Une décharge de responsabilité pour la location d'ATV et une politique de dommages écrite sont les deux documents qui décident si une mauvaise journée sur le sentier coûte à votre entreprise quelques centaines de dollars ou la saison entière. La décharge couvre l'acceptation du risque, la renonciation à poursuite, les règles du sentier, les casques, l'alcool et les mineurs. La politique de dommages couvre le dépôt de garantie ou la décharge pour dommages, ce qui compte comme un dommage, et l'inspection à la sortie et au retour. Cet article détaille ce que chacun doit contenir, comment faire signer chaque pilote avant que les clés ne bougent, et comment régler un dépôt de garantie pour un UTV sans dispute.
L'exemple concret est Pacific Coast Moto, la boutique de démonstration Ribbe pour une entreprise de location de motos. Les écrans de signature, de vérification de l'âge, de dépôt de garantie et de décharge pour dommages sont identiques pour un UTV, un quad ou un buggy, les captures d'écran montrent donc ce que voit un commerce de location de véhicules motorisés. Considérez le contenu de la décharge ici comme un conseil d'exploitant et faites relire le texte final par votre avocat pour votre État.
Two side-by-side UTVs parked at a desert trailhead rental yard before a morning ride
Une décharge de location d'UTV remplit deux fonctions. Elle informe le pilote, en langage simple, de ce qui peut mal se passer et des règles à respecter, et elle atteste que le pilote a accepté ces risques et libéré le commerce dans la mesure permise par votre État. La plupart des décharges qui tiennent couvrent ces points :
Acceptation du risque : tonneaux, collisions, terrain, météo, défaillance mécanique et autres pilotes, nommés précisément.
Renonciation et indemnisation : qui est libéré (le commerce, les propriétaires, le personnel, les guides, le propriétaire du terrain) et ce que le pilote accepte de payer.
Règles du sentier : uniquement les sentiers balisés, limites de vitesse, pas plus de passagers que de places, suivre le guide.
Casques et équipement : casque porté en permanence, ceintures attachées dans un UTV, protection des yeux.
Alcool et drogues : aucun avant ou pendant la sortie, et le droit de mettre fin à la location sans remboursement.
Mineurs : un parent ou tuteur légal signe pour toute personne de moins de 18 ans, et le nom du tuteur est enregistré.
Champs à saisir : nom légal, date de naissance, téléphone, contact d'urgence, numéro de permis de conduire si vous l'exigez.
Responsabilité des dommages : un renvoi à la politique de dommages que le pilote signe également, pour que les deux documents concordent.
Gardez des phrases courtes ; une décharge que le pilote a comprise se défend plus facilement qu'une décharge qu'il a juste fait défiler. Faites relire le texte final par votre avocat, car la force exécutoire varie selon l'État. La structure se rapproche de notre guide de décharge pour la location de jet-ski, avec les règles du sentier à la place des règles de l'eau.
La bibliothèque de décharges de Ribbe fournit 31 décharges prêtes à l'emploi par activité, y compris une décharge ATV / UTV avec les risques, les règles de la maison, les clauses sur le casque et l'alcool, les règles du sentier, une section tuteur pour les mineurs et les champs à saisir ci-dessus. Vous l'importez dans le concepteur de modèles et la modifiez comme n'importe quel autre modèle. La bibliothèque porte une mention indiquant que ce n'est pas un avis juridique, pour la même raison que cet article.
Waiver Library in the demo shop with the ATV / UTV waiver preview open for import
La bibliothèque de décharges dans la boutique de démonstration Pacific Coast Moto avec l'aperçu de la décharge ATV / UTV ouvert ; ces écrans sont les mêmes pour chaque type de véhicule.
Chaque type d'UTV de votre flotte est ensuite lié à la décharge, et la caisse ne laissera pas sortir une unité de ce type avant que la signature ne soit enregistrée. La page Modèles liste chaque décharge, contrat de location et formulaire d'enregistrement, si bien qu'un contrat de location d'UTV et la décharge peuvent être attribués à des produits différents. La boîte à outils complète se trouve sur la page des décharges numériques.
Templates page listing the shop's waivers, rental agreements and check-in forms
La page Modèles liste les décharges, contrats de location et formulaires d'enregistrement du commerce.
Le point faible le plus courant dans les locations de véhicules motorisés est le passager : le conducteur signe, la personne du second siège non. Traitez chaque siège comme un signataire. Dans Ribbe, une réservation de groupe porte un contact par personne, un groupe de six est donc six signataires. Chacun signe depuis un seul lien ou code QR sur son propre téléphone, avant l'arrivée ou au comptoir, et l'écran du personnel montre qui a signé et qui ne l'a pas fait. Chaque signature est conservée avec l'heure, le nom du signataire et une empreinte du document, sur la commande et sur la fiche client.
Avec la vérification de l'âge activée dans les règles de passage en caisse du point de vente, chaque signataire doit saisir une date de naissance. La décharge d'un mineur est acheminée vers un parent ou un tuteur, dont le nom est enregistré avec la signature. Ribbe ne refuse pas une location selon l'âge ; il enregistre l'âge et achemine la signature du tuteur, et votre politique d'âge minimum reste dans le texte de votre décharge. Vérifiez les règles de votre État sur les mineurs à bord de véhicules hors route.
POS settings, Checkout Rules tab, with the Waiver Age Verification option switched on
Paramètres du point de vente, règles de passage en caisse : le réglage Vérifier l'âge avant la signature qui achemine la décharge d'un mineur vers un parent ou un tuteur.
Un formulaire d'enregistrement conçu sur mesure s'ouvre sur le téléphone du pilote depuis le même code QR. Pour une exploitation d'UTV, cela signifie en général le poids et la taille, le niveau d'expérience, un contact d'urgence et une case à cocher pour l'équipement dont chaque pilote a besoin. Des règles sur le formulaire peuvent ajouter automatiquement la ligne casque ou lunettes à la commande, si bien que le total inclut l'équipement avant que le groupe n'atteigne le comptoir.
A rider's phone showing the check-in flow: party details first, then the waiver to sign
Le parcours d'enregistrement sur le téléphone du pilote, d'abord les détails du groupe, puis la décharge à signer.
Staff member and rider inspecting a muddy UTV front body panel together at return
La décharge vous protège contre les réclamations pour blessures. La politique de dommages protège la machine. Les tonneaux tordent les cages et déchirent les panneaux de carrosserie, un atterrissage brutal casse un arbre de transmission, et un câble de treuil vrillé coûte plus qu'une journée de location. Le pilote doit savoir à l'avance de quoi il est responsable.
Rédigez la section dommages dans le même langage simple : ce qui compte comme un dommage (tout ce qui dépasse la poussière du sentier et les légères éraflures), ce que paie le pilote (coût de réparation jusqu'à un maximum indiqué, disons 2 500 $ à titre d'exemple, plus les journées de location perdues), et comment c'est réglé. Affichez le chiffre sur la pancarte du comptoir et dans l'e-mail de confirmation.
Un dépôt de garantie pour la location d'un UTV fonctionne mieux comme une préautorisation sur carte, un blocage plutôt qu'un prélèvement. Dans Ribbe, le dépôt est préautorisé sur la carte du pilote à la prise en charge ; au retour, le personnel capture une partie ou la totalité pour les dommages, ou le libère. La libération est une action du personnel, pas une action automatique, si bien que la personne qui a inspecté la machine clôture l'argent. Un blocage par carte laisse aussi une trace des deux côtés, contrairement à l'espèces. Les lecteurs et modes de paiement sont sur la page des paiements.
Beaucoup de pilotes préfèrent payer des frais plus petits et non remboursables plutôt que de porter un gros blocage. Ribbe vend une décharge pour dommages comme un produit en complément de la location, tarifée de l'une de ces trois façons : fixe par location, par jour avec un plafond sur les jours facturés, ou un pourcentage de la location. Sur le produit, vous cochez les types d'UTV auxquels elle s'applique, si bien qu'une décharge à 15 $ par jour (un chiffre d'exemple) peut s'appliquer aux modèles de sentier et non aux quads pour jeunes. Un pilote peut se voir proposer la décharge, le dépôt ou les deux.
Damage waiver product Pricing tab showing the charge mode options and maximum days setting
L'onglet Tarification du produit décharge pour dommages : mode de facturation fixe, par jour ou en pourcentage, et le nombre maximum de jours facturés.
Les Règles métier vous permettent d'écrire les exceptions sans développeur : un dépôt plus élevé le week-end ou pour un modèle à forte puissance, une durée de location minimale, ou une majoration pour un retour aller simple. Une règle s'applique à la caisse comme en ligne. La configuration plus large de la flotte se trouve dans notre guide du logiciel de location d'UTV et de buggy.
Un litige sur le dépôt est presque toujours un litige de preuve. Le pilote dit que le panneau fissuré était là à la prise en charge ; votre employé est sûr du contraire. La solution est un tour d'inspection à la sortie, fait avec le pilote, enregistré de la même façon chaque fois, et répété au retour. Dans Ribbe, il s'agit d'un plan de maintenance de type inspection, réglé pour s'exécuter à chaque location, avec une liste de contrôle réussite/échec : panneaux de carrosserie, pneus, feux, fluides, treuil, équipement de sécurité, chacun avec des notes. Une inspection échouée peut mettre l'unité hors service. La bibliothèque de plans propose un ensemble Voitures, RV & véhicules pour commencer.
Maintenance plan library filtered to Cars, RVs and vehicles, showing inspection checklist plans
La bibliothèque de plans de maintenance filtrée sur Voitures, RV & véhicules, avec des listes de contrôle d'inspection à reprendre pour une flotte d'UTV.
Les photos sont l'autre moitié. Ribbe n'ajoute pas d'étape photo automatique au comptoir ; le personnel prend des photos du tour d'inspection sur un téléphone et les joint à la commande ou aux documents du client, à côté de la décharge signée et de l'inspection. (Les photos de preuve de livraison de l'application chauffeur n'existent que pour les livraisons.) Au retour, repassez la même liste de contrôle en comparant ces photos, avec le pilote présent, libérez le blocage si tout est conforme, ou capturez ce que prévoit votre barème de dommages et libérez le reste. La décharge, la politique, les deux inspections et la capture se retrouvent alors sur une seule commande si un litige atteint l'émetteur de la carte.
Les sorties guidées se vendent comme des billets avec des créneaux horaires et une capacité par créneau. Une exigence de guide sur le billet place la sortie sur le planning du personnel, et le manifeste de la sortie montre le statut de décharge de chaque pilote, la liste que le guide vérifie avant que quiconque ne démarre un moteur. Un lien de paiement par SMS ou e-mail permet à l'organisateur d'un groupe de régler le solde sur son téléphone et de signer la décharge au préalable si le commerce l'exige ; les clients réguliers peuvent garder une carte enregistrée. Le reste de la préparation d'avant-saison se trouve dans notre liste de contrôle pour la saison estivale.
Avec la vérification de l'âge activée, oui. La date de naissance du passager est exigée, la décharge est acheminée vers un parent ou un tuteur, et le nom du tuteur est enregistré. La question de savoir si un jeune de 16 ans peut monter relève de votre État et de votre assureur, vérifiez donc les deux.
Les deux sont pris en charge, et de nombreux commerces proposent les deux. Le dépôt est un blocage sur carte que le personnel capture ou libère au retour. La décharge pour dommages est un produit tarifé fixe, par jour avec un plafond, ou en pourcentage, appliqué aux types d'UTV que vous choisissez.
La caisse ne laissera pas sortir une unité d'un type lié à la décharge avant que la signature ne soit enregistrée. Le pilote signe, ou il ne monte pas.
Oui. La confirmation de réservation porte un lien, et chaque personne du groupe signe sur son propre téléphone. L'écran du personnel montre qui a signé et qui ne l'a pas fait.
Pas encore. Il n'y a pas d'étape photo automatique au comptoir. Le personnel prend des photos sur un téléphone et les joint à la commande ou aux documents du client. Les photos de preuve de livraison existent dans l'application chauffeur, pour les livraisons uniquement.
Gérez la décharge et le dépôt depuis un seul système Démarrez un essai gratuit, importez la décharge ATV / UTV depuis la bibliothèque, et configurez le dépôt et la décharge pour dommages pour votre flotte. Il n'y a aucun coût de logiciel initial, et les frais de réservation en ligne sont payés par vos clients. Démarrer un essai gratuit