Un contrat de location de voiturette de golf remplit cinq fonctions : nommer chaque personne autorisée à conduire, confirmer que chacune détient un permis de conduire valide et respecte votre règle d'âge, préciser où la voiturette peut et ne peut pas circuler, indiquer ce qui se passe si elle revient endommagée, en retard, non rechargée ou mise en fourrière, et relier tout cela à une voiturette précise par son numéro d'unité. Un contrat de location de voiturette de golf qui omet l'un de ces points vous laisse discuter d'une voiturette que vous ne pouvez pas identifier, conduite par quelqu'un que vous n'avez jamais rencontré.
Cet article passe en revue les clauses que les loueurs incluent habituellement, puis montre comment faire signer le contrat et le conserver pour que la preuve tienne plus tard. L'exemple concret est Island Carts, sur Isle of Palms, qui loue six modèles de voiturettes homologuées pour la route à la journée et à la semaine, livre la plupart d'entre elles dans des maisons de vacances, et remet les clés à des locataires qui n'ont jamais conduit de voiturette.
Row of street-legal golf carts parked outside a beach town rental office at morning
Gardez une formulation assez courte pour qu'une famille qui attend de partir à la plage la lise. Ceci est un conseil d'exploitant, pas un avis juridique. Les règles sur les véhicules à basse vitesse varient selon l'État, le comté et l'île, faites donc relire le document final par votre avocat avant que le premier locataire ne le signe.
Conducteurs nommés. Chaque personne qui conduira est listée par son nom avec un numéro de permis. Personne d'autre ne conduit.
Permis et âge. Chaque conducteur détient un permis de conduire valide et respecte votre âge minimum, disons 21 ou 25 ans à titre d'exemple.
Où la voiturette peut aller. Quelles rues et allées sont autorisées, lesquelles ne le sont pas (autoroutes, plage, dunes), et si la voiturette peut quitter l'île ou le complexe.
Passagers. Pas plus de passagers que de places, enfants dans un siège rehausseur lorsque votre règle locale l'exige, tout le monde assis pendant que la voiturette roule.
Dommages et dépôt de garantie. Le montant, le fait qu'il est bloqué sur une carte, et ce à quoi il peut être appliqué (dommages à la carrosserie, clés perdues, housse manquante, nettoyage).
État au retour, recharge et retard. Les voiturettes électriques reviennent branchées ou à un niveau de charge convenu, les voiturettes à essence avec le carburant qu'elles avaient au départ ; vos frais de jour supplémentaire, et à partir de quand un retard est traité comme un non-retour.
Amendes, stationnement et mise en fourrière. Les contraventions, frais de stationnement et frais de fourrière pendant la location sont à la charge du locataire.
Usage interdit. Pas de remorquage, de course, de conduite sous l'influence de l'alcool ou de drogues, de modifications, ni de prêt de la voiturette à un autre foyer.
Règles locales de circulation. Phares allumés après la tombée de la nuit, limite de vitesse affichée, routes où les LSV sont autorisées.
La voiturette elle-même. Marque, modèle et numéro d'unité, les accessoires ajoutés à la commande (un siège rehausseur pour enfant ou une glacière à roulettes, par exemple) et l'adresse de livraison.
Accidents. Qui appeler, et le fait que tout incident est signalé le jour même.
Un contrat ne vaut que ce que vaut la trace qui l'accompagne. Cinq habitudes comptent lorsqu'un litige survient un mois plus tard : capturer le permis, nommer chaque conducteur, conserver la signature avec un horodatage et le texte exact signé, bloquer le dépôt de garantie sur une carte avant que la voiturette ne parte, et inscrire le numéro d'unité sur le contrat. Voici comment Island Carts procède dans Ribbe, le logiciel de location de voiturettes de golf derrière sa caisse et son site.
La bibliothèque de décharges comprend une décharge de voiturette de golf prête à l'emploi parmi ses 31 décharges par activité. Importez-la dans le concepteur de modèles et modifiez-la comme n'importe quel autre modèle, en remplaçant le texte générique par vos clauses issues de la liste ci-dessus. La bibliothèque porte une mention indiquant que ce n'est pas un avis juridique, faites donc relire le résultat par votre avocat avant de l'utiliser.
Ribbe Waiver Library showing the list of activity waivers with the Golf cart waiver preview open
La bibliothèque de décharges avec l'aperçu de la décharge de voiturette de golf ouvert.
Un contrat de location construit dans le concepteur de modèles utilise des blocs de texte ainsi que des champs de commande et de client qui se remplissent au moment de la signature : nom du locataire, adresse, numéro de permis, dates de location, marque et modèle de la voiturette, numéro d'unité et dépôt de garantie. Des cases à initialer accompagnent les clauses que vous voulez faire reconnaître une par une, avec un bloc de signature à la fin. Personne ne tape le numéro d'unité à la main.
The golf cart rental agreement open in the Template Designer with order and customer fill-in fields
Le modèle de contrat avec les champs locataire, permis, voiturette et dépôt qui se remplissent au moment de la signature.
Chaque type de voiturette est ensuite lié au contrat. Island Carts lie les six modèles, de la Club Car Onward 4-Passenger (Electric) à la Icon i60L Lifted 6-Passenger LSV, si bien que la caisse exige un contrat signé avant qu'une voiturette ne sorte. La signature peut se faire sur le pavé de la caisse, sur le téléphone du client depuis un code QR ou un lien, sur un pavé Topaz, ou sur papier réscanné. La copie signée est conservée sur la commande et sur la fiche client avec l'heure de signature, le nom du signataire et une empreinte du document, puis envoyée par e-mail au client. L'aperçu des décharges et contrats numériques présente les options de signature.
La clause qui dit que seuls des conducteurs titulaires d'un permis peuvent conduire la voiturette ne vaut pas grand-chose si personne ne regarde le permis. Au comptoir, le personnel scanne le permis de conduire et le système remplit automatiquement le nom, l'adresse, la date de naissance et le numéro de permis, puis joint la photo du permis à la location (permis américains et canadiens). La fiche client conserve le permis dans son onglet Permis pour la prochaine location.
La plupart des réservations de voiturettes de golf comptent plus d'un conducteur. Une réservation peut porter des contacts supplémentaires, c'est là que vont les autres conducteurs nommés. Chacun signe sa propre décharge depuis le même lien de commande, si bien qu'un conjoint arrivant par un vol plus tardif signe sur son propre téléphone.
Avec la vérification de l'âge activée dans les paramètres du point de vente, la date de naissance du signataire est exigée et la décharge d'un mineur est acheminée vers un parent ou un tuteur dont le nom est enregistré. Ribbe enregistre l'âge et achemine la signature du tuteur ; il ne refuse pas la location, votre âge minimum de conduite reste donc une clause que le personnel fait appliquer à la remise des clés.
Ribbe POS settings page, Checkout Rules section, with Waiver Age Verification switched on
Les règles de passage en caisse dans les paramètres du point de vente, avec l'option Vérifier l'âge avant la signature qui achemine la décharge d'un mineur vers un parent ou un tuteur.
La clause de dépôt de garantie et le dispositif de paiement doivent correspondre. Island Carts préautorise le dépôt sur la carte du locataire à la prise en charge ou à la livraison, disons 500 $ à titre d'exemple, et le personnel capture ou libère le montant au retour, une fois la voiturette inspectée. Une préautorisation bloque l'argent sans le prélever, ce qui est plus simple à expliquer qu'un remboursement.
Un produit de décharge pour dommages peut être vendu en complément : un montant fixe par location, un montant par jour avec un plafond sur le nombre de jours facturés, ou un pourcentage du prix de la location. Les types de voiturettes auxquels il s'applique se cochent dans l'onglet S'applique à du produit de décharge, si bien qu'il apparaît sur les LSV surélevées et les six places mais pas sur une housse de voiturette de golf ou un ensemble chaise de plage & parasol.
The damage waiver product's Applies To tab in Ribbe with the six golf cart types ticked
L'onglet S'applique à de la décharge pour dommages, avec les types de voiturettes cochés et les accessoires décochés.
Le plan tarifaire comporte des paliers journaliers et hebdomadaires, avec un palier de dépassement Jour supplémentaire qui s'applique automatiquement quand une voiturette est gardée après la date de retour. À titre d'exemple de prix uniquement, la Club Car Onward 4-Passenger (Electric) pourrait afficher 95 $ par jour et 450 $ par semaine, et la Evolution D5 Maverick 4 Lifted LSV 140 $ par jour. Les Règles métier ajoutent la couche de politique tarifaire sans développeur : un dépôt plus élevé sur les locations de week-end, un nombre minimum de jours sur un week-end férié, ou une majoration pour un lieu de retour différent, appliqués en ligne comme à la caisse.
Island Carts booking page for the Club Car Onward 4-Passenger with dates and daily and weekly rate tiers
La page de réservation de la Club Car Onward 4-Passenger (Electric) avec les dates et les paliers journalier et hebdomadaire.
Delivery driver unloading a golf cart from a trailer in front of a beach vacation home
Le troisième risque, une voiturette qui ne se trouve pas où elle devrait être, commence par l'identification. Chaque voiturette d'Island Carts est un actif avec numéro de série et des champs personnalisés ; le magasin suit le kilométrage et le type de carburant sur la fiche d'actif. La sortie et le retour se font en scannant l'étiquette de la voiturette, et un appareil photo de téléphone peut servir de scanner dans le camion. Le carnet de location montre ce qui est sorti, ce qui doit revenir aujourd'hui et ce qui est déjà en retard, si bien qu'une voiturette due à 10 h est une ligne sur un écran plutôt qu'une surprise à 16 h.
One golf cart's asset record in Ribbe with serial number, make and model, mileage and fuel fields and status
La fiche d'actif d'une voiturette : SKU, classe, emplacement et statut dans l'onglet Général, avec les caractéristiques, l'historique de location et la maintenance dans les autres onglets.
Les plans de maintenance fonctionnent sur la même fiche d'actif, au kilométrage (l'odomètre saisi lors de l'entretien), aux jours ou aux locations, avec une liste de contrôle réussite/échec couvrant les pneus, les freins, les feux et le chargeur. Island Carts a commencé avec l'ensemble Voitures, RV & véhicules de la bibliothèque de plans. Une voiturette qui échoue à une inspection peut être mise hors service.
Ribbe maintenance plan library filtered to the Cars, RVs and vehicles set of inspection plans
La bibliothèque de plans de maintenance filtrée sur Voitures, RV & véhicules.
La plupart des locations d'Island Carts sont livrées. Un produit Livraison à la maison de location, disons 40 $ par trajet à titre d'exemple, couvre le cas simple ; le module de livraison ajoute des tournées avec un camion, un chauffeur et une plage horaire, ainsi qu'une application chauffeur. À la porte, le chauffeur fait signer un bon de livraison, et le contrat lui-même peut être signé sur le téléphone du chauffeur au moment de la remise. Un lien de paiement envoyé à l'avance par e-mail ou SMS permet au locataire de régler le solde et de signer avant que le camion ne reparte. L'article sur le logiciel de livraison de location pour les locations de vacances couvre la mise en place de la livraison de bout en bout.
Si vous comparez des systèmes avant la saison, le meilleur logiciel de location de voiturettes de golf liste les fonctionnalités qui comptent pour les voiturettes, et la page des locations de voiturettes de golf montre comment d'autres loueurs utilisent Ribbe. Il n'y a aucun coût de logiciel initial et les frais de réservation en ligne sont payés par vos clients ; pour tout ce qui concerne spécifiquement votre flotte, contactez-nous.
Oui. Lorsque le type de voiturette est lié au contrat, la caisse exige le contrat signé avant la sortie, qu'il ait été signé au comptoir, sur le téléphone du locataire ou à la porte.
Oui. Ajoutez le second conducteur comme contact supplémentaire sur la réservation, et il signe sa propre décharge depuis le même lien de commande, sur son propre téléphone s'il le souhaite. Chaque signature est conservée avec sa propre heure, le nom du signataire et une empreinte.
Votre contrat peut exiger un permis valide pour chaque conducteur nommé, et le scan au comptoir remplit les détails et conserve la photo dans l'onglet Permis. Ribbe ne vérifie pas un permis auprès d'une administration ou d'un autre registre, une vérification visuelle par le personnel reste donc nécessaire lors de la remise des clés.
De trois façons, qui peuvent se combiner : le personnel capture une partie ou la totalité du dépôt préautorisé, une décharge pour dommages achetée par le locataire couvre la perte, ou le locataire paie la différence via un lien de paiement. Les dommages ne sont pas facturés automatiquement à partir de photos ; une personne décide du montant.
La bibliothèque de décharges comprend une décharge de voiturette de golf que vous pouvez importer dans le concepteur de modèles et transformer en contrat de location complet avec des champs à remplir et des cases à initialer. Elle porte une mention indiquant que ce n'est pas un avis juridique ; faites relire le document final par votre avocat pour votre État et votre ville.
Mettez votre contrat de location de voiturette de golf à la caisse Démarrez un essai gratuit, importez la décharge de voiturette de golf, construisez votre contrat dans le concepteur de modèles et liez-le à vos types de voiturettes avant l'ouverture de la saison. Aucun coût de logiciel initial ; les frais de réservation en ligne sont payés par vos clients. Démarrer un essai gratuit