Gereedschapsverhuursoftware voor een klein verhuurbedrijf moet drie dingen goed doen: een verhuur op de klok prijzen (vier uur, een dag, een week, een maand, plus overtime als een machine te laat terugkomt), aannemers op rekening laten huren met een factuur en een maandelijks overzicht in plaats van een kaart, en elke machine op een service- en inspectieschema houden. De meeste verhuursoftware voor kleine bedrijven doet een van de drie goed, en het bouwseizoen is het moment waarop de andere twee pijn gaan doen.
Deze gids loopt elke kant langs aan de hand van Ironworks Equipment Rental, een demobedrijf in Phoenix dat op Ribbe draait. De vloot is de gebruikelijke mix: een Kubota KX040-4 Mini Excavator en een Bobcat E35 Mini Excavator, een Bobcat S66 Skid Steer, een JLG 1932R Scissor Lift en een JLG T350 Towable Boom Lift, een 25 kW Towable Generator, en een 20 ft Equipment Trailer om het allemaal te verplaatsen. De prijzen hieronder zijn voorbeelden, geen offertes.
Mini excavator and skid steer lined up in a gravel equipment rental yard at sunrise
Een verhuur van materieel wordt op tijd geprijsd, en tijd is rommelig. Een particulier wil een Plate Compactor voor de ochtend. Een hovenier neemt de Walk-Behind Trencher voor de dag en brengt hem twee uur te laat terug. Een prijskaart moet dit allemaal dekken zonder rekenwerk aan de balie.
In Ribbe is elke machine gekoppeld aan een prijsplan met tarieven. Ironworks gebruikt een 4-uurs-, dag-, week- en maandtarief op het grote materieel, en 4-uurs- en dagtarieven op handgereedschap. Stel dat de Kubota KX040-4 Mini Excavator $295 kost voor vier uur, $395 per dag, $1,250 per week en $3,400 per maand. De kassa kiest het tarief op basis van de datums op de bestelling en verdeelt naar rato tussen tarieven, zodat een verhuur van negen dagen een week plus twee dagen is, niet twee weken.
Elk plan heeft ook Extra Hour-, Extra Day- en Extra Week-tarieven die automatisch worden toegepast als het item wordt ingenomen na de afgesproken retourtijd. Een Walk-Behind Concrete Saw die voor de dag wordt gehuurd en twee uur te laat wordt teruggebracht, krijgt bij inname twee Extra Hour-kosten. Niemand hoeft het laattarief te onthouden.
Rate plan editor with 4-hour, daily, weekly tiers and Extra Hour, Extra Day, Extra Week overtime tiers
De prijsplaneditor voor de excavators: basistarieven boven, Extra Hour-, Extra Day- en Extra Week-overtimetarieven daaronder.
Een aannemer die de Bobcat S66 Skid Steer elke twee weken huurt, hoort niet het weekendtarief van de particulier te betalen, en de balie hoort geen korting met de hand toe te passen. Prijsboeken per klantgroep regelen dit: een prijsboek Aannemers met lagere dag- en weektarieven, een prijsboek Particulier voor balieklanten, en de groep van de klant bepaalt welk prijsboek geldt, aan de kassa en online allebei.
Business Rules dekken de uitzonderingen: weekendverhuur op trailers vraagt een hogere borg, feestweekends hebben een minimum van twee dagen op de lifts, verhuur die meer dan twee weken van tevoren geboekt wordt krijgt korting. De beheerder schrijft de regel in de instellingen, zonder dat een ontwikkelaar erbij nodig is.
Dezelfde tarieven staan op de boekingssite. Een aannemer die 's avonds een klus prijst, ziet de beschikbaarheid en weekprijs van de Kubota KX040-4 Mini Excavator en boekt hem; de bestelling wacht op goedkeuring door het personeel voordat hij bevestigd is. Meer over de online kant staat op de equipment rentals page.
Online booking page for the Kubota KX040-4 Mini Excavator showing dates and daily and weekly tiers
De boekingspagina voor de Kubota KX040-4 Mini Excavator, met de datumkiezer en de dag- en weektarieven.
De tweede kant is geld. Een loodgietersbedrijf wil een voorman niet voor elke Core Drill Rig een bedrijfskaart geven; de aannemer wil een account, een maandelijks overzicht en een factuurnummer dat overeenkomt met zijn inkooporder. Verhuurfacturatie is waar algemene kassasoftware het laat afweten.
In Ribbe kan een klant worden toegestaan op rekening te huren, als standaard voor het bedrijf of per klant. Als de balie een verhuur op de rekening afsluit, wordt die geboekt als factuur met een eigen nummer uit de reeks van het bedrijf; het bestelnummer blijft als referentie op de factuur staan. Aan het eind van de maand gaan overzichten de deur uit, en een debiteurenrapport toont wie op tijd betaalt en wie 30 of 60 dagen achterloopt.
On-account and receivables settings next to the invoices list with aging buckets
De instellingen voor rekening en debiteuren, met daaronder de factuurlijst waarmee het kantoor werkt.
Incasseren zit erin. Herinneringen bij achterstand gaan per e-mail of SMS met een betaallink, zodat het kantoor van de aannemer het saldo kan betalen vanaf een telefoon of bureau, en een opgeslagen kaart laat het personeel een afgesproken saldo in rekening brengen zonder dat ze om het nummer moeten bellen. Handmatige kosten, creditnota's en afboekingen dekken de rest.
Dit alles staat op het klantdossier van de aannemer onder het tabblad Store credit and account: openstaande facturen, betalingen, het lopende saldo en verzonden overzichten. Betaling met kaart en op rekening staat uitgewerkt op de payments page.
De derde kant is de vloot. Een scissor lift die op een bouwplaats uitvalt, kost een dag omzet en het vertrouwen van een klant. Verhuursoftware voor bouwmaterieel moet elke machine individueel kennen en service laten voortkomen uit gebruik, niet alleen uit de kalender.
Elke machine bij Ironworks is een item met een serienummer, merk, model, aankoopdatum en eigen velden. Een barcode- of QR-label op het frame wordt gescand bij uitgifte en inname, zodat het verhuurboek altijd laat zien wat er uit is, wat er vandaag terug moet en wat te laat is. Met twee vestigingen loopt de voorraad per locatie, en een overdracht verplaatst de JLG T350 Towable Boom Lift tussen beide.
The Assets list showing machines with serial number, make, model and current status
De lijst Assets, een regel per machine met serienummer, merk, model en of hij op het terrein staat, verhuurd is of buiten gebruik.
Onderhoudsplannen draaien op vier tellers: dagen, verhuringen, verhuururen (tijd op verhuur) of mijlen, waarbij de kilometerstand bij service wordt ingevoerd. Ironworks zet de JLG 1932R Scissor Lift op een inspectieplan dat bij elke verhuur afgaat met een goed/afgekeurd-checklist: leuningen, kuilbeveiliging, noodneerlating, banden. Een afgekeurd punt zet de lift buiten gebruik tot de reparatie is vastgelegd. De 25 kW Towable Generator staat op een olieverversingsplan van 250 verhuururen.
De plannenbibliotheek levert een set Tools and construction equipment om te importeren en te bewerken in plaats van vanaf nul te schrijven. Reparaties die voortkomen uit een afgekeurde inspectie of een beschadigde teruggave worden service-werkorders met onderdelen en arbeid, en de servicekalender toont wat deze week in de werkplaats staat. Zie de repairs and service page.
Maintenance plan library filtered to the Tools and construction equipment set
De plannenbibliotheek gefilterd op Tools and construction equipment, gereed om te importeren.
Flatbed trailer carrying a mini excavator being unhooked at a residential construction site
De helft van de zware verhuringen van een bedrijf komt nooit bij de balie. De Bobcat E35 Mini Excavator gaat op de 20 ft Equipment Trailer naar een bouwplaats, en de klant wil een tijdvenster en bewijs van aankomst. Ironworks verkoopt Delivery & Pickup (per rit) als een geprijsde regel, zeg $95 per rit binnen de stad, met het bezorgadres op de bestelling.
De bezorgmodule heeft drie niveaus, Off, Basic en Full, zodat een bedrijf met een truck klein kan beginnen. Bij Full bouwt de planning ritten per truck en trailer met een tijdvenster, stops gegroepeerd per bouwplaats, en een laadchecklist zodat de Trencher Teeth op de bestelling meegaan met de trencher. De driver app verzamelt een getekende Delivery Note en foto's bij aflevering en een ontvangstbewijs bij ophalen, het bewijs dat je wilt als een kras een geschil wordt. De delivery software post gaat verder in op ritten en routeoptimalisatie.
Pickup and Delivery settings page showing the module level and the capability toggles
De instellingen Pickup and Delivery: het modulenniveau Off, Basic en Full en de functieschakelaars daaronder.
Zaterdagochtend bij Ironworks zijn het particulieren: een 4000 PSI Pressure Washer, de Stump Grinder, een Jumping Jack Rammer voor een schuttingproject. Ze betalen met kaart en moeten binnen een paar minuten klaarstaan.
Een scan van het rijbewijs vult de gegevens van de klant in en voegt de foto van het rijbewijs toe. Een borg wordt bij ophalen op de kaart geautoriseerd en door het personeel bij terugbrengen vastgelegd of vrijgegeven. Het vrijwaringsproduct, geprijsd vast, per dag met een maximum, of als percentage van de verhuur, wordt aangevinkt op de machines die het dekt, zodat het wordt aangeboden op de Stump Grinder en niet op de Safety Glasses.
De huurovereenkomst wordt gebouwd in de Template Designer en getekend op de telefoon van de klant via een QR-code, op het handtekeningkussen van de kassa, of op papier dat terug wordt gescand. De Waiver Library bevat vrijwaringen voor materieel en gereedschap als startpunt; laat ze beoordelen door je advocaat. Verbruiksartikelen worden op dezelfde bestelling verkocht: een 14 in Diamond Blade bij de zaag, een Propane Cylinder Exchange. De workflow aan de balie staat in de rental POS system guide.
In de winter bepaalt een bedrijf hoe de vloot er dat seizoen uit gaat zien. Het Fleet usage-rapport toont de benutting per klasse, stilstaande items en het gebruik per item, zodat de keuze om bij te kopen of te verkopen op de eigen cijfers van het bedrijf rust. Een machine die voor verkoop wordt gekozen, wordt vanuit hetzelfde itemdossier aangeboden, online als dat gewenst is.
Ironworks draait een Skid Steer Operator Class en een Aerial Lift Operator Certification als cursusproducten met plaatsen en een deelnemerslijst, verkocht aan de kassa en online. Na afronding wordt het certificaat vastgelegd op het tabblad Training van de klant, zodat de balie het ziet bij de volgende verhuur van een lift. Ribbe legt het eigen certificaat van het bedrijf vast; het verifieert geen diploma's bij OSHA of een derde partij.
Offertes voor grotere klussen zijn onbetaalde bestellingen die de prijs vasthouden en omzetten zodra ze betaald of afgerekend zijn. Voor een bedrijfsbrede checklist, zie de summer rental business checklist.
Ja. Bij een klant die op rekening mag huren, wordt elke verhuur geboekt als factuur met een eigen nummer. Het kantoor draait overzichten aan het einde van de maand, houdt de debiteurenachterstand bij, stuurt herinneringen per e-mail of SMS bij achterstand, en voegt een betaallink toe zodat het kantoor van de aannemer online kan betalen.
Het Extra Hour-tarief van het prijsplan wordt bij inname toegepast voor de tijd na de afgesproken retourtijd. Twee uur te laat op een dagverhuur levert twee Extra Hour-kosten op; een hele dag te laat geeft in plaats daarvan het Extra Day-tarief.
Nee, niet in Ribbe. Er is geen koppeling met telematica of de urenteller van de motor. Serviceplannen draaien op verhuururen (tijd op verhuur), dagen, aantal verhuringen, of mijlen die bij service worden ingevoerd. Een monteur kan bij service een meterstand invoeren.
Ja. Zet de lift op een inspectieplan dat bij elke verhuur afgaat, met een goed/afgekeurd-checklist voor de punten die je monteur controleert. Een afgekeurd punt zet het item buiten gebruik tot de reparatie is vastgelegd, en de reparatie wordt een service-werkorder met onderdelen en arbeid.
Ja. Verbruiksartikelen zoals een 14 in Diamond Blade, Trencher Teeth, Safety Glasses en een Propane Cylinder Exchange zijn retailproducten die op dezelfde bestelling als de verhuur worden verkocht, aan de kassa of als add-ons online.
Richt je bedrijf in voor het seizoen begint Laad je machines, prijsplannen en aannemersaccounts in tijdens een gratis proefperiode. Er zijn geen vooraf te betalen softwarekosten, en online boekingskosten worden door je klanten betaald. Start een gratis proefperiode