Kayakverhuursoftware heeft op een zaterdag in juli maar één taak: een rij balieklanten snel het water op krijgen, met voor elk een getekende vrijwaring, en toch nog boten op het rek hebben als de drukte van 10 uur arriveert nadat de website de hele nacht heeft verkocht. Hetzelfde systeem moet de uurinnames verwerken die tegelijk binnenkomen, de peddelaar die veertig minuten te laat terugkomt in rekening brengen, en een gids op de zonsondergangtocht zetten. Deze gids behandelt waar je op moet letten bij kayak- en paddleboardverhuursoftware, met één shop als uitgewerkt voorbeeld.
Het uitgewerkte voorbeeld is Ladybird Paddle, een demoshop in Austin die een Single Sit-On-Top Kayak, Tandem Sit-On-Top Kayak, Kids Kayak, Pedal Kayak, All-Round Paddleboard, Touring Paddleboard, een Mega SUP voor zes peddelaars en een driezits Canoe verhuurt. De shop runt een Sunset Bat Bridge Tour, geeft een SUP Intro Lesson en een Kayak Basics Lesson, verkoopt een Paddle Pass van tien beurten, en heeft een klein retailschap. De schermafbeeldingen hieronder komen van deze shop.
Een kayak- of SUP-verhuur draait op een kort, druk seizoen, en op mooie dagen is de steiger van open tot sluit bezig. De software moet snel genoeg zijn dat een seizoenskracht een boot in minder dan een minuut kan verhuren, en moet werken op een telefoon als de balie een aanhangwagen is.
Drie dingen onderscheiden een peddelshop van een algemeen verhuurbedrijf. De verhuur is per uur, dus een terugkomst die twintig minuten te laat is, telt mee. Iedereen die het water raakt tekent een vrijwaring, niet alleen degene die betaalt. En de website en de steiger verkopen van hetzelfde rek, zodat een uitverkochte website op een zonnige ochtend de balierij kan uithongeren die de rekeningen betaalt.
Racks of colorful kayaks and paddleboards beside a lake dock in the morning
Prijsplannen in Ribbe hebben uurtarieven, zodat de Single Sit-On-Top Kayak een tarief van 1 uur en een tarief van 2 uur kan hebben, met halve en hele dagtarieven voor de Touring Paddleboard en de Canoe. Zeg bijvoorbeeld $18 voor het eerste uur en $30 voor twee uur. Het extra-uurtarief hoort bij hetzelfde plan: als de peddelaar te laat terugkomt, past de check-in het automatisch toe en ziet de medewerker het verschuldigde bedrag.
Een Business Rule, geschreven door de eigenaar zonder developer, kan het uurtarief op zaterdag en zondag verhogen of een minimum van twee uur eisen in een feestweekend. De regel geldt zowel aan de kassa als online, zodat de twee prijzen nooit verschillen.
Booking page for the Single Sit-On-Top Kayak showing date, start time, hourly tiers and availability
De online boekingspagina voor de Single Sit-On-Top Kayak, met datum, starttijd, uurtarieven en actuele beschikbaarheid.
Elke kayak en elk board bij Ladybird Paddle is een item met een serienummer, een type, een klasse en een barcode- of QR-label. Het snelle verhuurscherm is gebouwd voor de rij: kies het boottype, scan of selecteer het item, neem de betaling aan, en de vrijwarings-QR wordt op het bonnetje afgedrukt of ligt op de balie. De klant tekent op zijn eigen telefoon terwijl de volgende klant al wordt geholpen.
Bij inname scant het personeel het label en sluit de verhuur, met het extra uur erbij als de klok is doorgelopen. De camera van een telefoon kan als scanner dienen. Het verhuuroverzicht toont wat uit staat, wat terug moet komen en wat laat is, en meldingen over late innames gaan automatisch uit.
Reserveringen aannemen is het makkelijke deel van kayakverhuur boeken. Het moeilijke deel is de ochtend nadat de website elke kayak voor 10 uur heeft verkocht, met twaalf mensen met contant geld bij de steiger. Ribbe pakt dit aan met een online boekingslimiet per product: de website kan maximaal N items verkopen, of een percentage van de vloot, en de rest blijft voor de steiger.
Ladybird Paddle heeft 15 Single Sit-On-Top Kayaks en laat de website er maximaal 6 verkopen. Het limiet wordt geteld als de piek van online boekingen over de hele verhuurperiode, niet per tijdslot, zodat een muur van overlappende boekingen van twee uur er niet voorbij kan komen.
Product Options tab with the Online Booking Cap set to a fixed number of units
Het tabblad Options bij het product Single Sit-On-Top Kayak, waar de Online Booking Cap de website beperkt tot een vast aantal items.
Het Bookings-overzicht brengt de twee kanalen samen. Online reserveringen, verhuur aan de steiger en tourvertrekken staan in één kalender en lijst, zodat degene die de shop opent al weet welke boten beloofd zijn voordat de eerste balieklant arriveert.
Bookings calendar and list for the dock showing today's rentals and tour departures
Het Bookings-overzicht voor de steiger, met de verhuur van vandaag en het avondlijke tourvertrek op één plek.
Een gezelschap van acht boekt één Tandem, twee Singles, een Kids Kayak en drie paddleboards op één bestelling. Ribbe behandelt dat als één reservering met acht vrijwaringen. Eén link of één QR-code gaat naar het gezelschap, en elke peddelaar tekent op zijn eigen telefoon. De getekende exemplaren worden opgeslagen bij de bestelling en bij elk klantdossier met een ondertekeningsrecord: tijd, naam van de ondertekenaar en documenthash.
Leeftijdscontrole, als de shop die aanzet, vereist een geboortedatum van elke ondertekenaar en stuurt de vrijwaring van een minderjarige naar een ouder of voogd, wiens naam wordt vastgelegd. De Waiver Library heeft kayak- en paddleboardvrijwaringen die je importeert in de Template Designer en bewerkt als elke andere template. Laat de tekst beoordelen door je advocaat voordat je hem gebruikt, en vraag je verzekeraar wat die eist.
Waiver Library with the Kayak and canoe waiver preview open for import
De Waiver Library met de voorvertoning van de vrijwaring Kayak & canoe open, klaar om te importeren in de Template Designer.
Check-in forms werken op dezelfde manier op de telefoon vanaf een QR-code, en regels op het formulier kunnen de juiste verhuurregels aan de bestelling toevoegen voordat het gezelschap de balie bereikt. De pagina digitale vrijwaringen beschrijft de andere ondertekeningsmogelijkheden, waaronder het handtekeningenkussen van de kassa en papier dat wordt terug ingescand.
De Sunset Bat Bridge Tour is een ticketproduct. De boekingsoptie heeft een tijdslot, een duur, een capaciteit en een beschikbaarheidsvenster, zodat het vertrek van 19.00 uur plaatsen verkoopt tot het vol is en niet verkoopt in de maanden dat de vleermuizen weg zijn. Personeelsvereisten, bijvoorbeeld één gids per zes gasten, zetten het tijdslot op de personeelsplanning zodra de eerste plaats verkocht is.
Het manifest voor elk vertrek toont wie meegaat, wat ze nog verschuldigd zijn en of hun vrijwaring getekend is, zodat de gids het op een telefoon controleert bij het instappunt. De pagina tours en tickets behandelt de ticketing-kant, inclusief gedeelde capaciteit tussen opties.
Booking page for the Sunset Bat Bridge Tour showing the evening time slot and seats left
De boekingspagina van de Sunset Bat Bridge Tour, met het avondlijke tijdslot en de plaatsen die nog open zijn.
De SUP Intro Lesson en de Kayak Basics Lesson draaien als cursussen in plaats van als verhuur. Elke les verkoopt als plaatsen, de deelnemerslijst vult zich vanuit de boekingen, en de instructeur tekent vaardigheden af op een checklist aan het eind van de les.
Courses page listing the SUP Intro Lesson and the Kayak Basics Lesson with their sessions
De pagina Courses met de SUP Intro Lesson en de Kayak Basics Lesson en hun deelnemerslijsten.
Customer at a lakeside rental counter choosing a dry bag and sunscreen
Een shop aan het meer leeft van vaste klanten die elke week peddelen. De Paddle Pass - 10 Paddles is een strippenkaart die aan de kassa en online verkocht wordt, gekoppeld aan de klant. Als een verhuur die onder de kaart valt wordt afgerekend, wordt automatisch een beurt afgeschreven. Het saldo staat bij het klantdossier en in het klanttabblad van de kassa, en de shop kan elke uitgegeven kaart zien, wie hem heeft en hoeveel beurten er nog over zijn.
Cards issued tab on the Paddle Pass product listing cards, holders and punches left
Het tabblad Cards issued bij het product Paddle Pass - 10 Paddles, met elke kaart, de houder en de resterende beurten.
Retail wordt op hetzelfde bonnetje afgerekend als de verhuur. Dry Bag 10L, Reef-Safe Sunscreen SPF 50 en de Dog Life Jacket staan op het schap en op de kassa, en de online pagina van een kayak kan tijdens het afrekenen add-ons aanbieden zoals de Dog Life Jacket, een Roof Rack Kit of een Cooler. Voor de kassakant in het algemeen, zie de rental POS system guide.
Zon, zand en verhuururen slijten boten uit. Onderhoudsplannen plannen inspecties per aantal verhuringen of per dagen, met een goed/afgekeurd-checklist per inspectie, en de plannenbibliotheek heeft een set Kayak, SUP & paddle om mee te beginnen. Een board dat zijn inspectie niet doorstaat kan buiten gebruik worden gesteld.
Aan het eind van het seizoen beantwoordt het Fleet usage-rapport de vraag die elke eigenaar zich in oktober stelt: welke boten hebben zichzelf terugbetaald. Benutting per groep toont of de Pedal Kayaks de hele zomer draaiden terwijl de Canoe op het rek lag, en de tabel met stilstaande items en het gebruik per item onderbouwen de keuze tussen afschrijven of bijkopen. Boards die de shop afstoot, kunnen vanuit hetzelfde itemdossier worden verkocht, online als dat gewenst is, via fleet sales.
Een tweede instappunt krijgt zijn eigen voorraad, met overdrachten tussen locaties en rapportages over beide. Voor rivierentochten kan de shop een andere eindlocatie toestaan, zodat een boot die stroomopwaarts te water gaat en stroomafwaarts uit het water komt bij teruggave van locatie verandert. Ribbe plant de shuttle zelf niet; dat blijft op het whiteboard staan.
De volgorde die werkt: laad de vloot als items met serienummer en label, bouw de prijsplannen met extra-uurtarieven, stel het online limiet per product in, importeer de vrijwaringen en laat ze beoordelen door je advocaat, en publiceer dan de boekingspagina of widget. De summer rental business checklist behandelt de rest van het voorseizoenswerk, en de pagina kayak and SUP rentals toont hoe andere peddelshops zijn ingericht.
Er zijn geen vooraf te betalen softwarekosten. Online boekingskosten worden door je klanten betaald, en voor al het andere over prijzen, neem contact met ons op.
Ja, als het product een online boekingslimiet heeft. De website verkoopt tot het limiet, zeg 6 van de 15 singles, en de resterende items zijn alleen aan de kassa te huren. Uitverkocht online betekent dat het online aandeel op is, niet het hele rek.
Ja. Eén bestelling heeft een vrijwaring per peddelaar, één link of QR gaat naar het gezelschap, en iedereen tekent op zijn eigen telefoon. Met leeftijdscontrole aan wordt de vrijwaring van een minderjarige naar een ouder of voogd gestuurd.
Het extra-uurtarief wordt bij check-in toegepast als de verhuur langer duurt dan de betaalde tijd. Hoe een gedeeltelijk uur wordt afgerond, bepaalt het extra-uurtarief dat je in het prijsplan instelt, zodat een overschrijding van 20 minuten wordt gefactureerd zoals jouw tarief het zegt.
Nog niet. Ribbe heeft geen weer- of waterstandregel, en boekingen sluiten zichzelf niet. Als de omstandigheden omslaan, annuleert of verplaatst het personeel de betrokken boekingen handmatig vanuit het Bookings-overzicht.
Ja. Het trip-manifest voor elk vertrek toont elke gast met zijn saldo en vrijwaringsstatus, zodat de gids het op een telefoon kan controleren bij het instappunt voordat de boten vertrekken.
Run de steiger, de website en de tours vanuit één kassa Start een gratis proefperiode, laad je vloot en prijsplannen, en zet de boekingspagina live voor het eerste warme weekend. Start een gratis proefperiode