Um termo de responsabilidade de locação de ATV e uma política de dano por escrito são os dois documentos que decidem se um dia ruim na trilha custa ao seu negócio algumas centenas de dólares ou a temporada toda. O termo cobre a assunção de risco, a liberação, as regras da trilha, capacetes, álcool e menores. A política de dano cobre o depósito ou o termo de dano, o que conta como dano, e a inspeção na saída e na devolução. Este post cobre o que cada um deve conter, como conseguir a assinatura de todo piloto antes de entregar as chaves, e como acertar um depósito de dano de locação de side-by-side sem discussão.
O exemplo prático é a loja de demonstração da Ribbe, a Pacific Coast Moto, um negócio de locação de motos. As telas de assinatura, verificação de idade, depósito e termo de dano são idênticas para um UTV, um quadriciclo ou um buggy, então as capturas de tela mostram o que uma loja de locação de powersports vê. Trate o conteúdo do termo aqui como orientação para operadores e peça ao seu advogado para revisar o texto final para o seu estado.
Two side-by-side UTVs parked at a desert trailhead rental yard before a morning ride
Um termo de locação de UTV tem duas funções. Ele diz ao piloto, em linguagem simples, o que pode dar errado e quais são as regras, e registra que o piloto aceitou esses riscos e liberou a loja na medida em que o seu estado permite. A maioria dos termos que se sustentam cobre estes pontos:
Assunção de risco: capotamentos, colisões, terreno, clima, falha mecânica e outros pilotos, citados especificamente.
Liberação e indenização: quem é liberado (a loja, os proprietários, a equipe, os guias, o proprietário do terreno) e pelo que o piloto concorda em pagar.
Regras da trilha: somente trilhas marcadas, limites de velocidade, não mais pilotos do que assentos, seguir o guia.
Capacetes e equipamento: capacete o tempo todo, cintos de segurança afivelados em um side-by-side, proteção para os olhos.
Álcool e drogas: nenhum antes ou durante o passeio, e o direito de encerrar a locação sem reembolso.
Menores: um pai ou responsável legal assina por qualquer pessoa com menos de 18 anos, e o nome do responsável é registrado.
Campos de captura: nome completo, data de nascimento, telefone, contato de emergência, número da carteira de motorista se você exigir uma.
Responsabilidade por dano: uma referência à política de dano que o piloto também assina, para que os dois documentos combinem.
Mantenha as frases curtas; um termo que o piloto entendeu é mais fácil de defender do que um pelo qual ele só passou os olhos. Peça ao seu advogado para revisar o texto final, já que a aplicabilidade varia por estado. A estrutura é parecida com o nosso guia de termo de locação de jet ski, com regras de trilha no lugar de regras de água.
A Biblioteca de Termos da Ribbe vem com 31 termos já prontos por atividade, incluindo um termo de ATV / UTV com os riscos, regras da casa, cláusulas de capacete e álcool, regras de trilha, uma seção de responsável para menores e os campos de captura acima. Você o importa para o Editor de Modelos e o edita como qualquer outro modelo. A biblioteca traz um aviso de que não é aconselhamento jurídico, pelo mesmo motivo que este post traz.
Waiver Library in the demo shop with the ATV / UTV waiver preview open for import
A Biblioteca de Termos na loja de demonstração Pacific Coast Moto com a pré-visualização do termo de ATV / UTV aberta; essas telas são as mesmas para todo tipo de veículo.
Cada tipo de UTV da sua frota é então vinculado ao termo, e o caixa não vai liberar a saída de uma unidade desse tipo até que a assinatura esteja registrada. A página de Modelos lista cada termo, contrato de locação e formulário de check-in, então um contrato de locação de UTV e o termo podem ser atribuídos a produtos diferentes. O conjunto completo de ferramentas está na página de termos digitais.
Templates page listing the shop's waivers, rental agreements and check-in forms
A página de Modelos lista os termos, contratos de locação e formulários de check-in da loja.
A lacuna mais comum em locações de powersports é o passageiro: o piloto assina, a pessoa no segundo assento não. Trate cada assento como um assinante. Na Ribbe, uma reserva em grupo carrega um contato por pessoa, então um grupo de seis pessoas é seis assinantes. Todos assinam a partir de um link ou código QR no próprio celular, antes da chegada ou no balcão, e a tela da equipe mostra quem assinou e quem não assinou. Cada assinatura é armazenada com o horário, o nome de quem assinou e um hash do documento, no pedido e no cadastro do cliente.
Com a Verificação de Idade do Termo ativada nas regras de finalização de compra do PDV, todo assinante precisa informar uma data de nascimento. O termo de um menor é encaminhado a um pai ou responsável, cujo nome é registrado com a assinatura. A Ribbe não recusa uma locação por idade; ela registra a idade e encaminha a assinatura do responsável, e sua política de idade mínima permanece no texto do seu termo. Verifique as regras do seu estado sobre menores em veículos off-road.
POS settings, Checkout Rules tab, with the Waiver Age Verification option switched on
Configurações do PDV, Regras de Finalização de Compra: a opção Verificar Idade Antes de Assinar, que encaminha o termo de um menor a um pai ou responsável.
Um formulário de check-in personalizado é executado no celular do piloto a partir do mesmo código QR. Para uma operação de UTV, isso geralmente significa peso e altura, nível de experiência, um contato de emergência e uma caixa de marcação para o equipamento que cada piloto precisa. Regras no formulário podem adicionar automaticamente a linha de capacete ou óculos de proteção ao pedido, então o total já inclui o equipamento antes de o grupo chegar ao balcão.
A rider's phone showing the check-in flow: party details first, then the waiver to sign
O fluxo de check-in no celular do piloto, primeiro os dados do grupo, depois o termo para assinar.
Staff member and rider inspecting a muddy UTV front body panel together at return
O termo protege você contra reclamações por lesão. A política de dano protege a máquina. Capotamentos entortam as gaiolas e rasgam painéis da carroceria, uma aterrissagem dura quebra um semieixo, e um cabo de guincho dobrado custa mais do que um dia de locação. O piloto precisa saber de antemão pelo que é responsável.
Escreva a seção de dano na mesma linguagem simples: o que conta como dano (qualquer coisa além de poeira da trilha e arranhões leves), o que o piloto paga (custo de reparo até um máximo declarado, digamos $2.500 como exemplo, mais os dias de locação perdidos), e como isso é acertado. Coloque o valor na placa do balcão e no e-mail de confirmação.
Um depósito de dano de locação de side-by-side funciona melhor como pré-autorização no cartão, uma retenção em vez de uma cobrança. Na Ribbe, o depósito é pré-autorizado no cartão do piloto na retirada; na devolução, a equipe captura parte ou todo o valor por dano, ou o libera. A liberação é uma ação da equipe, não automática, então a pessoa que inspecionou a máquina é quem encerra o valor. Uma retenção no cartão também deixa um registro para os dois lados, diferente do dinheiro. Leitores e formas de pagamento estão na página de pagamentos.
Muitos pilotos preferem pagar uma taxa menor e não reembolsável do que carregar uma retenção grande. A Ribbe vende um termo de dano como produto junto com a locação, com preço de uma de três formas: fixo por locação, por dia com um limite de dias cobrados, ou um percentual da locação. No produto, você marca os tipos de UTV aos quais ele se aplica, então um termo de $15 por dia (um valor de exemplo) pode se aplicar aos modelos de trilha e não aos quadriciclos infantis. Um piloto pode receber a oferta do termo, do depósito ou de ambos.
Damage waiver product Pricing tab showing the charge mode options and maximum days setting
A aba Preços do produto de termo de dano: modo de cobrança fixo, por dia ou percentual, e o máximo de dias cobrados.
As Regras de Negócio permitem que você escreva as exceções sem um desenvolvedor: um depósito maior nos fins de semana ou para um modelo mais potente, uma duração mínima de locação, ou uma taxa adicional para uma devolução em outro local. Uma regra se aplica no caixa e online igualmente. A configuração mais ampla da frota está no nosso guia de software de locação de UTV e buggy.
Uma discussão sobre depósito é quase sempre uma discussão sobre evidência. O piloto diz que o painel trincado já estava lá na retirada; o membro da sua equipe tem certeza de que não estava. A solução é uma vistoria ao redor do veículo na saída, feita com o piloto, registrada do mesmo jeito todas as vezes, e repetida na devolução. Na Ribbe, isso é um plano de manutenção do tipo inspeção, configurado para rodar em toda locação, com uma lista de verificação de aprovado/reprovado: painéis da carroceria, pneus, luzes, fluidos, guincho, equipamento de segurança, cada um com observações. Uma inspeção reprovada pode retirar a unidade de operação. A biblioteca de planos tem um conjunto Carros, RVs & veículos para começar.
Maintenance plan library filtered to Cars, RVs and vehicles, showing inspection checklist plans
A biblioteca de planos de manutenção filtrada para Carros, RVs & veículos, com listas de verificação de inspeção para copiar em uma frota de UTV.
As fotos são a outra metade. A Ribbe não adiciona uma etapa automática de fotos no balcão; a equipe tira fotos da vistoria no celular e as anexa ao pedido ou aos documentos do cliente, junto do termo assinado e da inspeção. (As fotos de comprovação de entrega do aplicativo de motorista existem apenas para entregas.) Na devolução, rode a mesma lista de verificação contra essas fotos com o piloto presente, libere a retenção se tudo passar, ou capture o que a sua tabela de danos determinar e libere o restante. Termo, política, as duas inspeções e a captura então ficam em um único pedido se uma disputa chegar à emissora do cartão.
Passeios guiados são vendidos como tickets com horários e uma capacidade por horário. Uma exigência de guia no ticket coloca o passeio no escalador de equipe, e o manifesto da viagem mostra o status do termo por piloto, a lista que o guia confere antes de alguém ligar o motor. Um link de pagamento por SMS ou e-mail permite que o organizador do grupo pague o saldo no celular e assine o termo primeiro, se a loja exigir; clientes recorrentes podem manter um cartão salvo. O resto da preparação para a pré-temporada está no nosso checklist de negócio de locação de verão.
Com a Verificação de Idade do Termo ativada, sim. A data de nascimento do passageiro é exigida, o termo é encaminhado a um pai ou responsável, e o nome do responsável é registrado. Se um jovem de 16 anos pode andar ou não é definido pelo seu estado e pela sua seguradora, então verifique os dois.
Os dois são suportados, e muitas lojas oferecem ambos. O depósito é uma retenção no cartão que a equipe captura ou libera na devolução. O termo de dano é um produto com preço fixo, por dia com um limite, ou como percentual, aplicado aos tipos de UTV que você escolher.
O caixa não vai liberar a saída de uma unidade de um tipo vinculado ao termo até que a assinatura esteja registrada. O piloto assina ou não anda.
Sim. A confirmação da reserva traz um link, e cada pessoa do grupo assina no próprio celular. A tela da equipe mostra quem assinou e quem não assinou.
Ainda não. Não há uma etapa automática de fotos no balcão. A equipe tira fotos no celular e as anexa ao pedido ou aos documentos do cliente. Fotos de comprovação de entrega existem no aplicativo de motorista apenas para entregas.
Rode o termo e o depósito em um único sistema Comece um teste gratuito, importe o termo de ATV / UTV da biblioteca, e configure o depósito e o termo de dano para a sua frota. Não há custo inicial de software, e as taxas de reserva online são pagas pelos seus clientes. Comece um teste gratuito