Um checklist de negócio de locação de verão trabalha de trás para frente a partir do dia de abertura: decida a frota, os preços e as políticas no inverno, construa documentos, site e estoque no início da primavera, e ensaie um sábado movimentado duas semanas antes de abrir. Este artigo é esse checklist, em ordem, com um mês limite para cada tarefa.
Nenhuma loja única é o exemplo prático aqui. A mesma preparação de temporada vale tanto para quem aluga caiaques e pranchas de stand up paddle, pontões, jet skis, bicicletas e e-bikes, carrinhos de golfe, UTVs, motocicletas, tendas de festa, campings, ingressos de atrações, equipamentos de praia ou um pátio de equipamentos, e cada seção aponta para o artigo mais detalhado daquele setor. O cronograma de exemplo assume uma abertura no feriado de Memorial Day; ajuste os meses para o seu próprio primeiro fim de semana.
Ler os números da temporada passada; comprar, vender, aposentar
Planos de tarifas, depósitos, termos, Regras de Negócio
Início da primavera
Termos de responsabilidade, contratos, formulários de check-in
Início da primavera
Produtos do site, adicionais, entrega
Etiquetar cada unidade, inspeções, planos de manutenção
Líder da loja
Escala da equipe, crachás de avaliação, motoristas, quiosque
Início de maio
Duas semanas antes
Meados de maio
Semana de abertura
Lista de observação diária
Comece pelo que a frota realmente fez, não pelo que você lembra que ela fez.
Tire o relatório de uso da frota da temporada passada: utilização por grupo, unidades ociosas e uso por unidade. Marque toda unidade que ficou ociosa por semanas e toda unidade que rodou quase todo dia.
Decida por unidade: manter, aposentar ou vender. As unidades que você vende podem ser anunciadas a partir do mesmo cadastro de ativo, pela venda de frota, on-line se você quiser.
Escreva a lista de compras com um orçamento identificado, por exemplo "substituir quatro caiaques individuais, adicionar dois tandems."
Uma loja de bicicletas decidindo quantas e-bikes adicionar a uma frota de pedal é a versão clássica dessa decisão; o guia de software de locação de bicicletas percorre isso com o mesmo relatório.
Tudo o que você constrói na primavera depende de preços e políticas, então defina-os uma vez e cadastre-os antes de tocar no site.
Planos de tarifas por produto: faixas por hora, meio período, diária, semanal e sazonal. Configure as faixas de hora extra (Hora Extra, Dia Extra, Semana Extra) para que uma devolução atrasada seja precificada pelo plano, e não discutida no balcão.
Preços sazonais: datas de entressafra e de alta temporada no mesmo produto.
Depósito ou termo de responsabilidade por danos, por classe de produto: uma retenção no cartão pré-autorizada na retirada e capturada ou liberada pela equipe na devolução, ou um produto de termo vendido com a locação, com preço fixo, por dia com um limite, ou como percentual.
Termos de cancelamento em texto simples, revisados pelo seu advogado.
Regras de Negócio para o calendário que você já sabe que vem: um depósito maior nos fins de semana, um mínimo de dois dias em fins de semana de feriado, uma sobretaxa para uma devolução feita em outro local.
Limites de reserva online: restrinja o site a N unidades ou a um percentual de cada frota, assim quem chega sem reserva ainda encontra estoque.
As regras valem tanto no caixa quanto on-line, então o site nunca oferece um preço que o balcão recusaria. Para a matemática dos preços, o artigo sobre preços de locação de jet ski monta um exemplo de tabela de tarifas do zero. Campings têm seu próprio mínimo de fim de semana de feriado, coberto no artigo sobre software de reservas para campings.
Os documentos demoram mais do que os proprietários esperam porque o advogado está no caminho crítico, então comece em março.
Importe o termo de responsabilidade da sua atividade a partir da Biblioteca de Termos (31 termos prontos por atividade) para o Editor de Modelos e edite-o. Peça que seu advogado o revise antes de publicá-lo.
Monte o contrato de locação no Editor de Modelos com os campos do pedido, do cliente e da unidade preenchidos.
Ative a verificação de idade se menores participam: a data de nascimento do signatário passa a ser exigida e o termo de um menor é assinado por um responsável.
Desenhe o formulário de check-in que sua atividade precisa, por pessoa ou por grupo: altura, peso, hotel e quarto, habilidade. As respostas ficam registradas no cadastro do cliente.
Decida como a assinatura acontece: no próprio celular do cliente a partir de um QR code, na mesa de assinatura do caixa, em uma mesa Topaz, ou no papel que depois é digitalizado.
Para frotas motorizadas, use a leitura da carteira de habilitação no balcão (carteiras dos Estados Unidos e do Canadá).
O que o contrato deve dizer varia por frota. O artigo sobre contrato de locação de carrinho de golfe cobre cláusula por cláusula, o artigo sobre software de locação de barcos cobre termos e depósitos para as unidades mais caras, e o artigo sobre software de locação de motocicletas cobre a verificação da habilitação e o contrato do piloto.
Seu site é o único funcionário que trabalha em abril. Construa-o assim que os preços estiverem definidos, e depois reserve através dele você mesmo, pelo celular.
Produtos com fotos, descrições simples e disponibilidade em tempo real a partir do mesmo estoque que o caixa usa.
Adicionais vinculados aos produtos certos: capacetes, cadeirinhas infantis, coolers, bolsas estanques.
Entrega no checkout onde se aplica, com a janela de horário que o cliente escolhe.
Aprovação da equipe para os pedidos que você quer ver primeiro (modo Revisão ou Bloqueio), e os minutos que o carrinho reserva uma unidade escolhida.
Lembretes de carrinho abandonado para clientes que escolheram datas e saíram.
Links de pagamento por email ou SMS para saldos, com o termo assinado primeiro se você exigir isso.
O fluxo de reserva é onde os setores mais se diferenciam. Uma loja de caiaques vende horários e tamanhos (artigo sobre software de locação de caiaques), uma loja de e-bikes precisa da altura do ciclista e adicionais de bateria (artigo sobre sistema de reserva de e-bikes), e uma atração vende capacidade por horário (artigo sobre software de ingressos para atrações). Lojas focadas em entrega têm o artigo sobre software de locação para festas para tendas e mesas e o artigo sobre software de entrega para locações para casas de temporada; lojas que alugam direto da areia têm o artigo sobre software de locação de praia.
A rental shop's booking website home page with products, photos and a date picker
A página inicial do site de reservas de uma loja de locação, com disponibilidade tirada do estoque do caixa.
Depois que o site estiver no ar, leia o calendário de reservas a cada poucos dias durante a primavera. As reservas antecipadas mostram quais fins de semana estão enchendo, seu sinal para ajustar um limite de reserva ou adicionar uma unidade antes da temporada.
Bookings calendar for one week in season showing reservations by day and product
O calendário de reservas de uma semana na temporada, com as reservas online e do balcão na mesma grade.
Row of rental kayaks and bikes on a rack being tagged and inspected in spring
Toda unidade que vai sair nesta temporada deveria existir no sistema, ter uma etiqueta e passar por uma inspeção antes de o primeiro cliente tocar nela.
Serialize cada unidade e imprima uma etiqueta de código de barras ou QR. A retirada e a devolução passam a acontecer por leitura, e a câmera de um celular pode funcionar como leitor.
Configure um plano de inspeção com uma lista de aprovação ou reprovação e rode-o em cada unidade antes da primeira locação. Uma unidade reprovada fica fora de uso até ser corrigida.
Pegue a biblioteca de planos de manutenção para o seu setor (Bikes & e-bikes, Boats & watercraft, Kayak, SUP & paddle, e outros) e ajuste os intervalos. Os planos rodam por dias, locações, horas de locação ou milhas, com o hodômetro registrado no momento do serviço.
Abra o calendário de serviço e distribua as manutenções do meio da temporada pelos dias de semana mais tranquilos.
As frotas motorizadas carregam a maior carga de inspeção. O artigo sobre software de locação de UTV, ATV e buggy cobre intervalos de manutenção e inspeção de danos, o artigo sobre software de locação de equipamentos cobre listas de inspeção de retirada para equipamentos, e o artigo sobre software de locação de carrinhos de golfe cobre uma frota que trabalha todos os dias.
Maintenance plans page listing inspection and service plans with their intervals
A biblioteca de planos de manutenção para Bikes & e-bikes: planos de inspeção e serviço por dias, locações ou horas de locação, importados com um clique.
A equipe sazonal chega em maio e sai em setembro, então o sistema precisa carregar o treinamento. Configure as ferramentas antes do primeiro turno.
Coloque a equipe no escalonador de funcionários com turnos e habilidades, assim um passeio que precisa de um guia fica coberto.
Imprima um crachá de avaliação para cada funcionário. Os clientes leem o QR code para deixar uma avaliação e uma gorjeta.
Atribua motoristas para o módulo de entrega e instale o aplicativo do motorista nos celulares deles.
Configure um quiosque em um tablet para a fila, com o QR de transferência para o celular, assim um grupo pode terminar o check-in e assinar no próprio celular.
Acompanhe cada novo contratado em uma locação expressa e uma devolução por leitura antes do dia de abertura.
Avaliações e gorjetas ajudam a manter a equipe sazonal; o artigo sobre avaliações e gorjetas por QR code para funcionários mostra como o crachá funciona.
Rental shop staff rehearsing a busy morning at the counter before the season opens
Escolha um dia de semana tranquilo duas semanas antes da abertura e rode uma manhã de sábado com toda a equipe, usando unidades reais e clientes de teste.
Um cliente sem reserva na tela de locação expressa: escolha o produto, leia a habilitação, receba o cartão.
Retirada por leitura de código de barras, depois confirme que a unidade aparece como uma locação ativa no livro de locações.
O termo assinado em um celular a partir do QR code no balcão, e a cópia assinada visível no pedido.
Uma devolução atrasada: traga uma unidade de volta depois do horário e confirme que a faixa de Hora Extra se aplicou por conta própria.
Um depósito pré-autorizado na retirada, depois capturado ou liberado na devolução.
Uma rota de entrega: caminhão, motorista, janela de horário, lista de carregamento, e prova de entrega a partir do aplicativo do motorista.
Um relatório X no fechamento.
Depois, combine o que alguém lê todas as noites: o livro de locações para devoluções esperadas e atrasadas, as vendas do dia, e os pedidos online esperando aprovação. O guia do PDV de locação explica o que um caixa de locação acompanha que um caixa de varejo não acompanha, e o artigo sobre o melhor software de locação de jet ski cobre a fila de clientes sem reserva em detalhe.
A primeira semana define os hábitos da temporada. Quatro coisas merecem uma olhada em toda abertura e todo fechamento.
Devoluções atrasadas no livro de locações, para que a hora extra seja cobrada e o próximo cliente seja avisado com antecedência.
Termos não assinados em pedidos abertos. Nenhuma unidade sai sem uma assinatura registrada.
Pedidos online esperando aprovação, resolvidos antes de o cliente perguntar.
Unidades ociosas. Uma unidade que não se moveu na semana de abertura é um problema de preço ou de anúncio.
O painel coloca as locações, devoluções e receita de hoje em uma só tela.
Dashboard with tiles for today's rentals, returns due and revenue so far
O painel no horário de abertura, com os blocos de locações, devoluções e receita de hoje.
Planejamento e compras no inverno, documentos e site até o início da primavera, inspeções da frota em abril, e um ensaio geral duas semanas antes da abertura.
Os dois são suportados, e muitas lojas usam ambos. Um depósito é uma retenção no cartão do cliente que a equipe captura ou libera na devolução; um termo de responsabilidade por danos é um produto vendido com a locação por uma taxa. O artigo sobre termo de responsabilidade e depósito por danos para ATV e UTV compara os dois.
Defina um limite de reserva online por produto: o site vende no máximo N unidades ou um percentual daquela frota, e o restante fica reservado para o balcão. Um limite de antecedência de reserva em todos os canais faz o mesmo para reservas feitas com muita antecedência.
Normalmente menos do que você imagina. O Ribbe roda em terminais e tablets, com leitores de código de barras, impressoras de recibo, um display para o cliente, leitores de cartão e quiosques como opções. A câmera de um celular pode funcionar como leitor. A página de hardware lista o que é suportado.
Ainda não. Uma alteração de data é feita pela equipe no pedido, e o cliente recebe a confirmação atualizada por email ou SMS.
Comece o checklist com o software já pronto Abra um teste gratuito, importe seu termo de responsabilidade da biblioteca, cadastre seus planos de tarifas e construa o site de reservas durante o inverno, para que o trabalho da primavera seja só teste, não montagem. Não há custo inicial de software, e as taxas de reserva online são pagas pelos seus clientes. Começar um teste gratuito