Le logiciel de location de kayaks a un seul travail un samedi de juillet : mettre à l'eau rapidement une file de pagayeurs sans réservation, avec une décharge signée pour chacun, tout en gardant des bateaux sur le rack quand la foule de 10 h arrive après une nuit de ventes sur le site web. Le même système doit absorber les retours horaires qui s'accumulent d'un coup, facturer le pagayeur revenu quarante minutes en retard, et affecter un guide à la sortie au coucher du soleil. Ce guide présente ce qu'il faut chercher dans un logiciel de location de kayaks et de paddles, avec une boutique comme exemple concret.
L'exemple retenu ici est Ladybird Paddle, une boutique de démonstration à Austin qui loue un Single Sit-On-Top Kayak, un Tandem Sit-On-Top Kayak, un Kids Kayak, un Pedal Kayak, un All-Round Paddleboard, un Touring Paddleboard, un Mega SUP pour six pagayeurs et un Canoe à trois places. Elle propose un Sunset Bat Bridge Tour, enseigne un SUP Intro Lesson et un Kayak Basics Lesson, vend un Paddle Pass de dix sorties, et tient un petit rayon de vente au détail. Les captures d'écran ci-dessous proviennent de cette boutique.
Une location de kayaks ou de SUP vit sur une saison courte et intense, et les jours de beau temps, le ponton ne désemplit pas de l'ouverture à la fermeture. Le logiciel doit être assez rapide pour qu'un saisonnier loue un bateau en moins d'une minute, et fonctionner sur un téléphone quand le comptoir est une remorque.
Trois choses distinguent une boutique de paddle d'une entreprise de location classique. Les locations sont à l'heure, donc un retour de vingt minutes a de l'importance. Chaque personne qui touche l'eau signe une décharge, pas seulement celle qui paie. Et le site web et le ponton vendent depuis le même rack, donc un site affiché complet un matin ensoleillé peut priver de stock la file d'attente sans réservation qui fait vivre la boutique.
Racks of colorful kayaks and paddleboards beside a lake dock in the morning
Les plans tarifaires de Ribbe ont des paliers horaires, si bien que le Single Sit-On-Top Kayak peut avoir un palier de 1 heure et un palier de 2 heures, avec des paliers demi-journée et journée complète pour le Touring Paddleboard et le Canoe. Par exemple, 18 $ pour la première heure et 30 $ pour deux heures. Le palier de dépassement Heure supplémentaire fait partie du même plan : quand le pagayeur revient en retard, le retour l'applique automatiquement et l'employé voit le montant dû.
Une règle métier, écrite par le propriétaire sans développeur, peut augmenter le tarif horaire le samedi et le dimanche ou imposer un minimum de deux heures les week-ends fériés. La règle s'applique aussi bien à la caisse qu'en ligne, si bien que les deux prix ne divergent jamais.
Booking page for the Single Sit-On-Top Kayak showing date, start time, hourly tiers and availability
La page de réservation en ligne du Single Sit-On-Top Kayak, avec la date, l'heure de début, les paliers horaires et la disponibilité en direct.
Chaque kayak et chaque planche de Ladybird Paddle est un bien numéroté en série avec un type, une classe et une étiquette code-barres ou QR. L'écran de location express est pensé pour la file : choisir le type de bateau, scanner ou sélectionner l'unité, prendre le paiement, et le QR de la décharge s'imprime sur le reçu ou reste au comptoir. Le client signe sur son propre téléphone pendant que la personne suivante est servie.
Au retour, le personnel scanne l'étiquette et la location se clôture, avec l'Heure supplémentaire ajoutée si le temps a été dépassé. La caméra d'un téléphone peut servir de scanner. Le carnet de location montre ce qui est sorti, ce qui doit revenir et ce qui est en retard, et les notifications de retard partent automatiquement.
Prendre des réservations est la partie facile de la réservation de kayaks. La partie difficile, c'est le matin où le site web a vendu tous les kayaks pour 10 h, avec douze personnes debout sur le ponton, cash en main. Ribbe gère cela avec un plafond de réservation en ligne par produit : le site web peut vendre au maximum N unités, ou un pourcentage de la flotte, et le reste reste réservé au ponton.
Ladybird Paddle possède 15 Single Sit-On-Top Kayak et laisse le site web en vendre au maximum 6. Le plafond est calculé comme le pic de réservations en ligne sur toute la période de location, pas par créneau horaire, si bien qu'un mur de réservations de deux heures qui se chevauchent ne peut pas le dépasser.
Product Options tab with the Online Booking Cap set to a fixed number of units
L'onglet Options du produit Single Sit-On-Top Kayak, où le plafond de réservation en ligne limite le site web à un nombre fixe d'unités.
La vue Réservations relie les deux canaux. Les réservations en ligne, les locations au ponton et les départs de sorties s'affichent dans un même calendrier et une même liste, si bien que la personne qui ouvre la boutique sait quels bateaux sont déjà promis avant l'arrivée du premier client sans réservation.
Bookings calendar and list for the dock showing today's rentals and tour departures
La vue Réservations pour le ponton, avec les locations du jour et le départ de la sortie du soir au même endroit.
Un groupe de huit personnes réserve un Tandem, deux Single, un Kids Kayak et trois paddleboards sur une seule commande. Ribbe traite cela comme une réservation unique avec huit décharges. Un seul lien ou un seul QR code est envoyé au groupe, et chaque pagayeur signe sur son propre téléphone. Les copies signées sont stockées sur la commande et sur chaque fiche client avec un enregistrement de signature : heure, nom du signataire et empreinte du document.
La vérification de l'âge, quand la boutique l'active, exige une date de naissance de chaque signataire et redirige la décharge d'un mineur vers un parent ou un tuteur, dont le nom est enregistré. La Bibliothèque de décharges contient des décharges pour kayaks et paddleboards qui s'importent dans le Concepteur de modèles et se modifient comme tout autre modèle. Faites relire le texte par votre avocat avant de l'utiliser, et demandez à votre assureur ce qu'il exige.
Waiver Library with the Kayak and canoe waiver preview open for import
La Bibliothèque de décharges avec l'aperçu de la décharge Kayak & canoe ouvert, prête à importer dans le Concepteur de modèles.
Les formulaires d'arrivée fonctionnent de la même façon sur le téléphone à partir d'un QR code, et des règles sur le formulaire peuvent ajouter les bonnes lignes de location à la commande avant que le groupe n'atteigne le comptoir. La page décharges numériques décrit les autres options de signature, dont le pavé de signature de la caisse et le papier réscanné.
Le Sunset Bat Bridge Tour est un produit billet. Son option de réservation porte un créneau horaire, une durée, une capacité et une fenêtre de disponibilité, si bien que le départ de 19 h vend des places jusqu'à complet et ne se vend pas pendant les mois où les chauves-souris sont absentes. Les exigences de personnel, par exemple un guide pour six clients, placent le créneau sur le planning du personnel dès la vente de la première place.
Le manifeste de chaque départ liste qui participe, ce qu'il reste à payer et si la décharge est signée, si bien que le guide le vérifie sur un téléphone à la mise à l'eau. La page sorties et billets couvre le volet billetterie, y compris la capacité partagée entre options.
Booking page for the Sunset Bat Bridge Tour showing the evening time slot and seats left
La page de réservation du Sunset Bat Bridge Tour, avec son créneau du soir et les places encore disponibles.
Le SUP Intro Lesson et le Kayak Basics Lesson fonctionnent comme des cours plutôt que des locations. Chacun se vend par places, la liste des participants se remplit avec les réservations, et l'instructeur valide les compétences sur une liste de contrôle à la fin de la séance.
Courses page listing the SUP Intro Lesson and the Kayak Basics Lesson with their sessions
La page Cours avec le SUP Intro Lesson et le Kayak Basics Lesson et leurs listes de participants.
Customer at a lakeside rental counter choosing a dry bag and sunscreen
Une boutique de lac vit des habitués qui pagaient chaque semaine. Le Paddle Pass - 10 Paddles est une carte à poinçonner vendue à la caisse et en ligne, liée au client. Quand une location couverte est enregistrée, un poinçon est utilisé automatiquement. Le solde s'affiche sur la fiche client et dans l'onglet client de la caisse, et la boutique peut voir chaque carte émise, qui la détient et combien de poinçons restent.
Cards issued tab on the Paddle Pass product listing cards, holders and punches left
L'onglet Cartes émises du produit Paddle Pass - 10 Paddles, listant chaque carte, son détenteur et les poinçons restants.
La vente au détail s'enregistre sur le même ticket que la location. Le Dry Bag 10L, le Reef-Safe Sunscreen SPF 50 et le Dog Life Jacket sont en rayon et à la caisse, et la page en ligne d'un kayak peut proposer des options comme le Dog Life Jacket, un Roof Rack Kit ou un Cooler pendant le paiement. Pour le volet caisse en général, voir le guide du système de caisse pour la location.
Le soleil, le sable et les heures de location usent les bateaux. Les plans de maintenance planifient des inspections par nombre de locations ou par jours, avec une liste de contrôle réussite/échec par inspection, et la bibliothèque de plans propose un ensemble Kayak, SUP & pagaie pour démarrer. Une planche qui échoue à son inspection peut être mise hors service.
En fin de saison, le rapport d'utilisation de la flotte répond à la question que tout propriétaire se pose en octobre : quels bateaux se sont payés tout seuls. L'utilisation par groupe montre si les Pedal Kayak ont tourné tout l'été pendant que le Canoe restait sur le rack, et le tableau des unités inactives et l'usage par unité appuient la décision de retirer ou d'acheter. Les planches que la boutique retire peuvent être vendues depuis la même fiche de bien, en ligne si souhaité, via la vente de flotte.
Un deuxième point de mise à l'eau a son propre inventaire, avec des transferts entre emplacements et des rapports sur les deux. Pour les descentes de rivière, la boutique peut autoriser un lieu de retour différent, si bien qu'un bateau mis à l'eau en amont et ressorti en aval change d'emplacement à son retour. Ribbe ne planifie pas la navette elle-même ; cela reste sur le tableau blanc.
La séquence qui fonctionne : charger la flotte comme des unités numérotées en série avec des étiquettes, construire les plans tarifaires avec des paliers de dépassement, fixer le plafond en ligne par produit, importer les décharges et les faire relire par votre avocat, puis publier la page de réservation ou le widget. La liste de contrôle pour la saison estivale couvre le reste du travail de pré-saison, et la page locations de kayaks et de SUP montre comment d'autres boutiques de paddle sont configurées.
Il n'y a aucun coût de logiciel initial. Les frais de réservation en ligne sont payés par vos clients, et pour tout le reste sur les tarifs, contactez-nous.
Oui, quand le produit a un plafond de réservation en ligne. Le site web vend jusqu'au plafond, par exemple 6 des 15 Single, et les unités restantes ne sont louables qu'à la caisse. Complet en ligne signifie que la part en ligne est épuisée, pas le rack.
Oui. Une commande porte une décharge par pagayeur, un seul lien ou QR est envoyé au groupe, et chaque personne signe sur son propre téléphone. Avec la vérification de l'âge activée, la décharge d'un mineur est redirigée vers un parent ou un tuteur.
Le palier de dépassement Heure supplémentaire s'applique au retour quand la location dépasse son temps payé. La façon dont une fraction d'heure est arrondie dépend du palier de dépassement défini dans le plan tarifaire, si bien qu'un dépassement de 20 minutes est facturé selon ce que dit votre palier.
Pas encore. Il n'existe aucune règle météo ou de niveau d'eau dans Ribbe, et les réservations ne se ferment pas d'elles-mêmes. Quand les conditions changent, le personnel annule ou déplace les réservations concernées à la main depuis la vue Réservations.
Oui. Le manifeste du départ montre chaque client avec son solde et le statut de sa décharge, si bien que le guide peut le vérifier sur un téléphone à la mise à l'eau avant le départ des bateaux.
Gérez le ponton, le site web et les sorties depuis une seule caisse Lancez un essai gratuit, chargez votre flotte et vos plans tarifaires, et mettez la page de réservation en ligne avant le premier week-end chaud. Lancer un essai gratuit