Partyverleih-Software hat eine Aufgabe, die die meiste Verleihsoftware schlecht erfüllt: Zählen. Ein Partyverleih-Unternehmen verwaltet 120 Klappstühle, 30 runde Tische, 8 Zelte und 6 Hüpfburgen, die alle am Samstagmorgen auf einem Lkw hinausgehen und am Sonntagabend zurückkommen. Die Software muss wissen, wie viele Stühle an einem Datum frei sind, das Wochenende als ein Event bepreisen, einen unterschriebenen Vertrag für die Hüpfburg einholen, die Lieferfahrten planen und eine Schule per Rechnung zahlen lassen. Dieser Leitfaden zeigt, wie Ribbe jeden dieser Punkte löst.
Das durchgerechnete Beispiel ist Celebrations Party Rentals, ein Demo-Shop in Nashville mit einem Katalog, der Ihnen bekannt vorkommen wird: Castle Bounce House 13x13, Combo Bounce & Slide, 20x20 and 20x40 Frame Tents, ein 40x60 Pole Tent, 60-inch Round Tables (set of 4), Folding Chairs (set of 10), Chiavari Chairs (set of 10), 120-inch Round Linens (set of 4), ein Dance Floor 16x16, eine Popcorn Machine, eine Cotton Candy Machine und ein Patio Heater, dazu die Leistungen Delivery & Setup, Teardown & Pickup und Same-day Pickup. Jeder Preis unten ist ein Beispiel, kein Angebot.
Party rental warehouse with stacked folding chairs, round tables and rolled tent canvas
Ribbe erfasst ein Produkt auf eine von zwei Arten. Ein mengenbasiertes Produkt ist eine Stückzahl: 120 Klappstühle, 30 runde Tische, 12 runde Tischdecken. Die Verfügbarkeit für einen Zeitraum zählt, was bereits reserviert ist, sodass, wenn ein Schulfest 100 Stühle für einen Samstag hält, Website und Kasse beide 20 übrige für dieses Wochenende zeigen.
Ein serialisiertes Produkt gibt jeder Einheit ihr eigenes Tag. Hüpfburgen gehören hierher. Jedes Castle Bounce House 13x13 und jede Combo Bounce & Slide trägt ihren eigenen Barcode oder QR-Code, sodass Sie wissen, welche Einheit in welchen Garten ging und wann sie zuletzt geprüft wurde. Zelte können beides sein.
Sets sind eigene Produkte mit eigenem Preis: Folding Chairs (set of 10) für zum Beispiel 15 $ pro Set und 60-inch Round Tables (set of 4) für zum Beispiel 48 $ pro Set.
Online erhält jedes Produkt eine Buchungsseite.
Online booking page for the Castle Bounce House 13x13 with event date, price and add-ons
Die Buchungsseite des Castle Bounce House 13x13: Der Kunde wählt das Event-Datum und sieht den Preis sowie die dazu angebotenen Zusatzprodukte.
Zelte nutzen denselben Seitentyp. Auf der Seite des 20x40 Frame Tent kann ein Firmenkunde das Zelt ohne Telefonanruf buchen, und Ihr Personal bekommt trotzdem einen Blick darauf, bevor es bestätigt wird.
Online booking page for the 20x40 Frame Tent showing event date and pricing
Die Buchungsseite des 20x40 Frame Tent, aufgebaut aus demselben Produktdatensatz, den die Kasse verwendet.
Preispläne in Ribbe haben Stunden-, Halbtags-, Tages-, Wochen- und Saisontarife. Für Partyausstattung zählt der Tages- oder Wochenendtarif, sodass eine Lieferung am Samstag mit Abholung am Montag als ein Event bepreist wird statt als drei Tage. Das Castle Bounce House könnte einen Wochenendtarif von zum Beispiel 225 $ tragen, und das 20x40 Frame Tent zum Beispiel 650 $. Überstundentarife (Extra Hour, Extra Day, Extra Week) greifen automatisch, wenn eine Vermietung über die Rückgabe hinausläuft, was den Kunden abdeckt, der das Zelt bis Dienstag behält.
Delivery & Setup ist eine Position pro Bestellung. Teardown & Pickup und Same-day Pickup sind separate Leistungen, sodass eine Location, die die Fläche noch am selben Abend geräumt braucht, für die Fahrt bezahlt. Servicegebühren decken den Rest ab: eine feste oder prozentuale Gebühr pro Bestellung oder pro Artikel, steuerpflichtig oder nicht, für eine Treibstoffgebühr oder eine Aufbaugebühr.
Geschäftsregeln lassen Sie die Richtlinie festhalten, die Sie ohnehin von Hand anwenden: eine höhere Kaution bei Wochenendvermietungen, ein Minimum von zwei Tagen an Feiertagswochenenden, einen Rabatt nach Vorlaufzeit. Die Regeln gelten an der Kasse und online gleichermaßen.
Das Online-Buchungslimit begrenzt die Website auf N Einheiten oder einen Prozentsatz eines Produkts, sodass der Planer, der am Donnerstag anruft, immer noch Stühle findet, die das Web nicht ausverkauft hat.
Eine Zeltbestellung braucht einen menschlichen Blick, bevor ein Lkw losfährt: Ist Platz, um ein 40x60 Pole Tent zu verankern, gibt es Strom für das Gebläse. Ribbe gibt Ihnen zwei Freigabemodi für Online-Bestellungen. Der Review-Modus markiert jede Web-Bestellung für einen Blick. Der Blocking-Modus hält die Bestellung zurück, bis jemand sie freigibt, was zu Zelten und großen Hüpfburgen passt.
Beim Checkout kann die Seite Lieferung anbieten. Der Kunde gibt die Adresse der Location ein oder wählt eine Lieferregion, wenn Sie nach Zone bepreisen. Der Warenkorb hält die gewählte Einheit für eine festgelegte Anzahl Minuten, und Käufer, die ohne Bezahlung gehen, erhalten eine Erinnerung an den verlassenen Warenkorb.
Der Buchungskalender ist der Ort, an dem das Wochenende Gestalt annimmt: was Samstag hinausgeht, was Sonntagabend zurückkommt und was noch auf Freigabe wartet.
Bookings calendar showing a weekend of party rental events across Saturday and Sunday
Der Buchungskalender für ein Wochenende voller Events, mit jeder Bestellung an ihrem Event-Tag.
Zwei Dokumente begleiten eine Partybestellung. Der Mietvertrag wird im Vorlagen-Designer mit ausgefüllten Feldern für Bestellung, Kunde und Einheit gestaltet, wie ein Haftungsausschluss unterschrieben, und eine Kopie wird dem Kunden per E-Mail zugesendet. Der Haftungsausschluss deckt die Personen ab, die die Ausstattung nutzen.
Die Vorlagenbibliothek für Haftungsausschlüsse liefert 31 fertige Vorlagen nach Aktivität, darunter einen Hüpfburgen- und Aufblasartikel-Haftungsausschluss und einen Partyverleih-Haftungsausschluss. Importieren Sie einen davon in den Vorlagen-Designer, bearbeiten Sie ihn wie jede Vorlage, und lassen Sie ihn vor der Nutzung von Ihrem Anwalt prüfen; die Bibliothek ist ein Ausgangspunkt, keine Rechtsberatung.
Waiver Library with the bounce house and inflatables waiver preview open for review
Die Vorlagenbibliothek für Haftungsausschlüsse mit geöffneter Vorschau des Hüpfburgen- und Aufblasartikel-Haftungsausschlusses zur Prüfung.
Der Kunde kann auf seinem eigenen Handy über einen mit der Buchung gesendeten Link unterschreiben, auf dem Pad am Tresen, wenn er abholt, oder auf dem Handy des Fahrers bei der Lieferung. Das unterschriebene Exemplar wird bei der Bestellung und beim Kundendatensatz mit einem Signaturnachweis gespeichert: Zeitpunkt, Name der unterschreibenden Person und Dokumenten-Hash. Aktivieren Sie die Altersverifizierung, ist das Geburtsdatum der unterschreibenden Person erforderlich; der Haftungsausschluss eines Minderjährigen wird an einen Elternteil oder Erziehungsberechtigten weitergeleitet, dessen Name erfasst wird. Ribbe blockiert eine Vermietung nicht aufgrund des Alters; es erfasst das Alter und leitet die Unterschrift des Erziehungsberechtigten weiter.
Eine Kaution wird auf einer Karte vorab autorisiert oder als Zahlung entgegengenommen, und das Personal bucht sie bei der Rückgabe ab oder gibt sie frei. Ein Schadenhaftungsausschluss-Produkt für Hüpfburgen und Zelte kann fest pro Vermietung, pro Tag mit einer Obergrenze für die berechneten Tage, oder als Prozentsatz der Vermietung bepreist werden. Die Übersicht zu Haftungsausschlüssen und digitaler Signatur behandelt die Signaturwege ausführlicher.
Crew unloading tent poles and folding chairs from a box truck at a suburban backyard
Am Liefer- und Abholmodul zeigt sich, wie gut Partyverleih-Software wirklich ist. Es läuft auf drei Stufen, Off, Basic und Full, mit Funktionsschaltern, sodass ein Betrieb mit zwei Lkw einfach anfangen kann.
Pickup and Delivery settings with module level Off, Basic, Full and capability toggles
Einstellungen für Abholung und Lieferung: die Modulstufe und die Schalter, die jede Funktion einschalten.
Eine Fahrt hat einen Lkw, einen Fahrer, eine Crew und ein Zeitfenster. Stopps werden nach Adresse gruppiert, sodass 40 Stühle, 5 runde Tische und die Popcorn Machine für ein Haus ein Stopp werden. Eine Fahrt kann auf derselben Tour liefern und abholen, einschließlich eines Tauschs an derselben Location. Die Routenoptimierung ordnet die Stopps, Fahrtvorlagen speichern einen Standard-Samstag, und der Planer markiert einen Konflikt, wenn ein Fahrer oder ein Lkw auf zwei Fahrten gleichzeitig gebucht ist. Fahrer und Crew sind Personal mit Fähigkeiten im Mitarbeiterplaner.
Run builder Stops and orders view with stops grouped by address and Deliver and Collect tags
Der Fahrtenplaner des Liefermoduls bei einem Demo-Shop für Strandausrüstung: Stopps nach Adresse gruppiert, markiert als Deliver oder Collect.
Bevor der Lkw abfährt, listet die Checkliste LKW beladen jeden Artikel der Fahrt auf, und die Crew hakt jeden einzelnen ab, sobald er aufgeladen ist. Ein fehlendes Gebläse für die Combo Bounce & Slide kostet eine zweite Fahrt; dieser Bildschirm fängt das schon am Lagertor ab.
Run builder Load truck checklist with items ticked as loaded at the warehouse
Die Checkliste LKW beladen des Liefermoduls, mit jedem Artikel abgehakt, sobald er auf den Lkw kommt.
Vor Ort übernimmt die Fahrer-App. Der Fahrer hakt die gelieferten Artikel ab, macht Fotos vom Aufbau, und der Kunde unterschreibt die Delivery Note auf dem Handy des Fahrers. Beim Losschicken geht eine ETA-Nachricht an den Kunden, und die Fahrten synchronisieren sich einseitig mit Google Calendar. Für einen ausführlicheren Blick auf das Modul lesen Sie unseren Rundgang durch die Liefersoftware für Vermietungen.
Driver's phone recording a delivery: items ticked, setup photo added, customer signature field
Eine Lieferung auf dem Handy des Fahrers erfassen: Artikel abgehakt, ein Foto angehängt und die Unterschrift des Kunden.
Schulen, Kirchengemeinden und Unternehmen zahlen nicht mit Karte am Tresen. Richten Sie sie als Kunden auf Rechnung ein, und die Bestellung wird als Rechnung mit eigener Rechnungsnummer gebucht. Kontoauszüge, Forderungsalterung und Erinnerungen an überfällige Zahlungen treiben den Saldo ein. Ein Zahlungslink per E-Mail oder SMS lässt die Kassenwartin des Elternbeirats auf dem Handy zahlen, und eine hinterlegte Karte deckt den wiederkehrenden Firmenplaner ab.
Der Kundendatensatz bewahrt jedes vergangene Event, jedes unterschriebene Dokument und jede Zahlung für den Anruf im nächsten Jahr.
On-account and receivables settings next to the list of customer invoices
Einstellungen für Rechnungskunden und Forderungen mit der Rechnungsliste darunter.
Laufkundschaft läuft über dieselbe Kasse: Kartenzahlungen über Stripe auf einem Lesegerät, Bargeld, Scheck, Geschenkkarte, Kundenguthaben und Rechnungszahlungen. Der Leitfaden zum Vermietungs-Kassensystem behandelt, worauf Sie bei einer Kasse achten sollten.
Vorbeugende Wartungspläne laufen nach Tagen oder nach Anzahl der Vermietungen, mit einer Bestanden/Nicht-bestanden-Checkliste pro Inspektion. Das Set Party & event rentals der Planbibliothek deckt eine Inspektions-Checkliste für Hüpfburgen, Gebläseprüfungen und eine Zeltinspektion ab. Eine nicht bestandene Inspektion setzt die Einheit außer Betrieb.
Berichte beantworten die Winterfragen. Die Auslastung nach Produktgruppe und die Liste der ungenutzten Artikel zeigen, welche Artikel ihren Lagerplatz verdienen. Der Flottennutzungsbericht zeigt, welche Artikel die ganze Saison nie das Lager verlassen haben, und der Umsatz nach Tag zeigt, wie viel vom Jahr an Samstagen verdient wird.
Für Ribbe gibt es keine Software-Vorabkosten. Online-Buchungsgebühren zahlen Ihre Kunden. Für ein Gespräch über Ihre Flotte und Ihre Lkw sprechen Sie mit uns, oder sehen Sie sich die Seite Partyverleih an. Wenn Sie die Monate vor der Saison planen, ist die Checkliste für das Vermietungsgeschäft im Sommer ein guter Begleiter zu diesem Leitfaden.
Ja. Stühle, Tische und Tischdecken sind mengenbasierte Produkte: Sie geben die Anzahl ein, die Sie besitzen, und die Verfügbarkeit zählt, was für die Termine bereits reserviert ist. Hüpfburgen können serialisiert werden, sodass jede Einheit ihr eigenes Tag hat.
Ja. Richten Sie die Schule als Kundin auf Rechnung ein, und die Bestellung wird als Rechnung mit eigener Rechnungsnummer gebucht, unterstützt durch Kontoauszüge und Erinnerungen an überfällige Zahlungen. Ein Zahlungslink per E-Mail oder SMS lässt sie auf dem Handy zahlen.
Ja. Der Kunde unterschreibt die Delivery Note auf dem Handy des Fahrers, und der Fahrer hängt Fotos vom Aufbau an; beides landet auf der Bestellung als Lieferbeleg. Der Haftungsausschluss kann ebenfalls auf dem Handy des Fahrers unterschrieben werden, wenn er nicht schon über den Buchungslink unterschrieben wurde.
Ja. Eine Fahrt kann Deliver- und Collect-Stopps mischen, einschließlich eines Tauschs an derselben Location. Landet derselbe Lkw oder Fahrer auf zwei sich überlappenden Fahrten, markiert der Planer den Konflikt.
Nicht in Ribbe. Es gibt kein Kundenportal, in dem ein Kunde eine Bestellung nach der Buchung bearbeitet. Der Kunde ruft an oder schreibt eine E-Mail, Ihr Personal ändert die Bestellung an der Kasse, und von dort aus geht der aktualisierte Zahlungslink heraus.
Die kommende Saison auf einem System betreiben Stückzahlen, Wochenendpreise, Haftungsausschlüsse für Hüpfburgen, Lieferfahrten und Rechnungen für Schulen und Unternehmen, an einem Ort. Richten Sie Ihren Katalog ein, bevor der erste Samstag der Saison kommt. Kostenlose Testphase starten