Software de locação para festas tem uma função que a maioria dos softwares de locação faz mal: contar. Uma empresa de locação para festas controla 120 cadeiras dobráveis, 30 mesas redondas, 8 tendas e 6 infláveis que saem todos em um caminhão no sábado de manhã e voltam no domingo à noite. O software precisa saber quantas cadeiras estão livres em uma data, precificar o fim de semana como um único evento, coletar um contrato assinado para o pula-pula, planejar as rotas de entrega e deixar uma escola pagar por fatura. Este guia mostra como o Ribbe lida com cada uma dessas tarefas.
O exemplo prático é a Celebrations Party Rentals, uma loja demo em Nashville com um catálogo que vai parecer familiar: Castle Bounce House 13x13, Combo Bounce & Slide, 20x20 and 20x40 Frame Tents, 40x60 Pole Tent, 60-inch Round Tables (set of 4), Folding Chairs (set of 10), Chiavari Chairs (set of 10), 120-inch Round Linens (set of 4), Dance Floor 16x16, Popcorn Machine, Cotton Candy Machine e Patio Heater, além dos serviços Delivery & Setup, Teardown & Pickup e Same-day Pickup. Todo preço abaixo é um exemplo, não uma cotação.
Party rental warehouse with stacked folding chairs, round tables and rolled tent canvas
O Ribbe controla um produto de duas formas. Um produto controlado por quantidade é uma contagem: 120 cadeiras dobráveis, 30 mesas redondas, 12 jogos de toalhas redondas. A disponibilidade para um período conta o que já está reservado, então quando uma festa escolar reserva 100 cadeiras para um sábado, o site e o caixa mostram 20 restantes para aquele fim de semana.
Um produto serializado dá a cada unidade sua própria etiqueta. Os infláveis entram aqui. Cada Castle Bounce House 13x13 e cada Combo Bounce & Slide tem seu próprio código de barras ou QR, assim você sabe qual unidade foi para qual quintal e quando foi inspecionada por último. As tendas podem ser de qualquer um dos dois tipos.
Os conjuntos são produtos próprios com preço próprio: Folding Chairs (set of 10) a, digamos, $15 por conjunto e 60-inch Round Tables (set of 4) a, digamos, $48 por conjunto.
On-line, cada produto tem sua própria página de reserva.
Online booking page for the Castle Bounce House 13x13 with event date, price and add-ons
A página de reserva do Castle Bounce House 13x13: o cliente escolhe a data do evento e vê o preço e os adicionais oferecidos junto.
As tendas usam o mesmo tipo de página. Na página do 20x40 Frame Tent, um cliente corporativo pode reservar a tenda sem precisar ligar, e sua equipe ainda dá uma olhada antes de confirmar.
Online booking page for the 20x40 Frame Tent showing event date and pricing
A página de reserva do 20x40 Frame Tent, construída a partir do mesmo cadastro de produto que o caixa usa.
Os planos de tarifas no Ribbe têm faixas por hora, meio período, diária, semanal e sazonal. Para equipamentos de festa, a faixa que importa é a diária ou a de fim de semana, então uma entrega no sábado com retirada na segunda precifica como um único evento, não como três dias. O Castle Bounce House pode ter uma faixa de fim de semana de, digamos, $225, e o 20x40 Frame Tent, digamos, $650. As faixas de hora extra (Hora Extra, Dia Extra, Semana Extra) se aplicam automaticamente quando a locação passa da devolução, o que cobre o cliente que mantém a tenda até terça.
Delivery & Setup é uma linha por pedido. Teardown & Pickup e Same-day Pickup são serviços separados, então um local que precisa da área livre naquela noite paga pela viagem extra. As taxas de serviço cobrem o resto: uma taxa fixa ou percentual por pedido ou por item, tributável ou não, para uma taxa de combustível ou uma taxa de montagem.
As Regras de Negócio permitem escrever a política que você já aplica de cabeça: um depósito maior em locações de fim de semana, um mínimo de dois dias em fins de semana de feriado, um desconto por antecedência da reserva. As regras valem tanto no caixa quanto on-line.
O limite de reserva online restringe o site a N unidades ou a um percentual de um produto, assim o organizador que liga na quinta ainda encontra cadeiras que o site não esgotou.
Um pedido de tenda precisa de um olhar humano antes de o caminhão sair: há espaço para fixar um 40x60 Pole Tent, há energia para o soprador. O Ribbe oferece dois modos de aprovação para pedidos online. O modo Revisão sinaliza cada pedido da internet para uma olhada. O modo Bloqueio retém o pedido até alguém aprovar, o que é ideal para tendas e infláveis grandes.
No checkout, o site pode oferecer entrega. O cliente digita o endereço do local, ou escolhe uma região de entrega quando você precifica por zona. O carrinho reserva a unidade escolhida por um número determinado de minutos, e os clientes que saem sem pagar recebem um lembrete de carrinho abandonado.
O calendário de reservas é onde o fim de semana toma forma: o que sai no sábado, o que volta no domingo à noite, e o que ainda está esperando aprovação.
Bookings calendar showing a weekend of party rental events across Saturday and Sunday
O calendário de reservas de um fim de semana de eventos, com cada pedido no dia do evento.
Dois documentos acompanham um pedido de festa. O contrato de locação é desenhado no Editor de Modelos com os campos do pedido, do cliente e da unidade preenchidos, assinado como um termo de responsabilidade, e uma cópia é enviada por email ao cliente. O termo de responsabilidade cobre as pessoas que usam o equipamento.
A Biblioteca de Termos traz 31 termos prontos por atividade, incluindo um termo para pula-pula e infláveis e um termo para locação de festas. Importe qualquer um deles para o Editor de Modelos, edite como qualquer modelo, e peça que seu advogado revise antes de usar; a biblioteca é um ponto de partida, não uma consultoria jurídica.
Waiver Library with the bounce house and inflatables waiver preview open for review
A Biblioteca de Termos com a pré-visualização do termo para pula-pula e infláveis aberta para revisão.
O cliente pode assinar no próprio celular a partir de um link enviado com a reserva, na mesa de assinatura do balcão se for retirar, ou no celular do motorista na entrega. A cópia assinada é guardada no pedido e no cadastro do cliente com um registro de assinatura: horário, nome de quem assinou e hash do documento. Ative a verificação de idade e a data de nascimento do signatário passa a ser exigida; o termo de um menor de idade é encaminhado a um responsável, cujo nome é registrado. O Ribbe não bloqueia uma locação pela idade, ele registra a idade e encaminha a assinatura do responsável.
Um depósito de segurança é pré-autorizado em um cartão, ou cobrado como pagamento, e a equipe captura ou libera na devolução. Um produto de termo de responsabilidade por danos para infláveis e tendas pode ter preço fixo por locação, por dia com um limite de dias cobrados, ou como percentual da locação. A visão geral de termos e assinatura digital cobre as formas de assinatura em mais detalhes.
Crew unloading tent poles and folding chairs from a box truck at a suburban backyard
O módulo de entrega e coleta é onde o software de locação para festas realmente é posto à prova. Ele funciona em três níveis, Off, Basic e Full, com alternadores de capacidade, assim uma empresa com dois caminhões pode começar de forma simples.
Pickup and Delivery settings with module level Off, Basic, Full and capability toggles
As configurações de Coleta e Entrega: o nível do módulo e os alternadores que ativam cada capacidade.
Uma rota tem um caminhão, um motorista, uma equipe e uma janela de horário. As paradas são agrupadas por endereço, então 40 cadeiras, 5 mesas redondas e a Popcorn Machine para uma casa se tornam uma só parada. Uma rota pode entregar e coletar na mesma viagem, incluindo uma troca no mesmo local. A otimização de rota ordena as paradas, os modelos de rota salvam um sábado padrão, e o escalonador sinaliza um conflito quando um motorista ou um caminhão está reservado em duas rotas ao mesmo tempo. Motoristas e equipe são funcionários com habilidades no escalonador de funcionários.
Run builder Stops and orders view with stops grouped by address and Deliver and Collect tags
O construtor de rotas do módulo de entrega em uma loja demo de equipamentos de praia: paradas agrupadas por endereço, marcadas como Deliver ou Collect.
Antes de o caminhão sair, a lista de carregamento mostra cada item da rota e a equipe marca cada um à medida que é carregado. Um soprador esquecido do Combo Bounce & Slide custa uma segunda viagem; esta tela pega esse erro ainda na porta do depósito.
Run builder Load truck checklist with items ticked as loaded at the warehouse
A lista de carregamento do módulo de entrega, com cada item marcado à medida que entra no caminhão.
No local, o aplicativo do motorista assume. O motorista marca os itens entregues, tira fotos da montagem, e o cliente assina a Delivery Note no celular do motorista. Uma mensagem de previsão de chegada vai ao cliente na saída, e as rotas sincronizam em uma via com o Google Calendar. Para um olhar mais detalhado sobre o módulo, leia nosso guia sobre software de entrega para locações.
Driver's phone recording a delivery: items ticked, setup photo added, customer signature field
Registrando uma entrega no celular do motorista: itens marcados, uma foto anexada e a assinatura do cliente.
Escolas, igrejas e empresas não pagam com cartão no balcão. Cadastre-as como clientes com conta corrente e o pedido é lançado como uma fatura com seu próprio número. Extratos, aging de recebíveis e lembretes de atraso cobram o saldo. Um link de pagamento por email ou SMS deixa o tesoureiro da associação de pais pagar pelo celular, e um cartão salvo cobre o organizador corporativo que volta todo ano.
O cadastro do cliente guarda todo evento passado, documento assinado e pagamento para a próxima ligação, no ano seguinte.
On-account and receivables settings next to the list of customer invoices
As configurações de conta corrente e recebíveis, com a lista de faturas abaixo delas.
O movimento de balcão passa pelo mesmo caixa: pagamentos com cartão pelo Stripe em uma maquininha, dinheiro, cheque, cartão-presente, crédito da loja e conta corrente. O guia do PDV de locação cobre o que observar em um caixa.
Os planos de manutenção preventiva rodam por dias ou por número de locações, com uma lista de aprovação ou reprovação por inspeção. O conjunto Party & event rentals da biblioteca de planos cobre uma lista de inspeção de infláveis, verificação de sopradores e inspeção de tendas. Uma inspeção reprovada retira a unidade de uso.
Os relatórios respondem às perguntas do inverno. A utilização por grupo de produto e a lista de itens ociosos mostram quais itens merecem seu espaço na prateleira. O relatório de uso da frota mostra quais itens nunca saíram do depósito durante a temporada toda, e a receita por dia mostra quanto do ano é feito nos sábados.
Não há custo inicial de software para o Ribbe. As taxas de reserva online são pagas pelos seus clientes. Para conversar sobre sua frota e seus caminhões, fale com a gente, ou veja a página de locação para festas. Se você está planejando os meses antes da temporada, o checklist de negócio de locação de verão é um bom complemento a este guia.
Sim. Cadeiras, mesas e toalhas são produtos controlados por quantidade: você informa o total que possui e a disponibilidade conta o que já está reservado para as datas. Os infláveis podem ser serializados, assim cada unidade tem sua própria etiqueta.
Sim. Cadastre a escola como cliente com conta corrente e o pedido é lançado como uma fatura com seu próprio número, apoiada por extratos e lembretes de atraso. Um link de pagamento por email ou SMS permite que paguem pelo celular.
Sim. O cliente assina a Delivery Note no celular do motorista e o motorista anexa fotos da montagem; os dois ficam no pedido como prova de entrega. O termo de responsabilidade também pode ser assinado no celular do motorista se não tiver sido assinado pelo link da reserva.
Sim. Uma rota pode misturar paradas de Deliver e Collect, incluindo uma troca no mesmo local. Se o mesmo caminhão ou motorista cair em duas rotas que se sobrepõem, o escalonador sinaliza o conflito.
Não no Ribbe. Não existe um portal do cliente onde ele edite um pedido depois de reservado. O cliente liga ou envia email, sua equipe altera o pedido no caixa, e o link de pagamento atualizado sai a partir daí.
Rode a próxima temporada em um só sistema Contagens, preço de fim de semana, termos para infláveis, rotas de entrega e faturas para escolas e empresas, tudo em um só lugar. Monte seu catálogo antes do primeiro sábado da temporada. Começar um teste gratuito