Software de locação de equipamentos para um pátio pequeno precisa fazer bem três coisas: precificar uma locação pelo relógio (quatro horas, um dia, uma semana, um mês, mais hora extra quando a máquina volta atrasada), permitir que contratantes aluguem em conta corrente com fatura e extrato mensal em vez de cartão, e manter cada máquina em uma agenda de manutenção e inspeção. A maioria dos softwares de locação de equipamentos para pequenos negócios faz bem só uma dessas três coisas, e é na temporada de obras que as outras duas pesam.
Este guia percorre cada lado usando a Ironworks Equipment Rental, um pátio demo em Phoenix que roda o Ribbe. A frota é a mistura de sempre: um Kubota KX040-4 Mini Excavator e um Bobcat E35 Mini Excavator, um Bobcat S66 Skid Steer, um JLG 1932R Scissor Lift e um JLG T350 Towable Boom Lift, um 25 kW Towable Generator, e um 20 ft Equipment Trailer para transportar tudo. Os preços abaixo são exemplos, não orçamentos.
Mini excavator and skid steer lined up in a gravel equipment rental yard at sunrise
Uma locação de equipamento é precificada pelo tempo, e tempo é complicado. Um morador quer um Plate Compactor pela manhã. Um paisagista leva o Walk-Behind Trencher pelo dia e devolve duas horas atrasado. Uma única tabela de tarifas precisa cobrir tudo isso sem conta de cabeça no balcão.
No Ribbe, cada máquina está vinculada a um plano de tarifas com faixas. A Ironworks usa uma faixa de 4 horas, diária, semanal e mensal nas máquinas grandes, e faixas de 4 horas e diária nas ferramentas manuais. Digamos que o Kubota KX040-4 Mini Excavator custe $295 por quatro horas, $395 por dia, $1.250 por semana e $3.400 por mês. O caixa escolhe a faixa a partir das datas do pedido e faz o rateio entre faixas, então uma locação de nove dias é uma semana mais dois dias, não duas semanas.
Cada plano também traz faixas de Hora Extra, Dia Extra e Semana Extra que se aplicam automaticamente quando a unidade é devolvida depois do horário de devolução combinado. Um Walk-Behind Concrete Saw alugado pelo dia e devolvido duas horas atrasado recebe duas cobranças de Hora Extra no check-in. Ninguém precisa lembrar da tarifa de atraso.
Rate plan editor with 4-hour, daily, weekly tiers and Extra Hour, Extra Day, Extra Week overtime tiers
O editor do plano de tarifas das escavadeiras: as faixas base em cima, e abaixo as faixas de hora extra Hora Extra, Dia Extra e Semana Extra.
Um contratante que aluga o Bobcat S66 Skid Steer a cada duas semanas não deveria pagar a tarifa do morador de fim de semana, e o balcão não deveria aplicar um desconto manualmente. Tabelas de preços por grupo de clientes resolvem isso: uma tabela de preços Contratante com faixas diárias e semanais mais baixas, uma tabela de preços Varejo para quem chega sem reserva, e o grupo do cliente decide qual se aplica, tanto no caixa quanto on-line.
As Regras de Negócio cobrem as exceções: locações de reboque no fim de semana exigem um depósito maior, fins de semana de feriado têm um mínimo de dois dias nas plataformas elevatórias, e locações reservadas com mais de duas semanas de antecedência ganham um desconto. O operador escreve a regra nas configurações, sem precisar de um desenvolvedor.
As mesmas faixas aparecem no site de reservas. Um contratante que está precificando um trabalho de noite vê a disponibilidade e o preço semanal do Kubota KX040-4 Mini Excavator e faz a reserva; o pedido espera a aprovação da equipe antes de ser confirmado. Mais sobre o lado on-line está na página de locação de equipamentos.
Online booking page for the Kubota KX040-4 Mini Excavator showing dates and daily and weekly tiers
A página de reserva do Kubota KX040-4 Mini Excavator, com o seletor de datas e as faixas diária e semanal.
O segundo lado é o dinheiro. Um empreiteiro do setor hidráulico não quer entregar um cartão da empresa para o encarregado toda vez que alugar um Core Drill Rig; ele quer uma conta corrente, um extrato mensal e um número de fatura que combine com a ordem de compra dele. O faturamento de locações é onde o software de PDV genérico desiste.
No Ribbe, um cliente pode ser autorizado a alugar em conta corrente, como padrão do pátio ou por cliente. Quando o balcão fecha uma locação na conta, ela é lançada como uma fatura com seu próprio número, de uma série do pátio; o número do pedido permanece na fatura como referência. Os extratos de fim de mês saem automaticamente, e um relatório de aging de recebíveis mostra quem está em dia e quem está atrasado 30 ou 60 dias.
On-account and receivables settings next to the invoices list with aging buckets
As configurações de conta corrente e recebíveis, com a lista de faturas que o escritório usa abaixo delas.
A cobrança já vem incluída. Lembretes de atraso saem por email ou SMS com um link de pagamento, assim o escritório do contratante paga o saldo pelo celular ou da mesa, e um cartão salvo permite que a equipe cobre um saldo combinado sem precisar ligar para pedir o número. Cobranças manuais, notas de crédito e baixas cobrem o resto.
Tudo isso aparece no cadastro do contratante, na aba Crédito da loja e conta: faturas abertas, pagamentos, o saldo corrente e os extratos enviados. As formas de pagamento com cartão e conta corrente estão detalhadas na página de pagamentos.
O terceiro lado é a frota. Uma plataforma elevatória que falha em uma obra custa um dia de receita e a confiança do cliente. Um software de locação de equipamentos de construção precisa conhecer cada máquina individualmente e basear a manutenção no uso, não só no calendário.
Cada máquina da Ironworks é um ativo com número de série, marca, modelo, data de compra e campos personalizados. Uma etiqueta de código de barras ou QR no chassi é lida na retirada e na devolução, assim o livro de locações sempre mostra o que está fora, o que deve voltar hoje e o que está atrasado. Com dois pátios, o estoque é por local, e uma transferência move o JLG T350 Towable Boom Lift entre eles.
The Assets list showing machines with serial number, make, model and current status
A lista de Ativos, uma linha por máquina com número de série, marca, modelo e se ela está no pátio, locada ou fora de uso.
Os planos de manutenção rodam sobre quatro contadores: dias, locações, horas de locação (tempo em uso) ou milhas, com o hodômetro digitado no momento do serviço. A Ironworks coloca o JLG 1932R Scissor Lift em um plano de inspeção que dispara a cada locação com uma lista de aprovação ou reprovação: guarda-corpos, protetores contra buracos, descida de emergência, pneus. Um item reprovado deixa a plataforma fora de uso até o conserto ser registrado. O 25 kW Towable Generator está em um plano de troca de óleo a cada 250 horas de locação.
A biblioteca de planos traz um conjunto Tools and construction equipment para importar e editar em vez de escrever do zero. Reparos que surgem de uma inspeção reprovada ou de uma devolução com dano se tornam ordens de serviço com peças e mão de obra, e o calendário de serviço mostra o que está na baia esta semana. Veja a página de reparos e manutenção.
Maintenance plan library filtered to the Tools and construction equipment set
A biblioteca de planos de manutenção filtrada para Tools and construction equipment, pronta para importar.
Flatbed trailer carrying a mini excavator being unhooked at a residential construction site
Metade das locações pesadas de um pátio nunca passa pelo balcão. O Bobcat E35 Mini Excavator sai no 20 ft Equipment Trailer para uma obra, e o cliente quer uma janela de horário e uma prova de chegada. A Ironworks vende Delivery & Pickup (each way) como uma linha com preço próprio, digamos $95 por trecho dentro da região metropolitana, com o endereço de entrega no pedido.
O módulo de entrega tem três níveis, Off, Basic e Full, assim um pátio com um só caminhão pode começar pequeno. No nível Full, o despacho monta rotas por caminhão e reboque com uma janela de horário, paradas agrupadas por obra, e uma lista de carregamento para que o Trencher Teeth do pedido viaje junto com a trencher. O aplicativo do motorista coleta uma Delivery Note assinada e fotos na entrega, e um comprovante de coleta na retirada, a prova que você quer quando um arranhão se torna uma disputa. O artigo sobre software de entrega cobre rotas e otimização de trajeto.
Pickup and Delivery settings page showing the module level and the capability toggles
As configurações de Coleta e Entrega: o nível do módulo Off, Basic e Full e os alternadores de capacidade abaixo dele.
Sábado de manhã na Ironworks é dia de moradores: um 4000 PSI Pressure Washer, o Stump Grinder, um Jumping Jack Rammer para um projeto de cerca. Eles pagam no cartão e precisam ser atendidos em minutos.
A leitura da carteira de habilitação preenche os dados do cliente e anexa a foto do documento. Um depósito de segurança é pré-autorizado no cartão na retirada e capturado ou liberado pela equipe na devolução. O produto de termo de responsabilidade por danos, com preço fixo, por dia com um limite, ou como percentual da locação, é marcado nas máquinas que ele cobre, assim ele é oferecido no Stump Grinder e não nos Safety Glasses.
O contrato de locação é montado no Editor de Modelos e assinado no celular do cliente a partir de um QR code, na mesa de assinatura do caixa, ou no papel que depois é digitalizado. A Biblioteca de Termos inclui termos de equipamentos e ferramentas como ponto de partida; peça que seu advogado os revise. Os consumíveis são vendidos no mesmo pedido: um 14 in Diamond Blade com a serra, um Propane Cylinder Exchange. O fluxo do balcão está no guia do PDV de locação.
O inverno é quando um pátio decide como vai ficar a frota para a temporada. O relatório de uso da frota mostra a utilização por classe, as unidades ociosas e o uso por unidade, assim a decisão de comprar ou vender se baseia nos próprios números do pátio. Uma máquina escolhida para venda é anunciada a partir do mesmo cadastro de ativo, on-line também se for o caso.
A Ironworks oferece o Skid Steer Operator Class e o Aerial Lift Operator Certification como produtos do tipo curso, com vagas e lista de alunos, vendidos no caixa e on-line. Ao concluir, a certificação é registrada na aba Treinamento do cliente, assim o balcão a vê na próxima locação de plataforma. O Ribbe registra a certificação própria do pátio; ele não verifica credenciais junto à OSHA ou a terceiros.
Orçamentos para trabalhos maiores são pedidos não pagos que mantêm o preço e se convertem quando pagos ou retirados. Para uma lista de preparação de todo o pátio, veja o checklist de negócio de locação de verão.
Sim. Um cliente autorizado a alugar em conta corrente tem cada locação lançada como uma fatura com seu próprio número. O escritório gera extratos no fim do mês, acompanha o aging de recebíveis, envia lembretes de atraso por email ou SMS, e inclui um link de pagamento para que o escritório do contratante pague on-line.
A faixa de Hora Extra do plano de tarifas é aplicada no check-in para o tempo além da devolução combinada. Duas horas de atraso em uma locação diária somam duas cobranças de Hora Extra; um dia inteiro de atraso soma a faixa de Dia Extra no lugar.
Não, não no Ribbe. Não há telemetria nem conexão com o horímetro do motor. Os planos de manutenção rodam por horas de locação (tempo em uso), dias, número de locações ou milhas digitadas no momento do serviço. Um técnico pode registrar uma leitura durante o serviço.
Sim. Coloque a plataforma em um plano de inspeção que dispara a cada locação, com uma lista de aprovação ou reprovação para os itens que seu técnico verifica. Um item reprovado deixa a unidade fora de uso até o reparo ser registrado, e o reparo se torna uma ordem de serviço com peças e mão de obra.
Sim. Consumíveis como o 14 in Diamond Blade, o Trencher Teeth, os Safety Glasses e o Propane Cylinder Exchange são produtos de varejo vendidos no mesmo pedido da locação, no caixa ou como adicionais on-line.
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