzi a mano. Supponiamo che il Kubota KX040-4 Mini Excavator costi $295 per quattro ore, $395 al giorno, $1.250 alla settimana e $3.400 al mese. La cassa sceglie la fascia in base alle date dell'ordine e calcola il proporzionale tra le fasce, così un noleggio di nove giorni è una settimana più due giorni, non due settimane.
Ogni piano porta anche fasce Ora extra, Giorno extra e Settimana extra che si applicano automaticamente quando l'unità viene rientrata dopo l'orario di riconsegna concordato. Un Walk-Behind Concrete Saw noleggiato per la giornata e riportato due ore in ritardo riceve due addebiti Ora extra al rientro. Nessuno deve ricordarsi la tariffa di ritardo.
Rate plan editor with 4-hour, daily, weekly tiers and Extra Hour, Extra Day, Extra Week overtime tiers
L'editor del piano tariffario per gli escavatori: le fasce base in alto, le fasce di maggiorazione Ora extra, Giorno extra e Settimana extra in basso.
Un contrattista che noleggia il Bobcat S66 Skid Steer una settimana su due non deve pagare la tariffa del proprietario di casa del weekend, e il banco non deve applicare uno sconto a mano. I listini per gruppo cliente risolvono il problema: un listino Contrattisti con fasce giornaliere e settimanali più basse, un listino Dettaglio per chi arriva senza prenotazione, e il gruppo del cliente decide quale si applica, alla cassa e online allo stesso modo.
Le Regole aziendali coprono le eccezioni: i noleggi di rimorchi nel weekend richiedono un deposito più alto, i weekend festivi portano un minimo di due giorni sulle piattaforme elevatrici, i noleggi prenotati con più di due settimane di anticipo ottengono uno sconto. L'operatore scrive la regola nelle impostazioni, senza bisogno di uno sviluppatore.
Le stesse fasce compaiono sul sito di prenotazione. Un contrattista che valuta un lavoro di notte vede la disponibilità e il prezzo settimanale del Kubota KX040-4 Mini Excavator e lo prenota; l'ordine attende l'approvazione dello staff prima di essere confermato. Maggiori informazioni sulla parte online sono nella pagina sul noleggio di attrezzature.
Online booking page for the Kubota KX040-4 Mini Excavator showing dates and daily and weekly tiers
La pagina di prenotazione del Kubota KX040-4 Mini Excavator, con il selettore delle date e le fasce giornaliera e settimanale.
Il secondo aspetto è il denaro. Un'impresa idraulica non vuole dare al caposquadra una carta aziendale per ogni Core Drill Rig; l'impresa vuole un conto, un estratto conto mensile e un numero di fattura che corrisponda al proprio ordine di acquisto. La fatturazione del noleggio è dove i software di cassa generici si arrendono.
In Ribbe a un cliente si può permettere di noleggiare su conto, come impostazione predefinita del deposito o per singolo cliente. Quando il banco chiude un noleggio sul conto, viene registrato come fattura con un proprio numero dalla serie del deposito; il numero dell'ordine resta sulla fattura come riferimento. A fine mese vengono inviati gli estratti conto, e un report di scadenza dei crediti mostra chi è in regola e chi è indietro di 30 o 60 giorni.
On-account and receivables settings next to the invoices list with aging buckets
Le impostazioni di conto e crediti, con l'elenco delle fatture da cui lavora l'ufficio subito sotto.
L'incasso è integrato. I promemoria per i ritardi partono per email o SMS con un link di pagamento, così l'ufficio dell'impresa paga il saldo da un telefono o da una scrivania, e una carta conservata in archivio permette allo staff di addebitare un saldo concordato senza richiedere il numero. Addebiti manuali, note di credito e storni coprono il resto.
Tutto questo compare sulla scheda cliente dell'impresa nella scheda Credito e conto: fatture aperte, pagamenti, il saldo corrente e gli estratti conto inviati. I pagamenti con carta e su conto sono descritti nella pagina sui pagamenti.
Il terzo aspetto è la flotta. Una piattaforma elevatrice che si guasta su un cantiere costa una giornata di ricavi e la fiducia di un cliente. Il software di noleggio per attrezzature da cantiere deve conoscere ogni macchina singolarmente e far partire la manutenzione dall'uso, non solo dal calendario.
Ogni macchina di Ironworks è un asset con numero di serie, marca, modello, data di acquisto e campi personalizzati. Un'etichetta a barre o QR sul telaio viene scansionata all'uscita e al rientro, così il registro noleggi mostra sempre cosa è fuori, cosa deve rientrare oggi e cosa è in ritardo. Con due depositi, l'inventario è per sede e un trasferimento sposta il JLG T350 Towable Boom Lift tra l'una e l'altra.
The Assets list showing machines with serial number, make, model and current status
L'elenco Asset, una riga per macchina con numero di serie, marca, modello e lo stato: in deposito, in noleggio o fuori servizio.
I piani di manutenzione si basano su quattro contatori: giorni, noleggi, ore di noleggio (tempo in uso) o chilometri, con il contachilometri digitato al momento dell'intervento. Ironworks mette il JLG 1932R Scissor Lift su un piano di ispezione che si attiva a ogni noleggio con una checklist a superato/non superato: parapetti, protezioni per le buche, discesa di emergenza, pneumatici. Una voce non superata mette la piattaforma fuori servizio finché la riparazione non viene registrata. Il 25 kW Towable Generator è su un piano di cambio olio ogni 250 ore di noleggio.
La libreria dei piani include un set Attrezzi e attrezzature da cantiere da importare e modificare invece di scriverlo da zero. Le riparazioni che nascono da un'ispezione non superata o da un rientro danneggiato diventano ordini di lavoro con ricambi e manodopera, e il calendario assistenza mostra cosa è in officina questa settimana. Vedi la pagina su riparazioni e assistenza.
Maintenance plan library filtered to the Tools and construction equipment set
La libreria dei piani di manutenzione filtrata su Attrezzi e attrezzature da cantiere, pronta per l'importazione.
Flatbed trailer carrying a mini excavator being unhooked at a residential construction site
Metà dei noleggi pesanti di un deposito non passa mai dal banco. Il Bobcat E35 Mini Excavator parte sul 20 ft Equipment Trailer verso un cantiere, e il cliente vuole una fascia orario e una prova di arrivo. Ironworks vende Consegna & Ritiro (per tratta) come riga a prezzo, ad esempio $95 per tratta all'interno dell'area metropolitana, con l'indirizzo di consegna sull'ordine.
Il modulo consegne ha tre livelli, Disattivato, Base e Completo, così un deposito con un solo furgone può iniziare in piccolo. Al livello Completo, il dispatcher crea giri per furgone e rimorchio con una fascia orario, tappe raggruppate per cantiere, e una checklist di carico furgone così i Trencher Teeth dell'ordine viaggiano insieme alla trencher. L'app per l'autista raccoglie una nota di consegna firmata e foto alla consegna e una ricevuta di ritiro al recupero, la prova che serve quando un graffio diventa una contestazione. L'articolo sul software di consegna approfondisce i giri e l'ottimizzazione dei percorsi.
Pickup and Delivery settings page showing the module level and the capability toggles
Le impostazioni di Ritiro e Consegna: il livello del modulo Disattivato, Base e Completo e gli interruttori delle funzioni sotto di esso.
Il sabato mattina da Ironworks è pieno di proprietari di casa: un 4000 PSI Pressure Washer, lo Stump Grinder, un Jumping Jack Rammer per un progetto di recinzione. Pagano con carta e devono essere registrati in pochi minuti.
La scansione della patente compila i dati del cliente e allega la foto della patente. Un deposito di sicurezza viene pre-autorizzato sulla carta al ritiro e trattenuto o rilasciato dallo staff al rientro. Il prodotto liberatoria danni, con prezzo fisso, al giorno con un tetto, oppure come percentuale del noleggio, viene spuntato sulle macchine che copre, così viene offerto sullo Stump Grinder e non sui Safety Glasses.
Il contratto di noleggio viene creato nel progettista modelli e firmato sul telefono del cliente da un codice QR, sul pad firma della cassa, oppure su carta poi scansionata. La libreria delle liberatorie include liberatorie per attrezzature e utensili come punto di partenza; fai rivedere il documento dal tuo avvocato. I materiali di consumo si vendono sullo stesso ordine: un 14 in Diamond Blade insieme alla sega, un Propane Cylinder Exchange. Il flusso di lavoro al banco è nella guida al sistema POS per noleggi.
L'inverno è quando un deposito decide come sarà la flotta per la stagione. Il report sull'utilizzo della flotta mostra l'utilizzo per classe, le unità inattive e l'uso per singola unità, così la decisione di acquistare o vendere si basa sui numeri reali del deposito. Una macchina scelta per la vendita viene messa in vendita dalla stessa scheda asset, online se lo si desidera.
Ironworks gestisce uno Skid Steer Operator Class e un Aerial Lift Operator Certification come prodotti corso con posti e un elenco iscritti, venduti alla cassa e online. Al completamento la certificazione viene registrata sulla scheda Formazione del cliente, così il banco la vede al noleggio successivo della piattaforma. Ribbe registra la certificazione propria del deposito; non verifica le credenziali con OSHA o terze parti.
I preventivi per lavori più grandi sono ordini non pagati che mantengono il prezzo e si convertono quando vengono pagati o ritirati. Per una lista di preparazione per tutto il deposito, vedi la checklist per l'attività di noleggio estivo.
Sì. Un cliente autorizzato a noleggiare su conto ha ogni noleggio registrato come fattura con un proprio numero. L'ufficio prepara gli estratti conto a fine mese, controlla la scadenza dei crediti, invia promemoria per i ritardi per email o SMS, e include un link di pagamento così l'ufficio dell'impresa può pagare online.
La fascia Ora extra del piano tariffario viene applicata al rientro per il tempo oltre la riconsegna concordata. Due ore di ritardo su un noleggio giornaliero aggiungono due addebiti Ora extra; un giorno intero di ritardo aggiunge invece la fascia Giorno extra.
No, non in Ribbe. Non c'è alcuna connessione telematica o al contaore del motore. I piani di manutenzione si basano su ore di noleggio (tempo in uso), giorni, numero di noleggi o chilometri digitati al momento dell'intervento. Un tecnico può inserire una lettura durante la manutenzione.
Sì. Metti la piattaforma su un piano di ispezione che si attiva a ogni noleggio, con una checklist a superato/non superato per le voci che il tuo tecnico controlla. Una voce non superata mette l'unità fuori servizio finché la riparazione non viene registrata, e la riparazione diventa un ordine di lavoro con ricambi e manodopera.
Sì. I materiali di consumo come un 14 in Diamond Blade, i Trencher Teeth, i Safety Glasses e un Propane Cylinder Exchange sono prodotti al dettaglio venduti sullo stesso ordine del noleggio, alla cassa o come componenti aggiuntivi online.
Prepara il tuo deposito prima della stagione Carica le tue macchine, i piani tariffari e i conti dei contrattisti in una prova gratuita. Non c'è alcun costo software iniziale, e le commissioni di prenotazione online sono a carico dei tuoi clienti. Inizia una prova gratuita