Le logiciel de location de matériel pour un petit parc d'équipement doit bien faire trois choses : tarifer une location à l'heure (quatre heures, une journée, une semaine, un mois, plus les heures supplémentaires quand une machine revient en retard), permettre aux entrepreneurs de louer sur compte avec une facture et un relevé mensuel au lieu d'une carte, et maintenir chaque machine sur un programme d'entretien et d'inspection. La plupart des logiciels de location de matériel pour petites entreprises ne couvrent qu'un seul de ces trois points, et c'est pendant la saison des travaux que les deux autres se font sentir.
Ce guide passe en revue chaque aspect à travers Ironworks Equipment Rental, un parc de démonstration à Phoenix qui fonctionne avec Ribbe. Sa flotte est le mélange habituel : un Kubota KX040-4 Mini Excavator et un Bobcat E35 Mini Excavator, un Bobcat S66 Skid Steer, un JLG 1932R Scissor Lift et un JLG T350 Towable Boom Lift, un 25 kW Towable Generator, et un 20 ft Equipment Trailer pour tout déplacer. Les prix ci-dessous sont des exemples, pas des devis.
Mini excavator and skid steer lined up in a gravel equipment rental yard at sunrise
Une location de matériel se tarife au temps, et le temps est compliqué. Un particulier veut une Plate Compactor pour la matinée. Un paysagiste prend la Walk-Behind Trencher pour la journée et la rapporte deux heures en retard. Une seule grille tarifaire doit couvrir tout cela sans calcul au comptoir.
Dans Ribbe, chaque machine est associée à un plan tarifaire à paliers. Ironworks utilise un palier de 4 heures, journalier, hebdomadaire et mensuel sur les grosses machines, et des paliers de 4 heures et journalier sur l'outillage à main. Disons que le Kubota KX040-4 Mini Excavator coûte 295 $ pour quatre heures, 395 $ la journée, 1 250 $ la semaine et 3 400 $ le mois. La caisse choisit le palier à partir des dates de la commande et calcule le prorata entre les paliers, si bien qu'une location de neuf jours est une semaine plus deux jours, et non deux semaines.
Chaque plan comporte aussi des paliers Heure supplémentaire, Jour supplémentaire et Semaine supplémentaire qui s'appliquent automatiquement quand l'unité est enregistrée au retour après l'heure convenue. Une Walk-Behind Concrete Saw louée pour la journée et rendue deux heures en retard reçoit deux frais d'Heure supplémentaire à l'enregistrement du retour. Personne n'a besoin de se souvenir du tarif de retard.
Rate plan editor with 4-hour, daily, weekly tiers and Extra Hour, Extra Day, Extra Week overtime tiers
L'éditeur de plan tarifaire des excavatrices : paliers de base en haut, paliers d'heures supplémentaires Heure, Jour et Semaine en dessous.
Un entrepreneur qui loue le Bobcat S66 Skid Steer une semaine sur deux ne devrait pas payer le tarif du particulier du week-end, et le comptoir ne devrait pas appliquer une remise à la main. Les grilles tarifaires par groupe de client règlent cela : une grille Entrepreneur avec des paliers journaliers et hebdomadaires plus bas, une grille Particulier pour les clients de passage, et le groupe du client décide laquelle s'applique, à la caisse comme en ligne.
Les Business Rules couvrent les exceptions : les locations de remorques le week-end exigent une caution plus élevée, les week-ends de jours fériés imposent un minimum de deux jours sur les nacelles, les locations réservées plus de deux semaines à l'avance bénéficient d'une remise. L'opérateur écrit la règle dans les paramètres, sans développeur.
Les mêmes paliers s'affichent sur le site de réservation. Un entrepreneur qui chiffre un chantier le soir voit la disponibilité et le prix hebdomadaire du Kubota KX040-4 Mini Excavator et le réserve ; la commande attend l'approbation du personnel avant d'être confirmée. Pour en savoir plus sur le volet en ligne, voir la page des locations de matériel.
Online booking page for the Kubota KX040-4 Mini Excavator showing dates and daily and weekly tiers
La page de réservation du Kubota KX040-4 Mini Excavator, avec le sélecteur de dates et les paliers journalier et hebdomadaire.
Le deuxième aspect, c'est l'argent. Un entrepreneur en plomberie ne veut pas confier une carte de l'entreprise à un chef de chantier pour chaque Core Drill Rig ; il veut un compte, un relevé mensuel, et un numéro de facture qui correspond à son bon de commande. C'est là que les logiciels de caisse généralistes abandonnent.
Dans Ribbe, un client peut être autorisé à louer sur compte, par défaut pour le parc ou par client. Quand le comptoir clôture une location sur le compte, elle est enregistrée comme facture avec son propre numéro tiré de la série du parc ; le numéro de commande reste sur la facture comme référence. Les relevés de fin de mois sont envoyés, et un rapport d'ancienneté des créances montre qui est à jour et qui est en retard de 30 ou 60 jours.
On-account and receivables settings next to the invoices list with aging buckets
Les paramètres de vente sur compte et de créances, avec la liste des factures que le bureau utilise en dessous.
Le recouvrement est intégré. Les rappels de retard partent par e-mail ou SMS avec un lien de paiement, si bien que le bureau de l'entrepreneur règle le solde depuis un téléphone ou un ordinateur, et une carte enregistrée permet au personnel de débiter un solde convenu sans redemander le numéro. Les débits manuels, les avoirs et les passations en perte couvrent le reste.
Tout cela apparaît sur la fiche client de l'entrepreneur, dans l'onglet Store credit and account : factures ouvertes, paiements, solde courant et relevés envoyés. Les modes de paiement par carte et sur compte sont détaillés sur la page des paiements.
Le troisième aspect, c'est la flotte. Une nacelle qui tombe en panne sur un chantier coûte une journée de revenu et la confiance d'un client. Un logiciel de location de matériel pour le BTP doit connaître chaque machine individuellement et piloter l'entretien par l'usage, pas seulement par le calendrier.
Chaque machine d'Ironworks est une fiche d'actif avec un numéro de série, une marque, un modèle, une date d'achat et des champs personnalisés. Une étiquette code-barres ou QR sur le châssis est scannée à la sortie et au retour, si bien que le registre des locations montre toujours ce qui est sorti, ce qui est attendu aujourd'hui et ce qui est en retard. Avec deux parcs, l'inventaire est géré par site et un transfert déplace le JLG T350 Towable Boom Lift de l'un à l'autre.
The Assets list showing machines with serial number, make, model and current status
La liste des actifs, une ligne par machine avec le numéro de série, la marque, le modèle, et si elle est au parc, en location ou hors service.
Les plans d'entretien se basent sur quatre compteurs : jours, locations, heures de location (temps en location) ou miles, avec le compteur saisi à l'entretien. Ironworks place le JLG 1932R Scissor Lift sur un plan d'inspection qui se déclenche à chaque location avec une liste de contrôle réussite/échec : garde-corps, protections anti-nid-de-poule, descente d'urgence, pneus. Un point en échec met la nacelle hors service jusqu'à ce que la réparation soit enregistrée. Le 25 kW Towable Generator est sur un plan de vidange tous les 250 heures de location.
La bibliothèque de plans fournit un ensemble Outils et matériel de chantier à importer et modifier plutôt qu'à écrire de zéro. Les réparations issues d'une inspection en échec ou d'un retour endommagé deviennent des ordres de travail de service avec pièces et main-d'œuvre, et le calendrier de service montre ce qui est à l'atelier cette semaine. Voir la page des réparations et du service.
Maintenance plan library filtered to the Tools and construction equipment set
La bibliothèque de plans d'entretien filtrée sur Outils et matériel de chantier, prête à importer.
Flatbed trailer carrying a mini excavator being unhooked at a residential construction site
La moitié des grosses locations d'un parc ne passe jamais par le comptoir. Le Bobcat E35 Mini Excavator part sur le 20 ft Equipment Trailer vers un chantier, et le client veut un créneau et une preuve d'arrivée. Ironworks vend Delivery & Pickup (chaque sens) comme une ligne tarifée, disons 95 $ par sens dans l'agglomération, avec l'adresse de livraison sur la commande.
Le module de livraison a trois niveaux, Off, Basic et Full, pour qu'un parc avec un seul camion puisse démarrer petit. En Full, la répartition construit des tournées par camion et remorque avec un créneau horaire, des arrêts regroupés par chantier, et une liste de contrôle de chargement pour que les Trencher Teeth de la commande partent avec la trancheuse. L'application du chauffeur recueille une Delivery Note signée et des photos à la dépose, et un reçu de collecte à la récupération, la preuve dont vous avez besoin quand une égratignure devient un litige. L'article sur le logiciel de livraison couvre les tournées et l'optimisation des trajets.
Pickup and Delivery settings page showing the module level and the capability toggles
Les paramètres Pickup and Delivery : le niveau de module Off, Basic ou Full, et les options d'activation en dessous.
Le samedi matin chez Ironworks, ce sont des particuliers : un 4000 PSI Pressure Washer, le Stump Grinder, une Jumping Jack Rammer pour un projet de clôture. Ils paient par carte et doivent être pris en charge en quelques minutes.
Le scan du permis de conduire remplit les informations du client et joint la photo du permis. Une caution est préautorisée sur la carte à la prise en charge et capturée ou libérée par le personnel au retour. Le produit décharge de responsabilité pour dommages, tarifé en montant fixe, par jour avec un plafond, ou en pourcentage de la location, est coché sur les machines qu'il couvre, si bien qu'il est proposé sur le Stump Grinder et non sur les Safety Glasses.
Le contrat de location est créé dans le Template Designer et signé sur le téléphone du client via un code QR, sur la tablette de signature de la caisse, ou sur papier scanné ensuite. La Waiver Library comprend des décharges pour matériel et outils comme point de départ ; faites-la relire par votre avocat. Les consommables se vendent sur la même commande : un 14 in Diamond Blade avec la scie, un Propane Cylinder Exchange. Le fonctionnement du comptoir est décrit dans le guide du système de caisse de location.
C'est en hiver qu'un parc décide à quoi ressemblera sa flotte pour la saison. Le rapport d'utilisation de la flotte montre le taux d'utilisation par classe, les unités inactives et l'usage par unité, si bien que la décision d'acheter ou de vendre repose sur les chiffres propres au parc. Une machine choisie pour la vente est mise en vente depuis la même fiche d'actif, en ligne si vous le souhaitez.
Ironworks propose un Skid Steer Operator Class et une Aerial Lift Operator Certification comme produits de formation avec places et liste d'inscrits, vendus à la caisse et en ligne. À l'issue, la certification est enregistrée dans l'onglet Training du client, si bien que le comptoir la voit à la prochaine location de nacelle. Ribbe enregistre la certification propre au parc ; il ne vérifie pas les qualifications auprès de l'OSHA ou d'un tiers.
Les devis pour les gros chantiers sont des commandes non payées qui figent le tarif et se convertissent une fois payées ou sorties. Pour une liste de préparation à l'échelle du parc, voir la checklist de préparation de la saison estivale.
Oui. Un client autorisé à louer sur compte voit chaque location enregistrée comme facture avec son propre numéro. Le bureau produit les relevés en fin de mois, surveille l'ancienneté des créances, envoie des rappels de retard par e-mail ou SMS, et inclut un lien de paiement pour que le bureau de l'entrepreneur puisse payer en ligne.
Le palier Heure supplémentaire du plan tarifaire s'applique à l'enregistrement du retour pour le temps passé après l'heure convenue. Deux heures de retard sur une location journalière ajoutent deux frais d'Heure supplémentaire ; une journée entière de retard ajoute à la place le palier Jour supplémentaire.
Non, pas dans Ribbe. Il n'y a pas de connexion télématique ni de compteur horaire moteur. Les plans de service se basent sur les heures de location (temps en location), les jours, le nombre de locations, ou les miles saisis à l'entretien. Un technicien peut saisir un relevé lors de l'entretien.
Oui. Placez la nacelle sur un plan d'inspection qui se déclenche à chaque location, avec une liste de contrôle réussite/échec pour les points que votre technicien vérifie. Un point en échec met l'unité hors service jusqu'à ce que la réparation soit enregistrée, et la réparation devient un ordre de travail de service avec pièces et main-d'œuvre.
Oui. Les consommables comme un 14 in Diamond Blade, des Trencher Teeth, des Safety Glasses et un Propane Cylinder Exchange sont des produits de vente au détail vendus sur la même commande que la location, à la caisse ou comme options en ligne.
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