Feestverhuursoftware heeft één taak die de meeste verhuursoftware slecht doet: tellen. Een feestverhuurbedrijf houdt 120 vouwstoelen, 30 ronde tafels, 8 tenten en 6 springkussens bij die allemaal zaterdagochtend op een truck vertrekken en zondagavond terugkomen. De software moet weten hoeveel stoelen op een datum vrij zijn, het weekend als één evenement prijzen, een getekende overeenkomst voor het springkussen verzamelen, de bezorgritten plannen en een school op factuur laten betalen. Deze gids laat zien hoe Ribbe elk van die zaken aanpakt.
Het uitgewerkte voorbeeld is Celebrations Party Rentals, een demoshop in Nashville met een catalogus die bekend zal aanvoelen: Castle Bounce House 13x13, Combo Bounce & Slide, 20x20 en 20x40 Frame Tents, een 40x60 Pole Tent, 60-inch Round Tables (set of 4), Folding Chairs (set of 10), Chiavari Chairs (set of 10), 120-inch Round Linens (set of 4), een Dance Floor 16x16, een Popcorn Machine, een Cotton Candy Machine en een Patio Heater, plus de diensten Delivery & Setup, Teardown & Pickup en Same-day Pickup. Elke prijs hieronder is een voorbeeld, geen offerte.
Party rental warehouse with stacked folding chairs, round tables and rolled tent canvas
Ribbe volgt een product op een van twee manieren. Een product met aantalregistratie is een telling: 120 vouwstoelen, 30 ronde tafels, 12 ronde linnen. De beschikbaarheid voor een periode telt wat al gereserveerd is, zodat wanneer een schoolfeest 100 stoelen reserveert voor een zaterdag, de website en de kassa beide 20 over tonen voor dat weekend.
Een geserialiseerd product geeft elke eenheid zijn eigen label. Springkussens horen hier. Elke Castle Bounce House 13x13 en elke Combo Bounce & Slide heeft zijn eigen barcode of QR, zodat je weet welke eenheid naar welke achtertuin ging en wanneer hij voor het laatst geïnspecteerd is. Tenten kunnen op beide manieren worden bijgehouden.
Sets zijn hun eigen producten met hun eigen prijs: Folding Chairs (set of 10) voor bijvoorbeeld $15 per set en 60-inch Round Tables (set of 4) voor bijvoorbeeld $48 per set.
Online krijgt elk product een boekingspagina.
Online booking page for the Castle Bounce House 13x13 with event date, price and add-ons
De boekingspagina van de Castle Bounce House 13x13: de klant kiest de evenementdatum en ziet de prijs en de add-ons die erbij worden aangeboden.
Tenten gebruiken hetzelfde paginatype. Op de pagina van de 20x40 Frame Tent kan een zakelijke klant de tent boeken zonder te bellen, en je personeel krijgt er toch nog een blik op voordat hij bevestigd wordt.
Online booking page for the 20x40 Frame Tent showing event date and pricing
De boekingspagina van de 20x40 Frame Tent, gebouwd vanuit hetzelfde productdossier dat de kassa gebruikt.
Prijsplannen in Ribbe hebben uur-, halve dag-, dag-, week- en seizoenstarieven. Voor feestspullen is het tarief dat telt een dag- of weekendtarief, zodat een bezorging op zaterdag met ophalen op maandag als één evenement wordt geprijsd in plaats van drie dagen. De Castle Bounce House heeft bijvoorbeeld een weekendtarief van $225, en de 20x40 Frame Tent bijvoorbeeld $650. Extra-tarieven (Extra Hour, Extra Day, Extra Week) worden automatisch toegepast als een verhuur langer duurt dan de teruggave, wat de klant dekt die de tent tot dinsdag houdt.
Delivery & Setup is een regel per bestelling. Teardown & Pickup en Same-day Pickup zijn afzonderlijke diensten, zodat een locatie die die avond nog leeg moet zijn voor de rit betaalt. Toeslagen dekken de rest: een vast of procentueel bedrag per bestelling of per item, belastbaar of niet, voor een brandstoftoeslag of een opzetkosten.
Met Business Rules leg je het beleid vast dat je al handmatig toepast: een hogere borg op weekendverhuur, een minimum van twee dagen op feestweekenden, een korting op basis van de boekingstermijn. De regels gelden zowel aan de kassa als online.
Het online boekingslimiet beperkt de website tot N eenheden of een percentage van een product, zodat de planner die op donderdag belt nog stoelen vindt die het web niet heeft uitverkocht.
Een tentbestelling heeft een menselijke blik nodig voordat een truck vertrekt: is er ruimte om een 40x60 Pole Tent vast te zetten, is er stroom voor de ventilator. Ribbe geeft je twee goedkeuringsmodi voor online bestellingen. Review-modus markeert elke webbestelling voor een blik. Blocking-modus houdt de bestelling tegen totdat iemand hem goedkeurt, wat past bij tenten en grote springkussens.
Bij het afrekenen kan de site bezorging aanbieden. De klant typt het adres van de locatie, of kiest een bezorgregio als je per zone prijst. Het winkelwagentje houdt de gekozen eenheid een vast aantal minuten vast, en shoppers die zonder te betalen weggaan krijgen een herinnering voor een achtergelaten winkelwagentje.
De boekingskalender is waar het weekend vorm krijgt: wat er zaterdag uitgaat, wat zondagavond terugkomt, en wat nog op goedkeuring wacht.
Bookings calendar showing a weekend of party rental events across Saturday and Sunday
De boekingskalender voor één weekend aan evenementen, met elke bestelling op zijn evenementdag.
Twee documenten reizen mee met een feestbestelling. De huurovereenkomst wordt ontworpen in de Template Designer met de velden voor bestelling, klant en eenheid ingevuld, getekend als een vrijwaring, en een kopie wordt naar de klant gemaild. De aansprakelijkheidsvrijwaring dekt de mensen die de spullen gebruiken.
De Waiver Library levert 31 kant-en-klare vrijwaringen per activiteit, waaronder een vrijwaring voor springkussens en een vrijwaring voor feestverhuur. Importeer een van beide in de Template Designer, bewerk hem als elke andere template, en laat hem beoordelen door je advocaat voordat je hem gebruikt; de bibliotheek is een startpunt, geen juridisch advies.
Waiver Library with the bounce house and inflatables waiver preview open for review
De Waiver Library met de vrijwaring voor springkussens open in voorvertoning voor het importeren.
De klant kan tekenen op zijn eigen telefoon via een link die met de boeking wordt verstuurd, op het kussen aan de balie als hij afhaalt, of op de telefoon van de chauffeur bij bezorging. Het getekende exemplaar wordt bij de bestelling en het klantdossier opgeslagen met een ondertekeningsrecord: tijd, naam van de ondertekenaar en documenthash. Zet leeftijdscontrole aan en de geboortedatum van de ondertekenaar is verplicht; de vrijwaring van een minderjarige wordt naar een ouder of voogd gestuurd, wiens naam wordt vastgelegd. Ribbe blokkeert een verhuur niet op basis van leeftijd; het registreert de leeftijd en stuurt de handtekening van de voogd door.
Een borg wordt gereserveerd op een kaart, of als betaling geïnd, en het personeel schrijft hem af of geeft hem vrij bij inname. Een schadevrijwaringsproduct voor springkussens en tenten kan worden geprijsd als een vast bedrag per verhuur, per dag met een maximum op de berekende dagen, of als een percentage van de huur. De waivers and digital signing overview behandelt de ondertekeningswegen in meer detail.
Crew unloading tent poles and folding chairs from a box truck at a suburban backyard
De module voor bezorging en ophalen is waar feestverhuursoftware echt op wordt beoordeeld. Hij werkt op drie niveaus, Off, Basic en Full, met schakelaars per functie, zodat een bedrijf met twee trucks eenvoudig kan beginnen.
Pickup and Delivery settings with module level Off, Basic, Full and capability toggles
Instellingen voor Pickup and Delivery: het moduleniveau en de schakelaars die elke functie aanzetten.
Een rit heeft een truck, een chauffeur, een ploeg en een tijdvenster. Stops worden gegroepeerd per adres, zodat 40 stoelen, 5 ronde tafels en de Popcorn Machine naar één huis één stop worden. Een rit kan op dezelfde tocht bezorgen en ophalen, inclusief een wissel op dezelfde locatie. Routeoptimalisatie ordent de stops, ritsjablonen bewaren een standaardzaterdag, en de planner signaleert een conflict als een chauffeur of een truck op twee ritten tegelijk is geboekt. Chauffeurs en ploegleden zijn personeel met vaardigheden op de personeelsplanning.
Run builder Stops and orders view with stops grouped by address and Deliver and Collect tags
De ritplanner van de bezorgmodule bij een demoshop voor strandspullen: stops gegroepeerd per adres, gelabeld Deliver of Collect.
Voordat de truck vertrekt, toont de laadchecklist elk item op de rit en de ploeg vinkt elk item af zodra het wordt ingeladen. Een ontbrekende ventilator voor de Combo Bounce & Slide kost een tweede rit; dit scherm vangt het bij de deur van het magazijn.
Run builder Load truck checklist with items ticked as loaded at the warehouse
De laadchecklist van de bezorgmodule, met elk item afgevinkt zodra het op de truck gaat.
Op locatie neemt de chauffeurs-app het over. De chauffeur vinkt de bezorgde items af, maakt foto's van de opstelling, en de klant tekent de Delivery Note op de telefoon van de chauffeur. Een ETA-bericht gaat naar de klant bij vertrek, en ritten synchroniseren eenrichtings naar Google Calendar. Voor een uitgebreidere blik op de module, lees onze doorloop van bezorgsoftware voor verhuur.
Driver's phone recording a delivery: items ticked, setup photo added, customer signature field
Een bezorging vastleggen op de telefoon van de chauffeur: items afgevinkt, een foto toegevoegd en de handtekening van de klant.
Scholen, kerken en bedrijven betalen niet met een kaart aan een balie. Zet ze op als klanten op rekening en de bestelling wordt geboekt als factuur met zijn eigen factuurnummer. Overzichten, ouderdomsanalyse van vorderingen en herinneringen voor achterstallige betalingen jagen het saldo op. Een betaallink per e-mail of SMS laat de penningmeester van de oudercommissie op zijn telefoon betalen, en een kaart op bestand dekt de terugkerende zakelijke planner.
Het klantdossier houdt elk eerder evenement, getekend document en betaling bij voor het telefoontje van volgend jaar.
On-account and receivables settings next to the list of customer invoices
Instellingen voor rekening en vorderingen met de factuurlijst daaronder.
Klanten die binnenlopen gaan door dezelfde kassa: kaartbetalingen via Stripe op een lezer, contant, cheque, cadeaubon, tegoedbon en betaling op rekening. The rental POS system guide behandelt waar je op moet letten bij een kassasysteem.
Preventieve onderhoudsplannen draaien op basis van dagen of aantal verhuringen, met een goed/afgekeurd-checklist per inspectie. De set Party & event rentals in de plannenbibliotheek omvat een inspectiechecklist voor springkussens, ventilatorcontroles en een tentinspectie. Een afgekeurde inspectie zet de eenheid buiten gebruik.
Rapporten beantwoorden de winterse vragen. Benutting per productgroep en de lijst met stilstaande items tonen welke items hun plek op het schap verdienen. Het Fleet usage-rapport toont welke items het hele seizoen nooit het magazijn hebben verlaten, en omzet per dag toont hoeveel van het jaar op zaterdagen wordt verdiend.
Er zijn geen vooraf te betalen softwarekosten voor Ribbe. Online boekingskosten worden door je klanten betaald. Voor een gesprek over je vloot en je trucks, neem contact met ons op, of bekijk de party rentals page. Als je de maanden voor het seizoen aan het uitstippelen bent, is de summer rental business checklist een goede aanvulling op deze gids.
Ja. Stoelen, tafels en linnen zijn producten met aantalregistratie: je voert de telling in die je bezit en de beschikbaarheid telt wat al gereserveerd is voor de data. Springkussens kunnen geserialiseerd worden zodat elke eenheid zijn eigen label heeft.
Ja. Zet de school op als klant op rekening en de bestelling wordt geboekt als factuur met zijn eigen factuurnummer, ondersteund door overzichten en herinneringen voor achterstallige betalingen. Een betaallink per e-mail of SMS laat ze op een telefoon betalen.
Ja. De klant tekent de Delivery Note op de telefoon van de chauffeur en de chauffeur voegt foto's van de opstelling toe; beide komen op de bestelling terecht als bewijs van bezorging. De vrijwaring kan ook op de telefoon van de chauffeur worden getekend als die niet al vanaf de boekingslink getekend was.
Ja. Een rit kan Deliver- en Collect-stops combineren, inclusief een wissel op dezelfde locatie. Als dezelfde truck of chauffeur op twee overlappende ritten terechtkomt, signaleert de planner het conflict.
Niet in Ribbe. Er is geen klantportaal waar een klant een bestelling na het boeken kan wijzigen. De klant belt of mailt, je personeel wijzigt de bestelling aan de kassa, en de bijgewerkte betaallink gaat van daaruit uit.
Run het komende seizoen op één systeem Aantallen, weekendprijzen, vrijwaringen voor springkussens, bezorgritten en facturen voor scholen en bedrijven, op één plek. Richt je catalogus in voor de eerste zaterdag van het seizoen. Start een gratis proefperiode