Le logiciel de location événementielle a un travail que la plupart des logiciels de location font mal : compter. Une société de location événementielle suit 120 chaises pliantes, 30 tables rondes, 8 tentes et 6 structures gonflables qui partent toutes sur un camion le samedi matin et reviennent le dimanche soir. Le logiciel doit savoir combien de chaises sont libres à une date, tarifer le week-end comme un seul événement, recueillir un contrat signé pour le château gonflable, planifier les tournées de livraison et laisser une école payer par facture. Ce guide montre comment Ribbe gère chacun de ces points.
L'exemple retenu ici est Celebrations Party Rentals, une boutique de démonstration à Nashville avec un catalogue qui paraîtra familier : Castle Bounce House 13x13, Combo Bounce & Slide, 20x20 and 20x40 Frame Tents, un 40x60 Pole Tent, des 60-inch Round Tables (set of 4), des Folding Chairs (set of 10), des Chiavari Chairs (set of 10), des 120-inch Round Linens (set of 4), un Dance Floor 16x16, un Popcorn Machine, un Cotton Candy Machine et un Patio Heater, plus les services Delivery & Setup, Teardown & Pickup et Same-day Pickup. Chaque prix ci-dessous est un exemple, pas un devis.
Party rental warehouse with stacked folding chairs, round tables and rolled tent canvas
Ribbe suit un produit de deux façons. Un produit suivi par quantité est un comptage : 120 Folding Chairs, 30 Round Tables, 12 Round Linens. La disponibilité pour une plage de dates compte ce qui est déjà réservé, si bien que quand une kermesse d'école bloque 100 chaises pour un samedi, le site web et la caisse affichent tous deux 20 restantes pour ce week-end.
Un produit sérialisé donne à chaque unité sa propre étiquette. Les structures gonflables en relèvent. Chaque Castle Bounce House 13x13 et chaque Combo Bounce & Slide porte son propre code-barres ou QR, si bien que vous savez quelle unité est allée dans quel jardin et quand elle a été inspectée pour la dernière fois. Les tentes peuvent fonctionner des deux façons.
Les lots sont des produits à part avec leur propre prix : Folding Chairs (set of 10) à, disons, 15 $ le lot et 60-inch Round Tables (set of 4) à, disons, 48 $ le lot.
En ligne, chaque produit a sa propre page de réservation.
Online booking page for the Castle Bounce House 13x13 with event date, price and add-ons
La page de réservation du Castle Bounce House 13x13 : le client choisit la date de l'événement et voit le prix et les options proposées avec.
Les tentes utilisent le même type de page. Sur la page du 20x40 Frame Tent, un client d'entreprise peut réserver la tente sans appel téléphonique, et votre personnel garde quand même un œil avant confirmation.
Online booking page for the 20x40 Frame Tent showing event date and pricing
La page de réservation du 20x40 Frame Tent, construite depuis la même fiche produit qu'utilise la caisse.
Les plans tarifaires de Ribbe ont des paliers horaires, demi-journée, journée, hebdomadaires et saisonniers. Pour le matériel événementiel, le palier qui compte est un palier journée ou week-end, si bien qu'une livraison le samedi avec une reprise le lundi se tarife comme un seul événement plutôt que trois jours. Le Castle Bounce House pourrait porter un palier week-end de, disons, 225 $, et le 20x40 Frame Tent, disons, 650 $. Les paliers de dépassement (Heure supplémentaire, Jour supplémentaire, Semaine supplémentaire) s'appliquent automatiquement quand une location dépasse son retour, ce qui couvre le client qui garde la tente jusqu'au mardi.
Delivery & Setup est une ligne par commande. Teardown & Pickup et Same-day Pickup sont des services séparés, si bien qu'un lieu qui a besoin que la salle soit libérée le soir même paie pour le déplacement. Les frais de service couvrent le reste : un montant fixe ou un pourcentage par commande ou par article, taxable ou non, pour des frais de carburant ou des frais d'installation.
Les règles métier vous permettent d'écrire la politique que vous appliquez déjà à la main : une caution plus élevée sur les locations du week-end, un minimum de deux jours les week-ends fériés, une remise selon le délai de réservation. Les règles s'appliquent aussi bien à la caisse qu'en ligne.
Le plafond de réservation en ligne limite le site web à N unités ou à un pourcentage d'un produit, si bien que l'organisateur qui appelle le jeudi trouve encore des chaises que le web n'a pas écoulées.
Une commande de tente demande un regard humain avant qu'un camion ne parte : y a-t-il de la place pour planter un 40x60 Pole Tent, y a-t-il du courant pour le ventilateur. Ribbe vous donne deux modes d'approbation pour les commandes en ligne. Le mode Vérification signale chaque commande web pour un regard. Le mode Blocage met la commande en attente jusqu'à ce que quelqu'un l'approuve, ce qui convient aux tentes et aux grandes structures gonflables.
Au paiement, le site peut proposer la livraison. Le client saisit l'adresse du lieu, ou choisit une zone de livraison quand vous tarifez par zone. Le panier bloque l'unité choisie pendant un nombre de minutes défini, et les clients qui partent sans payer reçoivent un rappel de panier abandonné.
Le calendrier des réservations est là où le week-end prend forme : ce qui sort le samedi, ce qui revient le dimanche soir, et ce qui attend encore une approbation.
Bookings calendar showing a weekend of party rental events across Saturday and Sunday
Le calendrier des réservations pour un week-end d'événements, avec chaque commande à son jour d'événement.
Deux documents accompagnent une commande d'événement. Le contrat de location est conçu dans le Concepteur de modèles avec les champs de commande, de client et d'unité remplis, signé comme une décharge, et une copie est envoyée par e-mail au client. La décharge de responsabilité couvre les personnes qui utilisent le matériel.
La Bibliothèque de décharges fournit 31 décharges prêtes à l'emploi par activité, dont une décharge pour château gonflable et structures gonflables et une décharge pour location événementielle. Importez l'une ou l'autre dans le Concepteur de modèles, modifiez-la comme tout modèle, et faites-la relire par votre avocat avant de l'utiliser ; la bibliothèque est un point de départ, pas un conseil juridique.
Waiver Library with the bounce house and inflatables waiver preview open for review
La Bibliothèque de décharges avec la décharge château gonflable et structures gonflables ouverte en aperçu avant import.
Le client peut signer sur son propre téléphone à partir d'un lien envoyé avec la réservation, sur le pavé au comptoir s'il vient chercher le matériel, ou sur le téléphone du chauffeur à la livraison. La copie signée est stockée sur la commande et la fiche client avec un enregistrement de signature : heure, nom du signataire et empreinte du document. Activez la vérification de l'âge et la date de naissance du signataire est exigée ; la décharge d'un mineur est redirigée vers un parent ou un tuteur, dont le nom est enregistré. Ribbe ne bloque pas une location selon l'âge ; il enregistre l'âge et redirige la signature du tuteur.
Une caution est préautorisée sur une carte, ou prise comme un paiement, et le personnel la capture ou la libère au retour. Un produit de décharge dommages pour les structures gonflables et les tentes peut être tarifé en montant fixe par location, par jour avec un plafond sur les jours facturés, ou en pourcentage de la location. La vue d'ensemble des décharges et de la signature numérique couvre les parcours de signature plus en détail.
Crew unloading tent poles and folding chairs from a box truck at a suburban backyard
C'est sur le module de livraison et de reprise que le logiciel de location événementielle se juge vraiment. Il fonctionne sur trois niveaux, Off, Basic et Full, avec des bascules de capacités, si bien qu'une société avec deux camions peut démarrer simplement.
Pickup and Delivery settings with module level Off, Basic, Full and capability toggles
Les réglages Pickup and Delivery : le niveau du module et les bascules qui activent chaque capacité.
Une tournée a un camion, un chauffeur, une équipe et une plage horaire. Les arrêts sont regroupés par adresse, si bien que 40 chaises, 5 tables rondes et le Popcorn Machine pour une maison deviennent un seul arrêt. Une tournée peut livrer et récupérer sur le même trajet, y compris un échange sur le même lieu. L'optimisation d'itinéraire ordonne les arrêts, les modèles de tournée enregistrent un samedi standard, et le planificateur signale un conflit quand un chauffeur ou un camion est réservé sur deux tournées à la fois. Les chauffeurs et les équipes sont du personnel avec des compétences sur le planning des employés.
Run builder Stops and orders view with stops grouped by address and Deliver and Collect tags
Le constructeur de tournées du module de livraison sur une boutique de démonstration de matériel de plage : arrêts regroupés par adresse, étiquetés Deliver ou Collect.
Avant que le camion ne parte, la liste de contrôle Load truck liste chaque article de la tournée et l'équipe coche chacun à mesure qu'il monte à bord. Un ventilateur manquant pour le Combo Bounce & Slide coûte un second trajet ; cet écran l'attrape à la porte de l'entrepôt.
Run builder Load truck checklist with items ticked as loaded at the warehouse
La liste de contrôle Load truck du module de livraison, avec chaque article coché à mesure qu'il monte sur le camion.
Sur place, l'application chauffeur prend le relais. Le chauffeur coche les articles livrés, prend des photos de l'installation, et le client signe le bon de livraison sur le téléphone du chauffeur. Un message d'heure d'arrivée estimée part vers le client au départ, et les tournées se synchronisent dans un sens vers Google Calendar. Pour un tour d'horizon plus complet du module, lisez notre présentation du logiciel de livraison pour la location.
Driver's phone recording a delivery: items ticked, setup photo added, customer signature field
Enregistrer une livraison sur le téléphone du chauffeur : articles cochés, une photo jointe et la signature du client.
Les écoles, les églises et les entreprises ne paient pas par carte à un comptoir. Configurez-les comme clients en compte et la commande se transforme en facture avec son propre numéro de facture. Les relevés, l'ancienneté des créances et les rappels d'impayés relancent le solde. Un lien de paiement par e-mail ou par SMS permet au trésorier de l'association de parents de payer depuis son téléphone, et une carte enregistrée couvre l'organisateur d'entreprise récurrent.
La fiche client garde chaque événement passé, document signé et paiement pour l'appel de l'année suivante.
On-account and receivables settings next to the list of customer invoices
Les réglages de compte client et de créances avec la liste des factures en dessous.
Les clients sans réservation passent par la même caisse : paiements par carte via Stripe sur un lecteur, espèces, chèque, carte-cadeau, crédit boutique et paiement en compte. Le guide du système de caisse pour la location couvre ce qu'il faut chercher dans une caisse.
Les plans de maintenance préventive se lancent par jours ou par nombre de locations, avec une liste de contrôle réussite/échec par inspection. L'ensemble Party & event rentals de la bibliothèque de plans couvre une liste de contrôle d'inspection de structure gonflable, des vérifications de ventilateur et une inspection de tente. Une inspection échouée met l'unité hors service.
Les rapports répondent aux questions de l'hiver. L'utilisation par groupe de produits et la liste des articles inactifs montrent quels articles méritent leur place sur l'étagère. Le rapport d'utilisation de la flotte montre quels articles n'ont jamais quitté l'entrepôt de toute la saison, et le chiffre d'affaires par jour montre quelle part de l'année se fait le samedi.
Il n'y a aucun coût de logiciel initial pour Ribbe. Les frais de réservation en ligne sont payés par vos clients. Pour une discussion sur votre flotte et vos camions, contactez-nous, ou voyez la page location événementielle. Si vous planifiez les mois avant la saison, la liste de contrôle pour la saison estivale est un bon complément à ce guide.
Oui. Les chaises, les tables et le linge sont des produits suivis par quantité : vous saisissez le nombre que vous possédez et la disponibilité compte ce qui est déjà réservé pour les dates. Les structures gonflables peuvent être sérialisées pour que chaque unité ait sa propre étiquette.
Oui. Configurez l'école comme cliente en compte et la commande se transforme en facture avec son propre numéro de facture, appuyée par des relevés et des rappels d'impayés. Un lien de paiement par e-mail ou par SMS lui permet de payer depuis un téléphone.
Oui. Le client signe le bon de livraison sur le téléphone du chauffeur et le chauffeur joint des photos de l'installation ; les deux atterrissent sur la commande comme preuve de livraison. La décharge peut aussi être signée sur le téléphone du chauffeur si elle n'a pas été signée depuis le lien de réservation.
Oui. Une tournée peut mélanger des arrêts Deliver et Collect, y compris un échange sur le même lieu. Si le même camion ou le même chauffeur atterrit sur deux tournées qui se chevauchent, le planificateur signale le conflit.
Pas dans Ribbe. Il n'existe pas de portail client où un client modifie une commande après réservation. Le client appelle ou envoie un e-mail, votre personnel modifie la commande à la caisse, et le lien de paiement mis à jour repart de là.
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