Un logiciel de location de motos doit remplir deux fonctions : la paperasse d'une location de voiture (permis, contrat signé, dépôt bloqué sur une carte) et le suivi de flotte d'un magasin de motos (unités à numéro de série, entretien au kilométrage, équipement en tailles). Si vous louez des cruisers, des motos d'aventure ou des scooters à la journée et à la semaine, le système doit capturer le permis du motard, mettre le VIN sur le contrat, bloquer un dépôt qui couvre une moto qui tombe, ajouter l'équipement ajusté à la même commande, et vous dire quand une moto est en retard ou doit passer à l'entretien.
Ce guide parcourt cette liste avec un exemple concret, Pacific Coast Moto à Monterey, une boutique de démonstration construite dans Ribbe. Elle loue neuf modèles, d'une Vespa Primavera 50 à une Honda Gold Wing Tour, vend de l'équipement de conduite avec chaque location, et organise des sorties guidées le long de la côte. Les prix ci-dessous sont des exemples, pas des tarifs fermes.
Le comptoir est l'endroit où une location de moto réussit ou échoue. Trois choses doivent être enregistrées : qui est le motard et quel permis il détient, exactement ce qu'il emporte (marque, modèle, VIN), et ce qu'il a accepté de payer si quelque chose se passe mal.
Rider at a rental counter handing over a license beside a parked touring motorcycle
Un scan du permis de conduire remplit le nom, l'adresse et la date de naissance du motard et joint la photo du permis à la location. Ribbe lit les permis américains et canadiens, et l'onglet Permis sur la fiche client conserve le scan pour la prochaine visite. Le scan ne vérifie pas une mention moto auprès d'une administration ; votre personnel lit toujours la carte.
Le contrat de location de moto est conçu dans le concepteur de modèles. Les champs pour le motard, les dates, la marque, le modèle et l'unité de la moto (le VIN se trouve dans le champ de série de l'unité), le montant du dépôt et les règles de votre magasin se remplissent à partir de la commande, si bien que le contrat pour une Harley-Davidson Road King se lit différemment de celui d'une Vespa GTS 300 sans rien retaper. Le motard signe sur le pavé de la caisse, sur son propre téléphone depuis un code QR, ou sur papier réscanné, et une copie est envoyée par e-mail.
The motorcycle rental agreement open in the Template Designer with rider, dates, bike and deposit fields
Le contrat de location dans le concepteur de modèles avec ses champs motard, dates, moto et dépôt.
Pour la décharge de responsabilité, la bibliothèque de décharges propose des décharges pour mobylette et trottinette électrique ainsi qu'un ensemble véhicules général que vous pouvez adapter pour les motos. Ce sont des points de départ, pas un avis juridique ; faites-les relire par votre avocat avant l'ouverture de la saison. Le guide sur la décharge et le dépôt pour ATV et UTV explique comment une décharge et un dépôt fonctionnent ensemble, et la page des décharges numériques montre le parcours de signature.
Les locations de motos se tarifient par blocs. Un plan tarifaire dans Ribbe porte un palier journalier, un palier 3 jours et un palier hebdomadaire, si bien qu'une réservation de jeudi à dimanche obtient le prix 3 jours sans aucun calcul au comptoir. Disons que la Street Glide coûte 219 $ par jour, 599 $ pour trois jours et 1 199 $ pour la semaine ; ce sont des chiffres d'exemple, pas une recommandation.
Le palier de dépassement Jour supplémentaire est ce qui vous sauve le lundi matin. Quand une moto due dimanche à 17 h revient lundi à midi, le palier Jour supplémentaire s'applique automatiquement au traitement du retour ; personne n'a besoin de se souvenir d'ajouter une ligne. Un palier Saisonnier gère le motard qui veut une Honda Rebel 500 pour tout l'été.
The rate plan editor showing daily, 3-day, weekly and Extra Day tiers for the motorcycle fleet
L'éditeur de plan tarifaire avec les paliers journalier, 3 jours et hebdomadaire et le palier de dépassement Jour supplémentaire.
Les Règles métier couvrent les exceptions que vous écririez sinon sur un post-it : un minimum de deux jours les week-ends fériés, un dépôt plus élevé sur la Ducati Scrambler Icon ou la BMW R 1250 GS, ou une majoration quand le lieu de retour diffère de la succursale de prise en charge. Vous écrivez la règle vous-même, et elle s'applique en ligne comme à la caisse. Le motard voit les mêmes paliers sur la page de réservation.
The online booking page for the Harley-Davidson Street Glide with dates and daily and weekly tiers
La page de réservation de la Harley-Davidson Street Glide avec le sélecteur de dates et les paliers journalier et hebdomadaire.
Une moto qui tombe à un feu rouge est la réclamation la plus courante : un carénage éraflé et un levier tordu. À la prise en charge, le dépôt est préautorisé sur la carte du motard. Au retour, le personnel en capture une partie ou la totalité, ou le libère. La libération est une action du personnel, pas une action automatique, ce qui est ce que vous voulez quand la moto n'a pas encore été inspectée.
Un produit décharge pour dommages se vend avec la location et se tarife de l'une de ces trois façons : un montant fixe par location, par jour avec un plafond sur les jours facturés, ou un pourcentage de la location. Les modèles auxquels elle s'applique sont définis sur le produit décharge, si bien qu'elle peut couvrir la Honda Rebel 500 et les scooters mais pas la Gold Wing Tour. Les motards réguliers peuvent garder une carte enregistrée. Vérifiez auprès de votre assureur avant de fixer les montants de dépôt.
Wall of rental helmets and armored jackets in sizes beside a row of motorcycles
La plupart des motards qui louent arrivent en avion sans casque. Pacific Coast Moto liste Full-Face Helmet, Armored Riding Jacket, Riding Gloves, Rain Suit, Saddlebag Set et GPS Mount & Unit comme accessoires sur la page en ligne de chaque moto et à la caisse, si bien que l'équipement arrive sur la même commande que la moto.
Quand vous attribuez un numéro de série aux casques et aux vestes, leurs tailles sont suivies comme des tailles d'actif (casques du S au XL), et les tailles d'un motard peuvent être enregistrées sur la fiche client pour la prochaine visite. Scanner le casque à la sortie relie cette unité précise à la location, si bien qu'un casque fissuré est associé au motard qui l'avait.
Les motards en tourisme veulent prendre la moto dans une ville et la déposer dans une autre. Dans les paramètres de l'organisation, sous Emplacements, le magasin autorise un lieu de retour différent. La commande porte alors un lieu de retour, choisi en ligne ou à la caisse, le contrat l'indique, et quand la moto est enregistrée dans l'autre succursale, son emplacement de rattachement devient cette succursale.
Organization settings, Locations, with the Allow a different end location switch turned on
La section Emplacements des paramètres de l'organisation, où "Autoriser un lieu de retour différent" active les locations aller simple.
Une Règle métier ajoute les frais d'aller simple quand le lieu de retour diffère, disons 150 $ à titre d'exemple. Les rapports entre emplacements montrent où la flotte s'est retrouvée, pour que vous puissiez planifier le trajet de retour.
Chaque moto est un actif à numéro de série avec le VIN dans le champ de série. Des champs personnalisés sur la démonstration suivent le kilométrage et le type de carburant. La sortie et le retour se font en scannant le code-barres ou le QR de l'unité, et le carnet de location montre ce qui est sorti, ce qui doit revenir aujourd'hui, et ce qui est en retard.
The Assets list showing each motorcycle with its VIN as serial, make, model and status
La liste des actifs filtrée sur les Harley : une ligne par moto avec SKU, marque, modèle, année et statut.
L'entretien d'une moto fonctionne au kilométrage. Un plan de maintenance peut se déclencher au kilométrage (le relevé de l'odomètre est saisi lors de l'entretien), aux jours, ou au nombre de locations, et il porte une liste de contrôle d'inspection réussite/échec : pneus, chaîne, freins, feux, fluides. Une inspection échouée met la moto hors service pour qu'elle ne soit pas réservée. L'ensemble "Voitures, RV & véhicules" de la bibliothèque de plans est un point de départ que vous adaptez à votre flotte, et les réparations se font comme des ordres de travail de service contre l'unité.
The maintenance plan library filtered to the Cars, RVs and vehicles set of inspection plans
La bibliothèque de plans de maintenance filtrée sur Voitures, RV & véhicules.
Ribbe ne lit pas l'odomètre de la moto ; il n'y a pas de GPS ni de télématique. Si une moto revient avec 600 miles de plus et que votre contrat les facture, le personnel ajoute une ligne à la commande au retour.
Le 17-Mile Drive Guided Ride et le Carmel Valley Guided Ride se vendent comme des produits billets avec des horaires de départ, une capacité par départ, et une exigence de personnel meneur qui place la sortie sur le planning du personnel. Un motard réserve la Street Glide et la sortie lors de la même visite.
The online booking page for the 17-Mile Drive Guided Ride showing its departure time and capacity
Le 17-Mile Drive Guided Ride sur la vitrine de démonstration, avec son horaire de départ et les places restantes.
Le Big Sur Self-Guided Route Pack est un article de boutique vendu en complément de la location, sans horaire de départ nécessaire. Il figure sur la même commande et le même reçu que la moto et le casque.
La réservation de location de moto en ligne signifie engager une moto pour un motard que personne n'a rencontré. Le magasin peut exiger une validation du personnel avant qu'une commande en ligne ne soit confirmée, en mode Révision ou en mode Blocage, pour que quelqu'un vérifie la réservation avant qu'une moto n'y soit engagée. Un lien de paiement envoyé par e-mail ou SMS encaisse le solde avant la prise en charge, et le motard signe le contrat sur son téléphone au préalable si le magasin l'exige.
The bookings calendar for one week showing motorcycle rentals and guided rides by day
Le calendrier des réservations de la semaine, avec les locations et les départs de sorties guidées répartis par jour.
Un plafond de réservation en ligne par produit retient une part de chaque modèle pour les motards sans réservation, et le panier en ligne retient une moto choisie pendant un nombre de minutes défini. Des rappels de panier abandonné partent vers les motards qui n'ont pas terminé. La liste de contrôle pour la saison estivale couvre le reste de la préparation d'avant-saison.
Le rapport d'utilisation de la flotte montre l'utilisation par groupe, les unités inactives et l'usage par unité, si bien que la décision entre une troisième Road King et une deuxième Triumph Tiger 900 GT Pro repose sur les jours loués. En fin de saison, la vente de flotte vous permet de mettre une moto en vente depuis la même fiche d'actif, en ligne si vous le souhaitez.
Le logiciel de location de scooters et le logiciel de location de motos sont ici le même système : la caisse, la réservation en ligne, les décharges, les paiements, la flotte et les rapports partagent une seule fiche. Plus de détails côté caisse dans le guide du système de caisse pour la location, et sur la page sectorielle pour la location de motos. Il n'y a aucun coût de logiciel initial, et les frais de réservation en ligne sont payés par vos clients ; contactez-nous à propos de votre flotte.
Oui. Activez "Autoriser un lieu de retour différent" sous Emplacements dans les paramètres de l'organisation. La commande porte le lieu de retour, le contrat l'indique, et l'emplacement de rattachement de la moto passe à la succursale de retour quand elle y est enregistrée. Une Règle métier ajoute les frais d'aller simple.
Pas encore. Ribbe ne lit pas l'odomètre de la moto et ne calcule pas de dépassement de kilométrage. Le relevé de l'odomètre est saisi lors de l'entretien pour les plans de maintenance, et si votre contrat facture les miles supplémentaires, le personnel ajoute une ligne à la commande au retour.
Vous choisissez. Avec la validation en ligne réglée en mode Révision ou Blocage, une réservation en ligne attend une vérification du personnel avant d'être confirmée. Le permis lui-même est scanné à la prise en charge ; Ribbe ne vérifie pas les mentions auprès d'une administration.
Comme des accessoires. L'équipement tel que le Full-Face Helmet et l'Armored Riding Jacket est proposé sur la page de réservation en ligne de la moto et à la caisse, si bien qu'il figure sur la même commande que la moto. L'équipement à numéro de série porte une taille et est scanné à la sortie.
Oui. Un plan de maintenance peut se déclencher au kilométrage, aux jours ou aux locations, avec le relevé de l'odomètre saisi lors de l'entretien et une liste de contrôle réussite/échec à chaque inspection. Une inspection échouée met la moto hors service.
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