Une checklist de la saison de location estivale se construit à rebours depuis le jour d'ouverture : décider de la flotte, des prix et des politiques en hiver, construire les documents, le site web et l'inventaire début de printemps, et répéter un samedi chargé deux semaines avant l'ouverture. Cet article est cette checklist, dans l'ordre, avec un mois limite pour chaque tâche.
Aucune boutique unique ne sert d'exemple ici. La même préparation de saison s'applique que vous louiez des kayaks et des paddleboards, des pontons, des jet-skis, des vélos et vélos électriques, des voiturettes de golf, des UTV, des motos, des tentes de fête, des emplacements de camping, des billets d'attraction, du matériel de plage ou un parc de matériel, et chaque section renvoie à l'article détaillé pour ce secteur. Le calendrier d'exemple suppose une ouverture pour le Memorial Day ; décalez les mois vers votre propre premier week-end.
Analyser les chiffres de la saison dernière ; acheter, vendre, retirer
Plans tarifaires, cautions, conditions, Business Rules
Début de printemps
Décharges, contrats, formulaires d'enregistrement
Début de printemps
Produits du site, options, livraison
Étiqueter chaque unité, inspections, plans d'entretien
Chef de magasin
Planning du personnel, badges d'avis, chauffeurs, borne
Deux semaines avant
Liste de surveillance quotidienne
Commencez par ce que la flotte a réellement fait, pas par ce que vous en gardez en mémoire.
Sortez le rapport d'utilisation de la flotte pour la saison dernière : taux d'utilisation par groupe, unités inactives et usage par unité. Repérez chaque unité restée inactive pendant des semaines et chaque unité qui a tourné presque tous les jours.
Décidez pour chaque unité : garder, retirer ou vendre. Les unités que vous vendez peuvent être mises en vente depuis la même fiche d'actif avec fleet sales, en ligne si vous le souhaitez.
Rédigez la liste d'achat avec un budget étiqueté, par exemple "remplacer quatre kayaks simples, ajouter deux tandems".
Un magasin de vélos qui décide combien de vélos électriques ajouter à une flotte de vélos classiques est la version classique de cette décision ; le guide du logiciel de location de vélos le détaille avec le même rapport.
Tout ce que vous construisez au printemps dépend des prix et des politiques, alors fixez-les une fois pour toutes et saisissez-les avant de toucher au site web.
Plans tarifaires par produit : paliers horaire, demi-journée, journalier, hebdomadaire et saisonnier. Définissez les paliers d'heures supplémentaires (Extra Hour, Extra Day, Extra Week) pour qu'un retour en retard soit tarifé par le plan, pas discuté au comptoir.
Tarification saisonnière : dates intermédiaires et dates de pointe sur le même produit.
Caution ou décharge pour dommages, par classe de produit : une retenue sur carte préautorisée à la prise en charge et capturée ou libérée par le personnel au retour, ou un produit de décharge vendu avec la location, tarifé en montant fixe, par jour avec un plafond, ou en pourcentage.
Conditions d'annulation en texte simple, relues par votre avocat.
Business Rules pour le calendrier que vous savez voir arriver : une caution plus élevée le week-end, un minimum de deux jours les week-ends fériés, un supplément pour un retour à sens unique.
Plafonds de réservation en ligne : limitez le site à N unités ou à un pourcentage de chaque flotte pour que les clients de passage trouvent encore du stock.
Les règles s'appliquent à la caisse comme en ligne, si bien que le site ne propose jamais une offre que le comptoir refuserait. Pour le calcul des tarifs, l'article sur la tarification de location de jet-ski construit un exemple de grille tarifaire de zéro. Les campings ont leur propre minimum de week-end férié, couvert dans l'article sur le logiciel de réservation pour camping.
Les documents prennent plus de temps que les propriétaires ne l'imaginent, car l'avocat est sur le chemin critique, alors commencez en mars.
Importez la décharge de responsabilité de votre activité depuis la Waiver Library (31 décharges prêtes à l'emploi par activité) dans le Template Designer et modifiez-la. Faites-la relire par votre avocat avant sa mise en ligne.
Construisez le contrat de location dans le Template Designer avec les champs de commande, de client et d'unité remplis.
Activez la vérification de l'âge si des mineurs participent : la date de naissance du signataire est obligatoire et la décharge d'un mineur est signée par un parent ou tuteur.
Concevez le formulaire d'enregistrement dont votre activité a besoin, par personne ou par groupe : taille, poids, hôtel et chambre, niveau. Les réponses atterrissent sur la fiche client.
Décidez comment la signature se fait : le propre téléphone du client via un code QR, la tablette de signature de la caisse, une tablette Topaz, ou du papier scanné ensuite.
Pour les flottes motorisées, utilisez le scan du permis de conduire au comptoir (permis américains et canadiens).
Ce que le contrat doit dire diffère selon la flotte. L'article sur le contrat de location de voiturette de golf le détaille clause par clause, l'article sur le logiciel de location de bateaux couvre les décharges et cautions pour les unités les plus coûteuses, et l'article sur le logiciel de location de motos couvre la vérification du permis et le contrat du motard.
Votre site web est le seul employé qui travaille en avril. Construisez-le dès que les prix sont finalisés, puis réservez vous-même à travers lui depuis un téléphone.
Des produits avec photos, descriptions simples et disponibilité en direct tirée du même inventaire que la caisse.
Des options attachées aux bons produits : casques, sièges enfant, glacières, sacs étanches.
La livraison à la commande là où elle s'applique, avec le créneau horaire que le client choisit.
L'approbation du personnel pour les commandes que vous voulez voir d'abord (mode Review ou Blocking), et le nombre de minutes pendant lesquelles le panier retient une unité choisie.
Des rappels de panier abandonné pour les acheteurs qui ont choisi des dates puis sont partis.
Des liens de paiement par e-mail ou SMS pour les soldes, avec la décharge signée d'abord si vous l'exigez.
Le parcours de réservation est l'endroit où les secteurs diffèrent le plus. Un loueur de kayaks vend des créneaux horaires et des tailles (article sur le logiciel de location de kayaks), un magasin de vélos électriques a besoin de la taille du conducteur et d'options de batterie (article sur le système de réservation de location de vélos électriques), et une attraction vend de la capacité par créneau (article sur le logiciel de billetterie d'attraction). Les boutiques axées sur la livraison ont l'article sur le logiciel de location pour événements pour les tentes et les tables et l'article sur le logiciel de livraison de location pour les maisons de vacances ; les boutiques qui louent depuis le sable ont l'article sur le logiciel de location pour la plage.
A rental shop's booking website home page with products, photos and a date picker
La page d'accueil du site de réservation d'un magasin de location, avec la disponibilité tirée de l'inventaire de la caisse.
Une fois le site en ligne, consultez le calendrier des réservations tous les quelques jours pendant le printemps. Les réservations précoces montrent quels week-ends se remplissent, votre signal pour ajuster un plafond de réservation ou ajouter une unité avant la saison.
Bookings calendar for one week in season showing reservations by day and product
Le calendrier des réservations pour une semaine en saison, réservations en ligne et au comptoir sur une seule grille.
Row of rental kayaks and bikes on a rack being tagged and inspected in spring
Chaque unité qui sort cette saison doit exister dans le système, porter une étiquette et passer une inspection avant que le premier client ne la touche.
Sérialisez chaque unité et imprimez une étiquette code-barres ou QR. La sortie et le retour se font alors par scan, et l'appareil photo d'un téléphone peut servir de scanner.
Mettez en place un plan d'inspection avec une liste de contrôle réussite/échec et exécutez-le sur chaque unité avant la première location. Une unité en échec est mise hors service jusqu'à réparation.
Récupérez la bibliothèque de plans d'entretien pour votre secteur (Bikes & e-bikes, Boats & watercraft, Kayak, SUP & paddle, et d'autres) et ajustez les intervalles. Les plans se basent sur les jours, les locations, les heures de location ou les miles, avec le compteur saisi à l'entretien.
Ouvrez le calendrier de service et répartissez les entretiens de mi-saison sur les jours de semaine calmes.
Les flottes motorisées portent la charge d'inspection la plus lourde. L'article sur le logiciel de location de UTV, ATV et buggy couvre les intervalles de service et l'inspection des dommages, l'article sur le logiciel de location de matériel couvre les listes de contrôle d'inspection à la prise en charge pour le matériel, et l'article sur le logiciel de location de voiturettes de golf couvre une flotte qui travaille tous les jours.
Maintenance plans page listing inspection and service plans with their intervals
La bibliothèque de plans d'entretien pour les vélos et vélos électriques : plans d'inspection et de service par jours, locations ou heures de location, importés en un clic.
Le personnel saisonnier arrive en mai et part en septembre, le système doit donc porter la formation. Mettez les outils en place avant la première prise de poste.
Placez le personnel sur le planning des employés avec les créneaux et les compétences, pour qu'une visite qui a besoin d'un guide soit couverte.
Imprimez un badge d'avis employé pour chaque personne. Les clients scannent le code QR pour laisser un avis et un pourboire.
Affectez des chauffeurs au module de livraison et installez l'application chauffeur sur leurs téléphones.
Installez une borne sur tablette pour la file, avec le QR de transfert vers le téléphone pour qu'un groupe puisse terminer son enregistrement et signer sur son propre téléphone.
Faites passer à chaque nouvelle recrue une location express et un retour avec scan avant le jour d'ouverture.
Les avis et pourboires aident à garder le personnel saisonnier ; l'article sur les avis et pourboires employés par code QR montre comment le badge fonctionne.
Rental shop staff rehearsing a busy morning at the counter before the season opens
Choisissez un jour de semaine calme deux semaines avant l'ouverture et faites tourner un samedi matin avec toute l'équipe, avec des unités réelles et des clients test.
Un client de passage sur l'écran de location express : choisir le produit, scanner le permis, prendre une carte.
Sortie par scan du code-barres, puis confirmer que l'unité apparaît comme location active dans le registre des locations.
La décharge signée sur un téléphone depuis le code QR au comptoir, et la copie signée visible sur la commande.
Un retour en retard : ramener une unité après son heure et confirmer que le palier Heure supplémentaire s'est appliqué de lui-même.
Une caution préautorisée à la prise en charge, puis capturée ou libérée au retour.
Une tournée de livraison : camion, chauffeur, créneau horaire, liste de contrôle de chargement, et preuve de livraison depuis l'application chauffeur.
Un rapport X à la fermeture.
Puis mettez-vous d'accord sur ce que quelqu'un lit chaque soir : le registre des locations pour les retours attendus et en retard, les ventes du jour, et les commandes en ligne en attente d'approbation. Le guide du système de caisse de location explique ce qu'une caisse de location suit qu'une caisse de vente au détail ne suit pas, et l'article sur le meilleur logiciel de location de jet-ski détaille la file des clients de passage.
La première semaine installe les habitudes pour la saison. Quatre choses méritent un coup d'œil à chaque ouverture et chaque fermeture.
Les retours en retard dans le registre des locations, pour que les heures supplémentaires soient facturées et que le client suivant soit averti tôt.
Les décharges non signées sur les commandes ouvertes. Aucune unité ne part sans signature au dossier.
Les commandes en ligne en attente d'approbation, traitées avant que le client ne s'interroge.
Les unités inactives. Une unité qui n'a pas bougé pendant la semaine d'ouverture est un problème de prix ou de fiche produit.
Le tableau de bord réunit les locations, retours et revenus du jour sur un seul écran.
Dashboard with tiles for today's rentals, returns due and revenue so far
Le tableau de bord à l'ouverture, avec les tuiles des locations, retours et revenus du jour.
La planification et les achats en hiver, les documents et le site web début de printemps, les inspections de la flotte en avril, et une répétition générale deux semaines avant l'ouverture.
Les deux sont pris en charge, et de nombreuses boutiques utilisent les deux. Une caution est une retenue sur la carte du client que le personnel capture ou libère au retour ; une décharge pour dommages est un produit vendu avec la location pour des frais. L'article sur la décharge et la caution pour dommages ATV et UTV compare les deux.
Définissez un plafond de réservation en ligne par produit : le site vend au maximum N unités ou un pourcentage de cette flotte, et le reste est réservé pour le comptoir. Un plafond de réservation à l'avance sur tous les canaux fait de même pour les réservations faites loin à l'avance.
Généralement moins que vous ne le pensez. Ribbe fonctionne sur terminaux et tablettes, avec des scanners de code-barres, des imprimantes de reçus, un écran client, des lecteurs de carte et des bornes en option. L'appareil photo d'un téléphone peut servir de scanner. La page du matériel liste ce qui est pris en charge.
Pas encore. Un changement de date est effectué par le personnel sur la commande, et le client reçoit la confirmation mise à jour par e-mail ou SMS.
Commencez la checklist avec le logiciel déjà en place Ouvrez un essai gratuit, importez votre décharge depuis la bibliothèque, saisissez vos plans tarifaires et construisez le site de réservation pendant l'hiver, pour que le travail de printemps soit du test, pas de la mise en place. Il n'y a aucun coût de logiciel initial, et les frais de réservation en ligne sont payés par vos clients. Démarrer un essai gratuit